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Admina Team
2024/02/26
ビジネスの効率化を追求し、日々の作業工程をスムーズにしたいと思っていませんか？これを達成するためのプロジェクト管理ツールは近年、業務改革の一助として多くの企業で採用されています。その中でも注目を集めているのが「ジョブカンワークフロー」です。本記事では、このジョブカンワークフローの使い方から価格、実際の活用事例に至るまで詳しく解説します。ビジネスの効率化を求めるあなたの強い味方となりますので、ぜひ参考にしてみてください。
ジョブカンワークフローとは
近年、業務効率化と内部統制強化が可能になることから企業内の申請方法・承認方法のワークフローの見直しが重要視されています。そんな中、注目を集めているのがブラウザ・スマートフォンアプリ対応のクラウドサービス「ジョブカンワークフロー」です。
組織内の申請・承認など様々な業務の流れを統合的に管理することが可能です。ジョブカンワークフローは、その手軽さと機能の豊富さから多くの企業が導入を進め、生産性向上に貢献しています。
ジョブカンワークフローを導入するメリット
ジョブカンワークフローを導入することで、企業には大きなメリットが生まれます。まず、意思決定の迅速化が可能です。スマートデバイスを活用し、時間や場所を問わずに申請・承認が行えるため、確認工程の遅延が生じず、素早い意思決定が行えます。
さらに、誰がいつどのような申請・承認を行ったかを共有し、証跡を残すことで、透明性が高まります。また、コスト削減効果も期待できます。ペーパーレスな作業フローにより、申請書の保管スペースや管理にかかっていたコストを削減できます。
ジョブカンワークフローで何が解決できるのか
申請者の問題を解決
従来、紙で行われていた申請作業は「進捗が不明瞭」「期限に対する認識のズレ」「承認後の遅延」等のデメリットがありました。ジョブカンワークフローを利用することで、承認状況が常に可視化されるので進捗がわかりやすくなります。また、自動通知機能により、期限の迫りを感知し、承認が下りた瞬間にすぐ対応が可能になります。さらに、コメント機能やアラート設定で承認の促進も図れ、業務の効率化を実現します。
承認者の問題を解決
ジョブカンワークフローは、忙しい申請者の間で起こる問題を解決するツールとして、機能しています。具体的には、「承認を得るための紙の申請書を外出先から確認できない」という問題を、スマートデバイスを通じていつでもどこでも承認できる機能で解決します。さらに、「不備やミスが多くて確認が大変」という問題に対しても、必須項目の入力制限機能と、具体的な修正依頼ができるコメント機能のおかげで、確認作業を効率的に行うことが可能になります。
管理者の問題を解決
管理者にとって、紙の申請書を保存・管理することはデメリットが多い点が問題です。書類を探し回ったりすることや、不透明な承認プロセスはコストを消費し、業務効率を低下させてしまいます。その問題は「ジョブカンワークフロー」で解決できます。ワークフロー機能に搭載されている承認ステップや分岐をきめ細かに設定することで、日々の業務フローを鮮明かつ効率的にできます。さらに、すべてのプロセスが証跡として残るため、要な書類を簡単に検索できます。この機能で、内部統制の強化と業務効率の向上ができます。
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ジョブカンワークフローの豊富な機能
あらゆる申請書に対応
ジョブカンワークフローとは、申請書の作成を効率化する豊富な機能が備わっています。稟議書はもちろん、あらゆる種類の申請書に対応しています。手間取る事なく、必要な文書を迅速に作成できます。このツールの最大のポイントは、50種類以上という多種多様なテンプレートが揃っていることです。これらのテンプレートは、それぞれにフォーマットが整備されており、必要に応じて微調整するだけで、企業オリジナルの申請書が作成できます。
承認とコメント
ジョブカンワークフローは、業務フローを円滑に進行させるための多彩な機能を搭載しています。「承認」機能には、承認プロセスがどのステップまで進んでいるかを一覧で確認できるという大きな特徴があります。これにより、進行状況の確認や未完了のタスク探しなど、課題の追跡がより簡単になります。また、「コメント」機能も非常に充実しており、承認者や担当者は申請者への細かな指示を直感的に伝えることができます。コメントはすぐにクラウド環境で確認が可能で、要求と反応の間の遅れ延を最小限にし、よりスピーディーにやり取りできます。 仕事の進行に伴い次々と情報が更新されるので、細部を見逃すことなくプロジェクトを完了できます。
