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Admina Team
2024/02/13
業務効率を格段にアップさせるには、適切なツールの利用が必須です。その中でも注目すべきは、クラウド上で全社員が情報を共有し、コラボレーションを容易にするツール、「サイボウズOffice」です。多機能かつ使いやすさを兼ね備えたサイボウズOfficeですが、具体的にどのような機能があるのか、どのように使えばよいのか、正直イマイチわからないという方も多いのではないでしょうか。また、実際に使った人たちはどう評価しているのでしょうか。この記事では、サイボウズOfficeの使い方や機能、そして口コミを紹介します。ぜひ、効率的な業務運営にお役立てください。
グループウェアとは？
グループウェアとは、基本的に複数の人が共同で作業をするためのITツールのことを指します。ビジネスを円滑に進めるために、コミュニケーションのやり取りやデータの共有、スケジュールの調整などさまざまな機能が備わっています。従来のように紙や専用の個別のシステムで管理していた情報を、インターネット上で一元的に管理し活用することで、業務効率の向上やビジネス活動のアクティブ化を図ることが可能となります。しかし、その効果を最大限に引き出すためには、導入後の適切な運用方法やスタッフの教育も不可欠です。
サイボウズOfficeとは
サイボウズOfficeは、グループウェアと呼ばれる業務効率化ツールの一つで、スケジュール管理、ファイル共有、掲示板機能等、多くの機能を一つにまとめたサービスとなっています。他社ツールや類似ツールとの違いは、その高いカスタマイズ性と使いやすさにあります。使い始めるのに特別なスキルは必要なく、自社の業務スタイルに合わせて自由に組み合わせることが可能です。
クラウド版サイボウズOfficeとは？
クラウド版サイボウズOfficeは、日本の企業「サイボウズ」が提供するクラウドベースのグループウェアです。サイボウズOfficeは、スケジュール管理、連絡先管理、タスク管理、ファイル共有、掲示板など、企業や組織のコミュニケーションや業務をサポートするさまざまな機能を持つソフトウェアです。
クラウド版として提供されることで、以下のようなメリットがあります：
導入の手間が少ない：サーバーの設定やメンテナンスが不要で、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。
コスト削減：初期投資やサーバーの運用コストが不要です。
常に最新版を利用：クラウド上でサービスが提供されるため、アップデートが自動的に行われ、常に最新の機能やセキュリティ対策を利用できます。
スケーラビリティ：利用者数の増減に応じて、容易にスケールアップやスケールダウンが可能です。
サイボウズOfficeメリット
データベースの専門知識がなくても簡単に使える
サイボウズOfficeは、データベースの専門知識がなくても手軽に使えるのが大きなメリットとなります。難解なアプリの作成手順やプログラミングの知識は一切必要ありません。 重要なのは何を管理したいか、情報の要素やデータの種類を選択できるか、そしてどのユーザーと情報を共有するのか、これだけです。これらを指定していくことで、誰でも簡単にアプリを作成することができます。 サイボウズOfficeには配布用のテンプレートが多数用意されています。これらを使用し、自社の業務に合わせながら修正・カスタマイズすることで、自身のビジネスにフィットしたアプリケーションを開発できます。例えば、「商談報告書」は商談の進捗状況を共有、「見積り依頼」は見積もりの発行を一元管理、「備品管理」は社内の備品状況を把握するのに役立ちます。
共有タスク管理ツールとして使える
サイボウズOfficeは現代のビジネス環境における共有タスク管理ツールとして最適です。スケジュールと連動させることで、締め切りを可視化し、逃すことはありません。また、提案書などのドラフトを作ったタスクはそのまま他のユーザーへ受け渡すことが可能です。上司に対する報告や調整もスムーズになります。「作業中」「保留」「作業完了」など、各タスクのステータスを設定できるのは、ビジネスにおけるワークフロー管理にも一役買います。役割を明確に設定し、全てのタスクを一元管理できるサイボウズOfficeの共有タスク管理機能は、チームの一体性を高め、生産性を向上させます。
サイボウズOfficeとほかのグループウェアとの違い
サイボウズOfficeは、数々の機能を備え、他のソフトにはない特色を持っています。スケジュール管理、掲示板など10種以上の機能が盛り込まれており、この多機能なツールだけで多くの業務を効率化できます。 サイボウズOfficeのもう一つの特徴は、「カスタムアプリが作れる」という点。テンプレートから自社の業務に合わせたアプリを作り出すことで、標準機能だけでは足りない部分も補足することが可能です。 さらに、マルチデバイス対応もサイボウズOfficeの魅力です。
