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マネーフォワード クラウドBoxは、請求書・領収書などの証憑を保存する電帳法対応ストレージです。保存件数の上限はプランで分かれ、下の早見表のとおり、法人向けでは2プランが累計1,000件で頭打ちになります。マネーフォワード社のクラウドBoxの料金・保存件数案内で、契約別の条件を確認できます。
上限は累計のため、会計や経費から自動取得する証憑も含め、保存先を決める前に件数を見積もります。
プラン | 年払い時の月額換算（税抜） | 年間支払額（税抜） | クラウドBoxの保存件数 |
|---|---|---|---|
ひとり法人 | 2,480円 | 29,760円 | 累計1,000ファイルまで |
スモールビジネス | 4,480円 | 53,760円 | 累計1,000ファイルまで |
ビジネス | 6,480円 | 77,760円 | 無制限 |
この記事は、マネーフォワード クラウドボックスを比較する経理担当者と、保存・権限・出力の運用を担う情報システム部門（情シス）向けです。2026年11月時点の導入判断に向け、料金と上限を先に整理し、OCR確認、他製品との連携、税務調査への備えまで解説します。
マネーフォワード クラウドBoxとは
クラウドBoxは、電帳法対応の証憑保存と会計連携を両立する専用ストレージです。
本記事のポイント
マネーフォワードは、従来単体で無償利用できたクラウドBoxを2024年6月1日から有償化すると発表しています。
ひとり法人・スモールビジネスプランの1,000件上限は、月間ではなく累計です。
経理はOCR結果を原本と照合し、情シスは権限・保存件数・出力手順を管理します。
証憑保存に特化したクラウドボックスの役割
クラウドボックスはインターネット上にファイルを保管する仕組みの一般的な呼び方ですが、このサービスは経理証憑の管理に用途を絞っています。
請求書、領収書、契約書などを保存し、取引日・金額・取引先といった情報から対象書類を探す運用に使います。共同編集を中心とするGoogleドライブなど一般的なストレージとは、登録する項目や会計業務とのつなぎ方、証憑を探す位置が異なります。マネーフォワード社は、書類管理の操作をクラウドBoxの操作ガイドで案内しています。
無料提供から有料プラン付帯への変更
クラウドBoxは当初の無料提供から利用条件を変更しているため、過去の紹介記事と現在の契約条件を分けて読みます。
マネーフォワード社は提供開始時に、タイムスタンプ付与を含むサービスを全事業者向けに無料提供しました。その後、マネーフォワードは2024年6月1日から単体での無償利用を有償化すると発表しています。現在のクラウドBoxのプラン別案内では、契約プランごとに保存件数を区分しています。「以前は無料だったから今回も無料で保存できる」と判断せず、新規保存と保存済みデータの閲覧を区別します。
電子取引・スキャナ保存・電子帳簿の区分
同じPDFでも、電子受領した書類と紙をスキャンした書類では、適用する保存区分が変わります。
国税庁の公式な電子帳簿保存法関係資料で示される電子取引・スキャナ保存の区分を前提に、マネーフォワード社のクラウドBoxの電子帳簿保存法への対応区分では、スキャナ保存と電子取引データ保存に対応し、電子帳簿等保存は他サービスとの連携で扱うと整理しています。メール添付の請求書は電子取引、紙の領収書を撮影した画像はスキャナ保存として管理します。総勘定元帳などの帳簿まで、すべてクラウドBoxだけに保存すればよいとは扱いません。
紙原本の廃棄を考える際は、JIIMA認証の有無や認証製品の利用だけで決めず、国税関係帳簿書類に適用する保存区分、画像品質、検索・表示・出力、訂正削除の管理をまとめて確認します。
経理担当者と情シス担当者の役割分担
経理が取引内容を確定し、情シスが保存環境とアクセスを管理すると、問い合わせ先を分けられます。