承認経路と分岐を簡単作成
ジョブカンワークフローの一つに便利な機能に"承認経路と分岐の簡単作成"があります。この機能を使うと、複数経路の承認ステップも簡単に設計することができます。
例えば、大量の書類を確認する際、通常のフローと、特定の条件を満たした場合に別のフローへ分岐させるといった工夫もできます。 また、機能の中には"条件指定による分岐の作成"も存在します。これにより、例えば一定の金額を超過した申請書に対し、特定の承認者へ自動的に振り分けるなど、細やかな設定も可能です。 さらに、ジョブカンワークフローには承認ステップの上限がないので、どんなに複雑な経路でも問題なく処理できます。
入力内容を自動制御
ジョブカンワークフローには入力内容自動制御機能があります。入力ミスや申請の漏れを少なくし別を設定することができ、文字、日付、ラジオボタン、金額など項目ごとに最適な形式を選べます。また、必須項目をあらかじめ設定しておけば、漏れなく情報収集ができます。高度な自動化と柔軟性により、業務の流れをより効率的で確実なものに改善します。入力作業の手間をへらし、一貫性と品質を確保できるのがジョブカンワークフローの入力内容自動制御機能です。
スマートフォンアプリで申請・承認、多彩な通知機能
ジョブカンワークフローの主な特徴は、スマートフォンアプリを通じて、自宅、オフィス、あるいは出張先からでも申請や承認が可能という点です。マルチデバイスに対応しておりブラウザが自由に利用できるので、場所や時間に拘束されることなく、あらゆる環境で業務を行えますうことができます。 また、メールやチャットを使用した知機能も備えています。これにより、承認プロセスをより効率的に、かつスムーズに進行できます。誰もが簡単に、また迅速に情報を共有し、承認を得ることも可能です。
ジョブカンワークフローのシングルサインオン(SAML認証)機能
シングルサインオン（SSO）は、一つのIDとパスワードで複数のWebサービスやアプリケーションにアクセスできるシステムです。この仕組みを利用することで、ユーザーはジョブカンワークフロー以外のサービスへ再度ログインする必要がなくなります。例えば、ジョブカン共通IDのようなSSOシステムを設定すると、ユーザーは外部のIDを利用してジョブカンなどのサービスに簡単にログインできるようになります。これにより、ログインの手間が簡略化され、セキュリティ管理も強化されます。
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ジョブカンワークフローの料金プラン・価格
ジョブカンワークフローでは、ニーズに合わせて複数の料金プランが用意されています。有料プランは月額300円からです。初期費用はなく、最低利用期間もなく、申請書項目を自由にカスタマイズできるのが特長です。また、経費精算機能を追加したプランも月額600円でご利用いただけます。こちらは専用の申請書作成が可能で、経理業務の効率化に貢献します。
料金プランについては、都度更新されるため、導入の際は公式サイトでの確認をお勧めします。
ジョブカンワークフローの導入事例：テモナ
テモナは、企業成長を象徴する組織や規定変更をスピーディに反映できるワークフローを求めて、ジョブカンワークフローを導入しました。これにより一旦は深刻な課題とされていた申請ミスは激減しました。使い勝手の良いインターフェースが、システムの利用による煩雑さを解消してくれました。さらに、その結果としてまとめられた申請内容を集計・分析する機能を利用して、意外な社内改善が可能となり、労働環境の向上に寄与するなど、目に見えない効果まで生まれています。
ベアーズ
ベアーズは、チャットを併用した古い作業工程から、効率的で承認ログを残せる"ジョブカンワークフロー"へと移行しました。ジョブカンワークフローの導入は社内統制の強化を目指す一環であり、そして最適なワークフローシステムの導入という課題に対する答えでした。ジョブカンワークフローは、その直感的なインターフェースにより、社内に浸透しました。承認プロセスの可視化と承認ログによる証跡残し機能を備えていることで、従来の方法に対して大幅な改善を遂げ、より強力な社内統制と業務効率化を実現しました。
ジョブカンワークフローの代替
kickflow（キックフロー）
