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属人化解消で強いIT組織へ｜業務標準化のメリットと具体的な進め方
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属人化解消で強いIT組織へ｜業務標準化のメリットと具体的な進め方
属人化解消で強いIT組織へ｜業務標準化のメリットと具体的な進め方
最終更新日
2026/02/20
企業のITインフラを支える情報システム部門において、特定の担当者にしか分からない業務、いわゆる「属人化」は事業継続における最大のリスクの一つです。本記事では、属人化を解消し、業務を標準化するための戦略的なステップと、ナレッジ共有を促進するツールの活用法、そして組織文化の変え方までを情シス専門家の視点で網羅的に解説します。
属人化とは？情シスが直面する定義と放置するリスク
属人化とは、特定の業務の進め方や判断基準が特定の担当者にのみ蓄積され、他のメンバーでは代替不可能な状態になることを指します。 情シスにおいては、ブラックボックス化したレガシーシステムや、担当者の「頭の中にしかない」運用ルールがこれに該当します。
属人化が発生するメカニズムと放置による弊害
属人化は、専門性の高いスキルが求められるIT現場において自然発生しやすい現象ですが、これを放置すると、担当者の不在時にシステム障害対応が遅延する、あるいは退職によって技術資産が消失するといった「シングルポイントオブフェイリア（単一障害点）」のリスクを招きます。
業務のブラックボックス化がもたらすコスト
業務が不透明になると、ミスの発見が遅れるだけでなく、後任への引き継ぎコストが膨大になります。また、特定の社員に負荷が集中することで、その社員のメンタルヘルス悪化や離職を招くという悪循環に陥るケースも少なくありません。
情シス引き継ぎガイド
システムやアカウント管理、SaaS契約、デバイス管理など——情シスの業務は属人化しがち。担当交代のたびに「どこに何があるのかわからない」という混乱を防ぐために、本ホワイトペーパーでは引き継ぎ時に押さえるべきポイントを体系的に整理。SaaS・デバイス・権限管理・セキュリティ・運用フローの観点で確認できる実用チェックリスト付きです。これ一冊で、スムーズで抜け漏れのない情シス引き継ぎを実現できます。
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なぜIT部門で属人化が起きるのか？主な原因と背景
IT部門で属人化が加速する主な原因は、技術の急速な多様化と、恒常的なリソース不足による「ドキュメント作成の優先順位低下」にあります。 現場では「マニュアルを作る時間があるなら手を動かしたい」という心理が働きやすく、結果として経験に基づく言語化されていない知識が蓄積されます。
技術の高度化・複雑化と専門特化
近年のクラウド移行やSaaSの普及により、管理対象が爆発的に増加しました。特定の技術に強い担当者が「自分にしかできない仕事」を抱え込むことで、意図せずとも専門特化が進み、周囲が手出しできない状況が生まれます。
「忙しすぎる」現場がナレッジシェアを阻害する
日々のヘルプデスク対応やトラブルシューティングに追われる情シスでは、情報を整理し共有する「ナレッジシェア」の時間が確保できません。この「情報の非対称性」が維持されることで、特定の担当者に依存した組織構造が定着してしまいます。
属人化を解消する「業務の見える化」と標準化のステップ
属人化解消の第一歩は、現在誰が・何の業務を・どのレベルで行っているかを可視化する「業務の見える化」から始まります。 感情論を排除し、データに基づいて業務の依存度をスコアリングすることが、組織的な改善の鍵となります。
STEP1：業務の棚卸しとリスクの特定
まずはチーム全体のタスクを一覧化し、それぞれの業務について「その人でなければできない理由」を明確にします。以下の表のような「スキルマップ」を作成し、特定の人に依存している業務を抽出します。
業務 | 担当者A | 担当者B | 担当者C | リスクレベル |
|---|---|---|---|---|
ネットワーク保守 | ◎ | △ | × | 高 |
SaaSアカウント管理 | ○ | ○ | ◎ | 低 |
基幹システム障害対応 | ◎ | × | × | 極高 |
STEP2：暗黙知を形式知へ変えるマニュアル化
特定した高リスク業務から順に、マニュアルを作成します。ここで重要なのは、完璧な資料を目指さないことです。まずは「箇条書きのメモ」や「操作画面のキャプチャ」から始め、第三者がそれを見て同じ結果を出せる「再現性」を重視します。
STEP3：業務プロセスの標準化
人によって異なるやり方を統一し、誰がやっても同じ品質になる「標準化」を進めます。複雑な条件分岐がある業務は、フローチャート化することで判断基準を明確にし、属人的な「勘」を排除します。