経理は、対象書類の分類、OCR結果の照合、仕訳との対応付け、紙原本の廃棄承認を担当します。情シスは、利用者の追加・削除、外部共有の統制、保存件数の監視、障害時の受領手段を担当します。税理士への出力は経理が依頼内容を整理し、情シスが安全な受け渡し方法を用意します。兼任体制でも、作業名と承認者を手順書に記載すれば、担当交代時に引き継げます。
すでに既存ストレージで検索・訂正削除管理・出力を運用できている企業は、その仕組みを継続する選択肢もあります。索引簿の更新漏れや証憑の所在確認に手間がかかっているなら、次節の比較表で移行対象の作業を切り分けます。
電帳法対応と業務効率化の特徴
証憑登録の手入力を減らす場合は、AI-OCRで項目を抽出し、経理担当者が原本との照合を終えてから会計処理へ進めます。
AI-OCRと目視確認の作業設計
AI-OCRは入力の補助に使い、取引日・金額・取引先の確定は担当者が行います。
クラウドBoxは、書類種別、取引日、取引先、合計金額を読み取る機能とタイムスタンプ付与機能を備えていると、URCareerが解説しています。マネーフォワード社の証憑の自動読取・保存機能を使って登録した後、担当者が画像を開き、検索項目と照合する流れにします。かすれた文字、似た会社名、請求日と支払期日の取り違えは、画像と抽出結果を並べて点検します。
金額が一致していても、税込総額と税抜金額を取り違えると検索や照合に支障が出ます。複数ページの請求書では最終ページまで開き、合計欄と明細の関係も確認します。読めない書類は推測で埋めず、受領担当者が取引先へ再発行を依頼し、未確定の状態を月次締め前に解消します。
確認工数の試算モデル
確認作業の担当時間は、月間件数に1件当たりの確認秒数を掛けて見積もれます。
月間確認時間＝月間証憑数×1件当たり確認秒数÷60です。以下は導入効果の実績ではなく、担当割り当てに使う仮定の試算です。
月間証憑数 | 1件当たりの確認時間 | 月間確認時間 | 20営業日で分担する場合 |
|---|---|---|---|
100件 | 30秒 | 50分 | 1日約2.5分 |
300件 | 30秒 | 150分 | 1日約7.5分 |
600件 | 30秒 | 300分 | 1日約15分 |
300件 | 60秒 | 300分 | 1日約15分 |
実際の見積もりでは、直近の証憑から通常書類と読みにくい書類を選び、それぞれの確認時間を計測します。訂正が必要な書類は別に数え、取引先への問い合わせ時間も加算します。月300件を一律30秒で処理できない場合は、表の150分を予算の前提にせず、計測した平均時間で担当人数と締め日を決めます。
会計・請求書・経費・ビジネスカードとの連携
マネーフォワード製品を併用する場合は、証憑が発生するサービスと保存先を対応付け、同じファイルの再登録を防ぎます。
起点となる製品・業務 | 証憑の流れ | 経理が確認する内容 | 二重保存を防ぐ手順 |
|---|---|---|---|
クラウド会計・確定申告 | 取引の証憑を保存し、会計処理時に照合します。 | 仕訳と書類の取引日・金額・取引先です。 | 仕訳側と保存先のどちらから登録するかを統一します。 |
クラウド請求書 | 発行した請求書を、利用できる連携設定に沿って保管します。 | 発行済み版、再発行版、取消分の区別です。 | 自動保管する書類を手作業で再アップロードしません。 |
クラウド経費 | 申請に添付した領収書を、利用できる連携経路で保管します。 | 申請額、原本画像、承認状況の対応です。 | 経費担当者と保存担当者の登録範囲を分けます。 |
マネーフォワード ビジネスカード | カード明細に領収書を添付し、クラウドBoxへの保存につなげます。 | カード利用額と領収書の一致です。 | カード経由で保存した領収書を別途登録しません。 |