サイボウズOfficeとGaroon（ガルーン）との違い
サイボウズOfficeとGaroon（ガルーン）は、両者ともサイボウズ株式会社が提供するグループウェアですが、対象規模に大きな違いがあります。サイボウズOfficeは100名以下の中小企業を対象にしています。一方でGaroonは規模を問わず、数万人単位の大企業でもスムーズに利用することが可能です。この便利さはGaroon独特の特徴で、その中でも大企業向けの管理機能の充実が挙げられます。例えば、細やかなアクセス権限の設定やアクセスログの詳細な取得が実現可能となっています。さらにGaroonは"日・英・簡・繁"の4言語に対応しているため、海外拠点のあるグローバル企業でも導入しやすい設計となっています。これに対し、サイボウズOfficeは規模が小さな企業やチームでの利用に特化していると言えます。このように適用規模や機能の違いで、ニーズに合わせて二つのツールから選択することが可能です。
サイボウズOfficeとkintone（キントーン）との違い
「サイボウズOffice」と「kintone（キントーン）」は、必要な機能によって選択が分かれます。サイボウズOfficeは一連の基本業務を効率的に行うための機能を提供している一方で、kintoneは企業が特定のビジネスに必要とする機能を自分で開発し、一つのシステムとして運用することができます。 またkintoneは外部ツールの連携やJavaScript、プラグインを利用することで、組織の要求に応じた使い方を追求できます。一方、カスタマイズが不要で基本の機能を手堅く提供してほしい場合はサイボウズOfficeを推奨します。それぞれの企業の要望、利用環境に応じた柔軟な選択が可能となっています。
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サイボウズOfficeの価格体系
サイボウズOfficeの価格体系は、クラウド版においては分かりやすくシンプルになっています。選べるプランは「スタンダードコース」と「プレミアムコース」の2つだけ。スタンダードコースは1ユーザーあたり月額500円で、全標準機能を存分に使うことができます。一方、プレミアムコースは月額800円。標準機能に加え、カスタムアプリの使用も可能になります。ディスク容量は1ユーザーで5GBとなり、利用開始は5名から。契約期間の最低は1ヶ月以上です。重要なお知らせとして、パッケージ版サイボウズOfficeは2026年に販売終了を予定し、サポートは2027年に終了予定です。この点には注意が必要です。
料金プランなどの情報は都度変更されるため、ご導入検討の際は、公式サイトをご確認ください。
サイボウズOfficeの基本機能と使い方
トップページ
サイボウズOfficeの基本機能の一番の特徴は自分専用にカスタマイズ可能な点です。使用頻度の高い情報をまとめて表示したり、必要なお知らせを見逃さないように心掛けることで、業務の効率化を図れます。さらに、他の従業員からのメッセージなどもリアルタイムで受け取ることが出来るので、重要な連絡が漏れるリスクを大幅に減らすことが可能となります。
ファイル管理
この機能は各種データ、例えば企画書などをフォルダごとに格納する機能です。更にフォルダを階層化することで、関連した資料を一括でまとめ、効率的に情報を見つけることが可能です。また、協同作業中に頻繁に起きる問題、例えば誤ってファイルを更新してしまったり、最新版がどれか分からなくなる、などの事態を防ぐ機能も装備しています。
タイムカード
タイムカードを利用すれば、従業員の勤怠管理がシステム上で完結し、出勤・退勤時間の記録を簡単に行うことができます。さらに、登録した勤怠データはCSV形式で出力が可能。蓄積されたデータを抽出し、加工や集計処理を行うことで、詳細な労働分析が可能になります。
スケジュール
スケジュール管理の基本的な機能としては、各予定ごとに色分けできるのが非常に便利でしょう。この機能によって、より直感的に予定を把握することが可能になります。 さらに、他の従業員のスケジュールを確認することができるため、わざわざ口頭で予定が空いているかを確認する手間を省き、スムーズに日程調整ができます。
ワークフロー
この機能を駆使することで、経費精算や休暇の取得などの申請から稟議書の進捗まで、業務の進行状況が一目で確認できます。紙の申請書を使用すれば、「申請状況が現在どうなっているか」を担当者に直接問い合わせる必要がありますが、サイボウズOfficeのワークフロー機能を活用すれば、その必要はありません。
まとめ
「サイボウズOffice」は情報共有とコラボレーションを実現するツールで、多機能かつ使いやすさを兼ね備えています。本記事では、その使い方や機能を詳しく解説し、実際のユーザーの評価も紹介しました。業務効率の向上に役立つ内容となっています。
本記事の内容に誤り等がございましたら、こちらからご連絡ください。
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