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Team Admina
2023/10/10
デジタルトランスフォーメーションが進む現代社会において、ビジネスのスピードを上げ、業務の効率化を図るためのさまざまなツールが登場しています。その中でも注目を集めているのが、契約や承認を迅速に行える電子署名サービスです。その中でも特に有名なのが、国内最大手GMOグループが提供する「GMOサイン」です。この記事では、GMOサインのサービス概要や使い方について詳しく解説していきます。どのように活用すれば良いのか迷っている方はぜひ参照してください。
電子契約サービスとは
電子契約とは、対面や紙の契約書を交わす従来型の契約方法とは異なり、Web上の電子ファイルを用いて契約を締結するシステムのことを指します。このシステムを手軽に利用できるようサービスとして提供しているのが、電子契約サービスです。
新たに2022年1月に改正される電子帳簿保存法に対応する意味でも、企業間での取引などで導入を考える企業も増えています。契約相手に郵送で送付し署名・捺印をもらう紙の契約書に対し、電子契約は相手にサービスにログインしてもらい手続きをすすめるだけですから、契約締結までの手間が大幅に削減できます。
電子印鑑GMOサインとは
「電子印鑑GMOサイン」とは、GMOインターネットグループが提供する電子契約サービスのひとつであり、以前は「GMO電子印鑑Agree」という名前で呼ばれていました。このサービスは、契約書や資料など各種文書の電子化を実現し、インターネットを介して即時に承認や署名を行うことが可能です。現在では40万社を超える企業に導入されており、その便利さと信頼性から多くのユーザーから高い評価を受けています。
GMOサインの特徴
GMOサインは、その多機能性と柔軟な連携性が特徴の電子署名サービスです。ユーザーのニーズに合わせて契約印タイプと実印タイプの電子署名を選択でき、多人数や一斉契約にも対応しています。また、ハイブリッド署名の選択が可能で、長期署名も認定タイムスタンプも対応。スマートフォンアプリで契約ステータスを確認できるのも魅力的です。その上、多種多様な業務システムとの連携が可能。鮮やかなAPI連携はもちろん、Salesforce、kintone、LegalForce、AgileWorksといった幅広いプラットフォームとの連携により、様々なシーンでの活用が可能となる点もGMOサインの大きな特徴と言えます。
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GMOサインの料金プラン
GMOサインでは、お試しフリープランからスタートし、特定のニーズに応じてプレミアムプランへ移行することが可能です。月額基本料金0円のフリープランでは、一部の機能が制限されます。特に送信数は月間5けんの送信制限が大きな制限といえます。
契約印＆実印プランへアップグレードすれば、ユーザー数と送信数が無制限になります。税抜き価格8,800円の月額基本料金9,680円が必要で、このコストには契約印タイプ（立会人型）の送信料110円/件、実印タイプ（当事者型）の送信料330円/件が含まれます。また、電子証明書の1枚目は無料で、2枚目以降は1枚あたり年額8,800円が必要となります。このように、GMOサインは多様なプランと合理的な価格設定で、あらゆるビジネスの電子署名ニーズに対応します。
GMOサインのメリット
業務効率化できる
GMOサインの魅力は、何と言っても業務効率化できる点。その一例が「差込文書一括送信機能」です。CSVファイルを使った文書作成、大人数への一斉送信ができ、個々に書類を作成する手間が大幅に減ります。
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ガバナンスの強化ができる
GMOサインは、その優れた標準機能を通じて、ガバナンスの強化が可能な点が大きなメリットです。具体的には、「役割・権限設定」「ユーザーグループ管理」等の機能が標準搭載されており、ユーザーはこれらの機能を使って権限制御を細かく設定できます。これにより、各ユーザーが必要な特定の情報にのみアクセスできるようになるため、情報流出のリスクを大幅に抑えることが可能となります。
また、ガバナンス強化だけでなく、セキュリティ対策も万全です。例えば、「文書管理者」「文書閲覧者」「署名者」といった異なる役割ごとに権限を設定し、それぞれの役割に合わせた情報管理が可能となります。これにより、不適切なアクセスや情報の不正利用のリスクを軽減することができます。
また、これらすべての機能は、標準搭載されているため、追加費用が必要なく、月額料金だけで利用可能です。そのため、コストパフォーマンスも魅力的です。
サポートが充実している
GMOサインの魅力は何と言ってもその充実したサポート体制です。そのため、初めて電子契約システムを取り入れる企業でも安心して利用できます。
まず、導入前から的確なサポートが提供されます。専門のスタッフが社内勉強会を実施したり、必要な設定をサポートしたりします。これにより、スムーズにシステムを導入することが可能となります。
まとめ
GMOサインは契約や承認プロセスを効率化するための電子署名サービスで、業務フローの最適化に寄与します。煩雑な紙ベースの作業を一掃し、ビジネスのスピードと業務の効率を飛躍的に向上させる可能性を秘めています。この記事を通してGMOサインの効果的な使い方を理解し、賢明なデジタルトランスフォーメーションを実現しましょう。