法人カードの証憑添付など、製品側の専用経路とクラウドBoxへの通常アップロードは契約条件を分けて扱います。メール受領は、クラウドBox単体の機能と他製品の受領機能を混同しないようにします。クラウドインボイスの受領サービスなど別製品を使うなら、受領側の契約・対象ファイル・保存先を業務一覧に記載します。
対象・提供状況を判断する際は、マネーフォワード クラウドの製品別操作・連携サポートと契約画面を一度照合します。必要な連携が契約内で利用できるなら自動保存を起点にし、利用できないなら担当者が登録して仕訳番号を記録する手順にします。共有URLや期限設定も、画面上で利用できる制御の範囲だけを手順書へ記載します。
Googleドライブ等との機能・運用比較
Googleドライブなどの汎用ストレージと比較する際は、容量より先に、検索項目・改変防止・会計との照合を誰が管理するかを比べます。
比較軸 | マネーフォワード クラウドBox | Googleドライブ・Dropbox・OneDrive等 |
|---|---|---|
主な用途 | 請求書・領収書などの証憑保存です。 | 文書、表計算、画像など広範な業務ファイルの保存・共有です。 |
検索項目 | 取引日・金額・取引先を証憑情報として管理します。 | ファイル名規則、索引簿、メタデータ等を組み合わせて管理します。 |
読取後の確認 | OCR結果と証憑画像を担当者が照合します。 | 入力・抽出の方法を別途決め、索引とファイルを照合します。 |
訂正・削除管理 | 証憑保存向けの制約に沿って処理します。 | 利用契約の版管理、監査ログ、権限と社内規程を組み合わせます。 |
会計との照合 | 対象となるクラウド製品の連携を利用します。 | 仕訳番号、ファイル名、索引等で対応付けます。 |
件数・容量の管理 | 契約プランの保存ファイル数を監視します。 | 契約容量と保存・共有に関する制限を監視します。 |
税務調査への備え | 検索・表示・ダウンロードの手順を検証します。 | 索引から対象を抽出し、ファイルを出力する手順を検証します。 |
汎用ストレージに置くだけで法対応が完了するわけではなく、専用サービスでも担当者の確認は残ります。既存環境で索引更新と出力テストを継続できるなら、移行せず統制を整えます。更新漏れが続くなら、証憑を専用サービスへ集約し、共同編集用のファイルと分けて管理します。
▲ マネーフォワード各サービスからクラウドBoxへ証憑を集約する連携構成
料金プランと累計1,000件の保存上限
マネーフォワード クラウドBoxの料金は契約プランで決まり、1,000件制限のあるプランでは累計の保存数を管理します。
プラン別料金と保存ファイル数
料金を比較する際は、年払いの月額換算と年間支払額を並べ、クラウドBox単体の月額料金と取り違えないようにします。
マネーフォワード社のクラウドBoxの料金・ファイル保存件数表は、個人向けと法人向けを分けて掲載しています。以下の金額は、マネーフォワード社の料金表をもとにした税抜・年払い時の月額換算で（2025年6月1日の料金改定後の公式料金表による。2026年11月時点で確認）、スモールビジネスプランには利用人数が最大3名までという条件が付きます。個人向けパーソナルプラン・パーソナルプラスプランと法人向けビジネスプランは、保存件数が無制限の区分です。
契約状態・プラン | 主な対象 | 年払い時の月額換算 | 年間支払額 | クラウドBox保存件数 |
|---|---|---|---|---|
無償利用状態 | 有料契約をしていない状態 | 0円 | 0円 | 2024年6月の有償化以降、単体の無償利用は終了しています。 |
ひとり法人 | 新設法人1年目向け（経営者1名想定） | 2,480円 | 29,760円 | 累計1,000ファイルまでです。 |
スモールビジネス | 法人 | 4,480円 | 53,760円 | 累計1,000ファイルまでです。 |
