電子取引データの保存には、真実性の確保と可視性の確保という2つの大きな柱を同時に満たす必要があります。 真実性の確保はデータが改ざんされていないことを証明すること、可視性の確保は必要なデータを速やかに検索して表示できることを指します。

真実性の確保：タイムスタンプと訂正削除規程

真実性を確保するためには、タイムスタンプの付与、または訂正削除の履歴が残るシステムの利用が一般的です。 もし高額なシステム導入が難しい場合は、社内で正当な理由がない訂正削除を防止する事務処理規程を策定し、それに沿った運用を行うことで要件を満たすことも可能です。ただし、人的ミスや不正を防ぐ観点からは、システムによる自動的なログ管理が望ましいと言えます。

可視性の確保：検索機能の構築

可視性の確保には、保存されたデータを取引年月日、取引金額、取引先の3つの項目で検索できる機能を備えなければなりません。 税務調査の際に、税務職員からデータのダウンロードを求められた場合に即座に応じられる状態であることも含まれます。

具体的には、以下の検索機能が求められます。

• 取引年月日、金額、取引先による検索ができること

• 日付または金額の範囲指定で検索ができること

• 2つ以上の任意の項目を組み合わせた条件で検索ができること

ただし、税務職員によるダウンロードの求めに応じることができる体制を整えている場合には、範囲指定検索および項目組み合わせ検索の要件は不要となります。さらに、判定期間に係る基準期間における売上高が1,000万円以下の事業者については、ダウンロードの求めに応じる場合、検索機能の確保の要件がすべて不要となります。

このように、検索機能の実装には複数の選択肢があり、自社の規模やシステム投資の状況に応じて、適切な対応方法を選択することが可能です。