ジョブカンワークフローの代替として挙がるのがKickflowです。運用・メンテナンスの課題を解消する設計に特化されており、直感的なUI・UXで迷うことなく操作ができます。組織改編に強く、外部システムとも柔軟に連携できます。一方、承認経路の作成など業務効率化に寄与する機能も充実しています。 マニュアルや研修の必要性がないユーザーフレンドリーなインターフェース、人事異動の予約や閲覧権限の設定など複雑な組織管理も簡単です。多機能性にも長け、セキュリティ対策までカバーできますします。REST APIとWebhookを駆使することで、ERPやSaaSとも連携可能です。 ITだけでなく、法務、営業、人事、総務、経理といった幅広い業務でのワークフローを実現できます。また、大企業から中小企業まで、組織の規模や社員数に関わらず活用可能です。
コラボフロー
ジョブカンワークフローの有力な代替として注目されているもうひとつのツールが「コラボフロー」です。Web上で使えるこのハイスペックなシステムは、ワークフロー管理を一気にデジタル化できる優れものです。特にExcelによる申請書管理をスムーズにデジタル移行できるのが特徴で、申請・承認業務を効率よく進行できます。操作は直感的で、テンプレートの作成や変更も簡単です。外出先からでも業務が可能なモバイル対応も魅力的です。 承認経路の自動判別や書類の全項目検索、データ出力・再利用といった機能もあり、API連携で他サービスとのシームレスな連携も実現可能です。
まとめ
使いやすさと機能性で選び抜かれる「ジョブカンワークフロー」を活用すれば、組織の業務フロー管理が一段と効率化できます。価格や連携方法、具体的な活用事例を通じてそのメリットも参考にしてみてください。これらを踏まえ、ジョブカンワークフローの導入をご検討いただける一助をお届けします。
よくある質問
ジョブカンワークフローとは何ですか？
ジョブカンワークフローとは、社内承認フローの各種申請事項を簡素化、効率化するクラウドワークフローシステムです。例えば、稟議申請や捺印申請といった煩雑な業務を一元化し、管理しやすい状態へと変えてくれます。その使い勝手の良さ、高い機能性、そしてリーズナブルな価格設定から、多くのビジネスシーンで好評価を得ております。さらに、その全機能を初めての方でも安心して体験できるよう、30日間の無料トライアルが用意されていますす。
ジョブカン経費精算とワークフローの違いは何ですか？
ジョブカン経費精算とワークフローの違いは、主にその用途にあります。ジョブカン経費精算は、経費精算や支払い依頼などの関連する申請業務をスムーズに進められるよう設計されています。例えば、報告書を作成したり、消費税の計算を自動化したりと、業務の効率化に寄与します。 一方のジョブカンワークフローは、企業内で発生する様々な申請業務に対応するツールです。例えば、新商品の企画書や各種報告書、人事関連の手続きなど、人的リソースを有効活用するための機能を有しており、文書をいつでもどこでも作成・管理することができます。
ジョブカンワークフローの最低利用料金はいくらですか？
ジョブカンワークフローは、日々の業務を効率化してくれるツールです。機能が豊富なので費用について、心配される方もいらっしゃるかもしれません。ここでご安心いただきたいのが、ジョブカンワークフローの最低利用料金は非常にリーズナブルな価格設定となっている点です。具体的には、月額5,000円。このような低価格帯で、労働時間の管理から業務フローの最適化まで、無数の業種・業務に対応可能なシステムを活用できます。
業務のワークフローの例は？
まず一例として、社内の承認フローを挙げることが出来ます。この作業はは、新たな案件や提案を社内で承認するための一連の「申請（起案）・承認（確認）・決裁（意思決定）」というワークフローから成り立っています。どのような提案でもスムーズに進むためには、この流れを適切に管理することが重要です。
次に、経費精算もまた一般的な業務のワークフローの例と言えます。社員が出張や会議で発生する経費を会社に精算する際も、同じく「申請・承認・決裁」の流れに沿って操作をすることが一般的です。 最後に、総務部や人事部で取り扱う様々な申請も、全てワークフローに基づいて進められます。これらの承認は社員自身の雇用形態や待遇、会社規則等に関わる重要な事項であり、各ステップを遵守しながら進めることが求められます。これらの例を通じて、一連の業務プロセスの整備と効率化がワークフローの目指す方向性であることが分かります。
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