ビジネス | 法人 | 6,480円 | 77,760円 | 無制限です。 |
法人向けの価格は、マネーフォワード クラウドの法人向け契約料金と、自社の契約画面にある支払方法・追加料金を合わせて読みます。年払いの換算額を月払い額として稟議に記載すると、予算と請求額が一致しません。また、会計など他サービスの利用人数制限を、そのままクラウドBoxの利用人数制限として転記しないようにします。
単体契約と追加料金なしの範囲
クラウドBoxの費用は、対象となるマネーフォワード クラウドの契約に含まれる費用として判断します。
「クラウドBoxを単体で使う」は、証憑の保存先だけに利用する運用と、クラウドBox専用の独立した料金契約を指す場合があります。本稿の料金表は、対象プランに付帯するクラウドBoxの利用条件を示しており、独立した単体料金表ではありません。他社会計ソフトを継続する企業も、保管だけの用途に対して対象プラン全体の費用を負担するかを判断します。
すでに対象のクラウド会計・確定申告プランを契約している場合は、クラウドBoxのために同じ契約を重ねません。「追加料金なし」は対象契約内で利用できるという意味で、保存件数がすべて無制限になるわけではありません。ビジネスカードの証憑添付など専用経路の無償提供も、クラウドBox全体を無条件で無料利用できる制度として扱わないようにします。
リセットされない累計1,000件の意味
ひとり法人・スモールビジネスプランの上限は月間ではなく累計で、利用期間に関係なく保存できる枚数は一定です。
毎月の件数が少なくても、長期利用すれば上限に近づきます。受領した請求書だけでなく、発行書類、自動取得分、再発行版、過去データの移行分も、実際に保存するファイル数へ加えます。枚数とファイル数は必ずしも一致しないため、複数ページPDFを何ファイルとして登録するかも統一します。
上限対策として保存義務のある証憑を削除してはいけません。削除で枠を空ける計画ではなく、保存数の増加に合わせて契約変更か新規保存先の切替を計画します。
自社証憑数からの上限到達月シミュレーション
上限に達する月は、残り件数を月間の純増ファイル数で割り、小数点以下を切り上げて求めます。
上限到達までの月数＝切り上げ｛（1,000－現在の累計保存数－移行予定数）÷月間純増ファイル数｝です。月間純増は「手動登録分＋自動取得分－同じ証憑の重複見込み」で見積もります。手動登録分と自動取得分が同じ請求書なら二重に数えず、実際に二重保存している運用なら、その分を含めて改善前後を計算します。
試算条件 | 月間手動登録 | 月間自動取得 | 月間純増 | 保存ゼロからの到達月 | すでに400件ある場合 |
|---|---|---|---|---|---|
受領書類を手動登録 | 30件 | 0件 | 30件 | 34か月目 | 20か月目 |
受領書類＋発行書類 | 50件 | 20件 | 70件 | 15か月目 | 9か月目 |
受領書類＋経費証憑 | 100件 | 50件 | 150件 | 7か月目 | 4か月目 |
複数経路から継続取得 | 200件 | 100件 | 300件 | 4か月目 | 2か月目 |
この表は各経路に重複がなく、毎月の件数が一定と仮定した試算です。「15か月目」は、その月の途中で上限へ達する可能性を含みます。
年末や決算月に証憑が増える企業は、平均件数だけで判断しません。直近3か月の平均に加え、前年の繁忙月や移行予定ファイルを月別に積み上げます。社内の切替準備に2か月かかるなら、到達見込み月の2か月前を承認期限に設定し、発注や稟議の遅れを吸収します。
上限到達後の制限と契約変更の判断
上限に達したプランでは、新規登録と保存済みファイルの閲覧を分けて点検します。
このとき、既存の全ファイルが一斉に消えると解釈するのは誤りです。新規登録できるか、超過した自動取得ファイルを開けるか、保存済みファイルを閲覧できるかを分けて扱います。