Topics & Questions
電子契約と電子署名の違いは何ですか？
「電子契約」と「電子署名」は、しばしば連携して使用されるが、それぞれ異なる概念です。
電子契約
定義: 電子契約は、紙の形式ではなく電子的な形で成立・保存される契約です。
形式: 電子文書、PDF、オンラインフォームなど、多様なフォーマットが存在します。
内容: 契約の条項や条件、当事者間の約束事など、通常の紙ベースの契約と同様の要素を含みます。
法的な位置付け: ほとんどの司法管轄区域で、特定の条件下で電子契約も紙の契約と同等の法的効力を有します。
電子署名
定義: 電子署名は、電子文書や電子メッセージに付加される、一種の「電子的な証明印」です。
形式: 数字で生成されたコード、タッチスクリーンでの手書き、暗号技術を用いたものなど、様々な形式があります。
目的: 電子文書の発信者の確認、文書の改ざんがないことの確認、発信者の意志の証明など。
法的な位置付け: 適切な方法で生成された電子署名は、多くの司法管轄区域で法的に有効であり、紙の署名と同様に扱われる場合が多いです。
GMOクラウドサインの使い方は？
GMOサインは操作性が抜群で、このガイドでは「無料トライアルプラン」で使用可能な契約印スタイルの電子署名方法について詳しく説明します。
文書のアップロード
左上角のナビゲーションメニューで「契約作成」を選択し、文書を左側のエリアにアップロードしてください。
署名の依頼を出す
アップロードされた文書がちゃんと表示されているか確認した後、「署名依頼詳細の入力」を選びます。必要な情報を全て入力したら、「署名エリアの設定」をクリックし、署名を行う場所を明示します。
署名者情報の確定と署名依頼
署名者の詳細を入力し、「保存」をクリック。署名の順番も設定し、必要な情報を自分と相手双方で入力します。最終的に全ての入力内容を確認した上で送信すると、後は署名を受け取るだけです。
完了の手続き
相手から署名を受け取ったら、自分も署名を行い、電子契約のプロセスはこれで完了です。
GMOサインのアカウントは無料ですか？
もちろん、GMOサインは無制限に無料で使用できます。さらに、機能制限なしでより広範な利用が希望される方には、有料プランへのアップグレードオプションもございます。
クラウドサインは適法ですか？
関係する4つの省庁およびデジタル庁からの確認により、国との契約書、請求書、検査報告書、見積書など、これに類する各種文書においても、問題なく合法的に使用することができるとの認可を得ています。
GMOサインとは何ですか？
GMOサインは電子印鑑サービスで、従来の紙による印鑑押印やサインに代わり、オンラインで契約を締結するための「電子契約サービス」です。これにより、契約文書の電子化が可能になります。
GMOサインのやり方は？
GMOサインを使用して電子署名を行う手順は以下の通りです：
GMOサインのトップページから、左側のメニューから「電子署名フォーム」を選択します。
画面が切り替わったら、右上の追加アイコンをクリックします。
フォームに文書をアップロードします。
アップロードした文書を確認し、次に進みます。
必要事項を入力し、署名位置を設定します。
署名位置などを設定し、最終的な確認画面へ進みます。
GMOサインは、文書の電子化と、その文書に対する電子署名の管理を行うプラットフォームです。電子署名により、契約のデジタルな取り交わしが可能になります。
GMOサインを導入するメリットは？
GMOサインの導入によるメリットは多岐にわたります。電子印鑑GMOサインの導入によって、紙ベースの契約書の管理や保管にかかるコストや手間が大幅に削減され、業務の効率化やペーパーレス化が実現さ。これにより、印鑑や契約書の紛失や不備といったリスクが軽減され、データベース上での簡単な検索や共有が可能となっています。
GMOサインの問題点は何ですか？
GMOサインのデメリットは以下の通りです。
高額な費用: 月額費用が9,680円から始まり、契約書を送信するたびに110円から330円の送信料が発生する点が挙げられます。
取引相手への制約: 取引相手が電子証明書を使用していない場合、電子証明書による電子契約ができない点が制約となります。
セキュリティ機能のオプション: GMOサインのセキュリティ機能は、必要な機能がオプションとして提供されるため、追加費用がかかる可能性があります。
GMOサインは相手方に無料ですか？
もし契約相手が電子印鑑GMOサインを使用している場合、契約相手が契約印タイプ（立会人型）で契約を締結する際に、相手方に送信料は発生しません。 また、契約相手も自身の電子印鑑GMOサインアカウント上で締結した契約データ（PDF）を保管することが可能です。
GMOサインの強みは？
GMOサインの利点は多岐にわたります。電子印鑑GMOサインは、外部の基幹システムやワークフロー、帳票システム、CRMなどとAPIを通じて連携が可能です。契約書の起草から承認、電子署名を経ての契約締結、そして書類の保管まで、一連のプロセスをシームレスに実行できます。また、セイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準で付与することもできます。
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