ゼロから始める情シス内製化マニュアル
外注頼みの運用から脱却し、情シスを“自走できる組織”へ。 本ホワイトペーパーでは、社内でIT管理を内製化するためのステップを、体制づくり・ツール選定・運用設計・セキュリティ統制の4つの観点から解説します。小規模チームでも始められる実践的なロードマップとチェックリスト付き。ゼロからでも無理なく構築できる内製化のノウハウをまとめた一冊です。
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効率的にナレッジを共有するためのITツール選びと活用法
属人化解消には、情報の蓄積・検索・更新が容易な「ナレッジマネジメントツール」の導入が不可欠です。 従来のExcelやファイルサーバーでの管理は、検索性が低く情報の最新化が難しいため、現代の情シスには適していません。
Wiki・ドキュメント管理ツール
NotionやConfluenceなどのWiki形式のツールは、情報の同時編集が可能で、階層構造も柔軟に作れるため、ITナレッジの蓄積に向いています。情報のリンクが容易なため、関連する手順を芋づる式に参照できるのがメリットです。
FAQ・検索特化型ツール
社内ユーザーからの問い合わせ対応を標準化するには、HelpfeelやZendeskのようなFAQツールが効果的です。過去の回答事例をナレッジとして蓄積することで、担当者による回答のばらつきを抑え、自己解決率を高めることができます。
ツール比較表：目的別の最適な選択
カテゴリ | ツール例 | 主な特徴 | 活用場面 |
|---|---|---|---|
ドキュメント管理 | Notion, Confluence | 情報の体系化、同時編集 | 設計書、運用手順書 |
FAQ/ヘルプデスク | Zendesk, Helpfeel | 検索性、問い合わせ管理 | 社内サポート、トラブル事例 |
チャット/連携 | Slack, Teams | リアルタイム性、ログ活用 | 軽微な相談、一時的な連絡 |
仕組み化だけでは不十分？組織文化を変えるためのアプローチ
属人化解消を成功させる最大の壁は、ツールや手法ではなく「知識を共有してもメリットがない」と感じる従業員の心理的ハードルです。 「知識は独占するものではなく、共有するもの」という価値観を組織全体に浸透させる必要があります。
評価制度への組み込み：ナレッジ共有を「手柄」にする
「自分しかできない仕事」を失うことに不安を感じる社員もいます。そのため、マニュアル作成や他者への教育を正当に評価する制度を整えることが重要です。「ナレッジを多く公開した人」や「チームの稼働率を平準化した人」を称賛する文化を作りましょう。
ジョブローテーションとペア作業の導入
定期的に担当業務を入れ替えるジョブローテーションや、二人一組で作業を行うペアワーキングを強制的に組み込むことも有効です。強制的な情報共有の場を作ることで、自然とナレッジがチーム内に分散されます。
属人化解消に取り組む際の注意点とデメリット
属人化解消には、短期的な生産性低下という「コスト」が伴うことを理解しておく必要があります。 全ての業務を完全に標準化しようとすると、過剰なドキュメント作成コストが発生し、かえって現場を疲弊させる恐れがあります。
初期コストの発生: マニュアル作成やツール導入には時間と費用がかかります。導入初期は通常業務のスピードが落ちることを上層部が許容しなければなりません。
創造性の阻害リスク: 全てをガチガチの手順で縛ると、現場の創意工夫や柔軟な対応が失われる可能性があります。
「標準化」の陳腐化: 技術の進化が早いIT分野では、一度作ったマニュアルがすぐに古くなります。定期的なメンテナンスの仕組みを持たない標準化は、むしろ誤った操作を誘発するリスクになります。
チームの未来を守るための第一歩
属人化の解消は、単なる効率化の手段ではなく、組織の回復力を高め、社員を過度なプレッシャーから解放するための「働き方改革」そのものです。業務の棚卸しを行い、情報のブラックボックスを一つずつ取り除いていくことで、IT部門はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。
まずは「自分にしか分からないパスワードや設定手順を、チームの共有メモに一行書き出すこと」から始めてみてください。その小さな「ナレッジシェア」の積み重ねが、将来の大きなトラブルを防ぐ確実な一歩となります。
本記事の内容に誤り等がございましたら、こちらからご連絡ください。
監修
Admina Team
情シス業務に関するお役立ち情報をマネーフォワード Adminaが提供します。
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