スモールビジネスとビジネスの年払い料金差は、表の条件なら月額換算2,000円、年間24,000円です。これはクラウドBoxだけの追加料金ではなく、プラン全体の差額です。別保存先への移行に必要な作業、照合方法の変更、二つの保存先を管理する時間と並べて稟議を作ります。翌12か月以内に上限へ達するなら、先に契約変更日か切替日を決め、保存停止を待ってから検討しないようにします。
解約後の閲覧と移行データの扱い
解約後に保存済みファイルを閲覧できることと、新規保存を継続できることは別の条件です。
マネーフォワード社は、ひとり法人・スモールビジネス・ビジネスプランを解約した場合も、保存済みファイルの閲覧・ダウンロードが可能と案内しています。移行するなら、ファイル本体、検索項目、仕訳との対応、訂正履歴の説明に使う資料を整理します。解約後の閲覧だけを移行完了の根拠にせず、移行先で対象書類を検索・表示・出力できた段階で新規登録を切り替えます。
▲ スモールビジネスとビジネスプランの料金および保存上限の比較
マネーフォワード クラウド製品群の導入事例を読む際の注意点
マネーフォワード クラウド製品群の導入成果は、クラウドBox単体の効果と切り分けて自社の業務へ当てはめます。
国内企業の業務変更と数値成果
公開事例の短縮時間を比較するときは、対象業務と導入施策をセットで読みます。
マネーフォワード社は、クラウド製品群の企業別導入事例で、会計・経費・請求などを見直した企業の成果を紹介しています。これらはシリーズ全体の活用事例で、クラウドBox単体の効果測定値ではなく、各社の導入時期や利用サービスの組み合わせも異なるため、同一条件の比較には使えません。
たとえば請求書の郵送廃止による短縮時間を、受領請求書のOCR登録時間から差し引くことはできません。月次決算の短縮にも、証憑回収、仕訳入力、承認、残高確認など複数の変更が含まれます。イオン株式会社やJTB沖縄などの採用実績も製品群全体の文脈で読み、クラウドBoxの単独採用や自社と同じ保存フローの実績として扱わないようにします。
自社で測定する対象と比較条件
導入前後の測定は、同じ書類種類・同じ処理範囲で行うと、変化した作業を説明できます。
受領請求書なら、受領から登録、検索項目の確認、承認、仕訳との照合までを分けて計測します。登録だけが速くなっても、承認待ちが増えれば締め日は早まりません。月間証憑数、取引先数、承認段階数、差戻し件数を記録し、会計ソフト変更など同時に実施した施策も並べます。自社の改善対象が検索なら、指定した証憑を担当者が探し終えるまでの時間を測ります。
2026年の電子請求書市場とデータ連携の動向
2026年の動向を見ると、証憑保存先の検討と並行して、請求書の受領・送信経路も整理する段階に入っています。
ITRは2026年10月公表の国内電子請求書受取サービス市場の調査で、2025年度売上金額の実績見込みを前年度比27.6％増の370億円と見ています。受取サービス市場全体の数値で、クラウドBoxの導入効果とは別のものです。
導入時の注意点と失敗パターン
導入時は、OCR未確認、過剰な自動取込、共有権限の放置、保存区分の混同を受領段階で防ぎます。
OCR結果を未確認のまま確定する失敗
OCRの抽出結果をそのまま確定すると、ファイルが存在しても検索や仕訳照合で見つからなくなります。
失敗例：支払期日を取引日として登録し、取引月の検索から漏れます。
防止手順：受領担当者が取引日・金額・取引先を照合し、読取不能分を未確定一覧へ分けます。
対応期限：月次締め前に確認担当者が未確定一覧を処理し、差戻し先と理由を記録します。
訂正した担当者だけが内容を把握している状態も避けます。書類番号や保存先の識別情報とともに訂正理由を残し、翌月に同じ取引先で誤読が続くなら、受領形式や確認箇所を手順書へ追加します。
無差別なメール取込による上限消費の失敗
メール受領機能を利用する場合は、請求書以外の添付ファイルが保存されない条件を先に作ります。
