システムを導入した、あるいは事務処理規程を作ったからといって油断はできません。現場のささいな運用ミスによって、気付かぬうちに法令違反となってしまう「よくある失敗・NGパターン」を知り、事前に対策を講じておきましょう。

失敗①：スキャナ保存時、無意識に「グレースケール（白黒）」で保存し原本を破棄してしまう

紙で受け取った請求書や領収書をスキャナーで読み取って保存する「スキャナ保存」制度を利用する場合、原則として「カラー（赤・緑・青の各色256階調以上）」での保存が法的に義務付けられています（※見積書、注文書、納品書（控）、検収書など、資金や物の流れに直結しない一般書類は白黒可）。現場の複合機が標準で「白黒スキャン」に設定されたまま読み取り、確認したからといって紙の原本を破棄してしまうと、要件不適合となり、税務調査等で指摘を受ける大きなリスクとなります。

【対策】：複合機の保存設定プロファイルを「電帳法スキャン（カラー）」として固定登録する、あるいはスキャナーの代わりにスマートフォンの内蔵カメラ（通常自動でカラー撮影される）での保存をルール化し、スキャン後のチェック体制を厳格にします。

失敗②：取引先から再発行された「訂正前の請求書」を破棄してしまう

金額の相違や記載内容の間違いを理由に、取引先から請求書を再発行（訂正して再送信）してもらった際、「不要になった誤った請求書（最初のPDF）」をゴミ箱へ捨ててしまうケースが多発しています。しかし、一度メール等で受領した電子取引データは、たとえ間違いであっても「取引に至るプロセスの証跡」として、訂正前・訂正後の両方を保存・管理しなければなりません。特に適格請求書（インボイス）を扱う場合、両方を突き合わせて保存しておかないと税務調査時に不整合を突かれる要因になります。

【対策】：システム上で、訂正前の伝票と再発行された伝票を「関連ドキュメント」として紐づけて一元管理できるフォルダ構成を徹底し、「再発行を理由に電子データを削除しない」よう実務マニュアルに明記します。

失敗③：個人受領PDFやECサイト領収書のダウンロード漏れと紛失

「システムの中に格納された請求書だけが対象」と思い込み、従業員が自身のスマートフォンやパソコンで経費精算用に使用したAmazon、楽天、タクシー配車アプリなどの「Web領収書（領収データ）」をダウンロードせずに放置するケースです。数か月後に領収書の表示期限が切れ、ダウンロード不可能となってしまう致命的な紛失ミスがよく見られます。これもまた、税務調査において電帳法および法人税法等の観点から不備を指摘される典型例です。

【対策】：経費精算と一体となった領収書回収システムを導入し、ECサイト等からAPI経由で自動回収する設定を有効化します。または、月に一度「領収書・PDF保存チェック」を行うタスクを全社的に義務付けます。