失敗例：共有メールボックスの全添付を転送し、提案書・操作説明書・同じ請求書の再送分まで保存します。
防止手順：利用する受領サービスやメール側で、送信元、宛先、件名、添付の有無を組み合わせます。
開始時の点検：最初の1週間は取込結果を日次点検し、対象外の添付が混ざれば条件を狭めます。
「請求書」という件名だけでは、見積相談や修正依頼のメールも対象になり得ます。専用の受領アドレスを設けられるなら、取引先へ送付先を案内し、営業資料の受信用アドレスと分けます。添付の再送分は、同じ請求書番号がないか照合してから登録します。
共有URLと退職者権限を放置する失敗
共有は、クラウドBoxと受け渡し先の双方で、利用できる権限制御に合わせて管理します。
失敗例：監査終了後も共有URLを残し、口座情報を含む請求書へ外部からアクセスできる状態が続きます。
防止手順：共有先、対象書類、利用目的、終了日、停止担当者を共有台帳に記載します。
終了時の対応：期限を設定できる環境では期限を指定し、できない環境では終了日に担当者が共有を停止します。
退職や委託終了が発生した日は、該当者のアカウントと共有経路を同時に棚卸しします。ファイルをダウンロードして別サービスで共有した場合は、そのサービス側の権限も対象です。クラウドBox側のアカウント削除だけで、複製先までアクセスが止まると扱わないようにします。
スキャナ保存と電子取引保存を混同する失敗
電子で受領したデータは電子取引の経路へ、紙を撮影したデータはスキャナ保存の経路へ分けます。
国税庁は、電子帳簿保存法関係資料の電子取引・スキャナ保存の案内を区分して公開しています。電子受領したPDFを印刷し、その紙を撮影して保存すれば元データを捨ててよい、という処理にはしません。受領した電子データを保存し、印刷物は社内確認用として区別します。
紙原本を捨てたい場合は、対象書類、入力時期、画像品質、検索、改変防止など、適用するスキャナ保存の条件を満たしているかで判断します。認証製品の利用や撮影完了だけを廃棄の承認条件にせず、次節のチェック表に沿って確認者が判断します。
電帳法運用のチェックリスト
経理と情シスは、導入前・日次・月次・上限接近時・税務調査時の担当と完了記録を決めて運用します。
以下は社内手順に転記するためのひな型です。期日や担当部署は自社の締め日と権限に合わせて置き換えます。「確認した」という記録だけで終わらせず、対象件数、訂正内容、出力結果など、後から再現できる情報を残します。
フェーズ | 担当 | 実施する作業 | 完了の判定 | 残す記録 |
|---|---|---|---|---|
導入前 | 経理・情シス | 電子受領、紙受領、自社発行の書類を分類し、契約と保存先を対応付けます。 | すべての受領経路に登録担当者が決まっています。 | 書類・保存先・担当者の一覧です。 |
導入前 | 経理責任者 | OCR確認、訂正、紙原本廃棄の承認手順を定めます。 | 担当者がサンプル書類を同じ手順で処理できます。 | 手順書とテスト結果です。 |
日次・受領時 | 受領担当者 | 取引日・金額・取引先を原本と照合します。 | 不一致と未読書類の差戻し先が決まっています。 | 確認済み・未確定の処理記録です。 |
月次 | 経理 | 未確認証憑、重複、自動取込の対象外ファイルを点検します。 | 締め対象の不足書類と差戻しを処理しています。 | 月次点検表と例外一覧です。 |
月次 | 情シス | 累計保存数、利用者、外部共有を棚卸しします。 | 退職者・委託終了先のアクセスを停止しています。 | 件数推移と権限変更の記録です。 |
上限接近時 | 経理責任者・契約担当 | 到達見込み月と切替準備期間から承認期限を算出します。 | 上限前の契約変更日か保存先切替日が決まっています。 | 件数試算と承認記録です。 |
税務調査・監査時 | 経理・情シス | 指定条件で検索し、表示・ダウンロード・受け渡しを行います。 | 指定された証憑を読み取れる形式で提供できます。 | 抽出条件、出力一覧、提供記録です。 |
事務処理規程に盛り込む実務上の必須7項目
社内の事務処理規程には、登録から出力までの担当と例外処理を7項目に分けて記載します。
対象書類と保存区分：請求書、領収書、契約書等を列挙し、電子取引とスキャナ保存を分けます。
保存責任者：規程改定、保存先の変更、法定保存期間の管理を承認する役職を定めます。
入力担当者と処理期限：受領部署、登録者、代理担当、未処理書類の連絡先を記載します。
確認担当者と確認内容：原本照合の項目、確認済みの記録方法、差戻し条件を定めます。
訂正・削除の申請と承認：誤登録時の理由、申請者、承認者、履歴の残し方を記載します。
検索項目と帳簿の対応：取引日・金額・取引先の入力ルールと、仕訳番号などの照合方法を統一します。
保全・出力・障害時対応：ダウンロード、バックアップ、アクセス停止、障害中の一時保管先を定めます。
この7項目は、社内運用を成立させるための整理です。国税庁の電子帳簿保存法一問一答・事務処理規程の参考資料と照らし、自社が採る改変防止措置と保存区分に合わせて条文を整えます。規程に書いた作業を実施できない場合は、担当を追加するか手順を修正してから運用を始めます。
紙原本を廃棄する前の判断基準
紙原本は、画像の登録完了ではなく、対象書類に適用するスキャナ保存の法令上の要件と、社内で追加する画像確認の両方を満たした段階で廃棄対象にします。
判断項目 | 廃棄へ進む条件 | 条件を満たさない場合 |
|---|---|---|
書類の対象範囲 | スキャナ保存する書類として社内で分類しています。 | 紙保管を継続し、区分を責任者へ照会します。 |
入力時期 | 採用する入力方式の期限内に処理しています。 | 通常の廃棄ルートから外して個別判断に回します。 |
画像品質 | 適用する解像度・階調等の条件を満たし、端切れや欠落なく読めます。 | 原本を再撮影し、再確認します。 |
検索と対応付け | 取引情報から対象画像を探し、帳簿等と照合できます。 | 検索項目や対応情報を補完します。 |
改変防止と履歴 | 利用する保存方式に沿って、訂正等の管理を行っています。 | 保存方法を整えるまで原本を残します。 |
表示と出力 | 保存した画像を開き、必要な出力を実行できます。 | ファイルの破損や出力方法を解消します。 |
法令以外の原本保管 | 契約・紛争対応等で原本を残す事情がありません。 | 該当書類だけ原本を別保管します。 |
解像度や入力期間は書類の種類と入力方式で変わるため、全書類共通の廃棄条件にはしません。書類の種類と採用する入力方式を先に決め、その条件で撮影設定と処理期限を手順書へ落とし込みます。顧問税理士等と運用を照合し、満たせる書類から段階的に廃棄対象へ移します。
税務調査時のダウンロード出力テスト
税務調査への備えは、検索画面を開くだけで終わらせず、抽出したファイルを別の環境で読めるところまで試します。
経理が対象期間、取引先、金額条件を指定して検索します。
抽出件数を帳簿や受領一覧と照合し、抜けや重複を調べます。
担当者が利用可能な方法でダウンロードし、ファイル名と対象条件の対応表を作ります。
別端末または出力先でファイルを開き、文字の判読性とページの欠落を確認します。
提出先、受け渡し経路、閲覧権限を決め、提供した対象を記録します。
保存義務と検索要件の緩和は別に判断します。検索要件の緩和が適用される企業でも、対象データを保存し、税務職員からの求めに応じて提供できる体制を維持します。一括ダウンロードや検索項目の出力を当然に使える前提にはせず、実際の操作で対象期間の出力にかかる時間を測ります。
既存ストレージからの移行と障害時の代替手順
移行は1か月分の証憑で検索・照合・出力を試し、新旧環境の保管範囲を決めてから広げます。
PDFだけをコピーすると、旧環境の索引や訂正履歴との関係が分からなくなることがあります。旧ファイル名と移行先の識別情報を対応表にし、移行前後の件数を照合します。過去分の一括移行で上限を消費するなら、旧データは検索・出力できる状態で維持し、新規受領分から切り替える方法を比較します。
障害中は、アクセスを限定した一時保管先に受領日時と担当者を記録します。復旧後は一時保管分を順番に登録し、重複がないか照合してから一時ファイルを社内ルールに従って処理します。登録待ち件数が分からなくならないよう、メール受領と紙受領を同じ台帳で追跡します。
よくある質問
導入前に迷いやすい無料利用、1,000件超過、他社会計ソフトとの併用、紙原本の扱いを整理します。
無料利用と新規アップロード
Q. マネーフォワード クラウドボックスは完全無料で使えますか。
A. マネーフォワードは、従来単体で無償利用できたクラウドBoxを2024年6月1日から有償化すると発表しており、完全無料の運用は終了しています。マネーフォワード社の契約別の利用条件では、対象法人プランの解約後も保存済みファイルを閲覧・ダウンロードできますが、新規保存とは区別します。ビジネスカード等の専用経路の無償機能を、サービス全体の無料提供と取り違えないようにします。
累計1,000件の超過
Q. マネーフォワード クラウドBoxの上限を超えたら、過去の書類も見られなくなりますか。
A. 累計1,000件はひとり法人・スモールビジネスプランの上限です。過去の全書類が一律に閲覧不可になると捉えず、参照できないファイルと契約状態を切り分けます。月次業務を止めないため、到達見込み月より前に契約変更か保存先切替を実施します。
他社会計ソフトとの併用
Q. freeeや弥生、勘定奉行を使っていても、マネーフォワードBoxを利用できますか。
A. クラウドBoxを利用できる対象契約があれば、他社会計ソフトを使う企業も証憑保管先として利用できます。他社会計ソフトとの自動連携を前提にせず、仕訳番号と証憑を照合する方法を決めます。登録と照合を別々の担当者が行う場合は、同じ番号体系を使います。
撮影後の紙原本の廃棄
Q. 紙の領収書は、クラウドBoxに撮影登録したらすぐ捨てられますか。
A. 撮影登録しただけでは、廃棄の判断はできません。対象書類に適用するスキャナ保存の条件、画像品質、検索・出力、社内承認を満たした書類だけを廃棄対象にします。条件を満たせない書類や、契約・紛争対応で原本が必要な書類は紙保管を続けます。
クラウドBoxと汎用ストレージの併用
Q. Googleドライブからすべてのファイルを移すべきですか。
A. 全業務ファイルを移す必要はありません。証憑はクラウドBox、共同編集する文書はGoogleドライブなど、用途で分けられます。旧証憑を残す場合は、対象期間と検索先を一覧にして、担当者がどちらを探すか迷わない状態にします。
▲ 受領した証憑の保存区分判定と紙原本廃棄の判断フロー
まとめ
クラウドBox導入に向けた初動と判断基準
まず、直近3か月の受領証憑数とメール添付数を集計し、累計1,000件に達する月を試算します。
明日は経理が手動登録・自動取得・重複を分け、情シスが現在の保存数と切替準備期間を記入します。到達が近いなら契約変更か移行の期限を決め、余裕があるなら1か月分でOCR確認と検索・出力を試します。件数の試算結果を契約判断へつなげ、登録担当者、確認者、権限停止担当者を決めてから本番運用を始めます。
本記事の内容に誤り等がございましたら、こちらからご連絡ください。
監修
Admina Team
情シス業務に関するお役立ち情報をマネーフォワード Adminaが提供します。
SaaS・アカウント・デバイスの管理を自動化し、IT資産の可視化とセキュリティ統制を実現。
従業員の入退社対応や棚卸し作業の工数を削減し、情報システム部門の運用負荷を大幅に軽減します。
中小企業から大企業まで、情シス・管理部門・経営層のすべてに頼れるIT管理プラットフォームです。
