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情シスが主導する業務効率化とは？IT活用で生産性を最大化する手法と成功の鍵
情シスが主導する業務効率化とは？IT活用で生産性を最大化する手法と成功の鍵
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情シスが主導する業務効率化とは？IT活用で生産性を最大化する手法と成功の鍵
最終更新日
2026/02/10
労働力不足の懸念や働き方の多様化が進む現代、企業が競争力を維持するには「業務効率化」の推進が不可欠です。ITインフラを一手に担う情報システム部門は、単なるツールの導入者ではなく、全社の生産性向上を牽引するエンジンとしての役割を期待されています。本記事では、業務改善の基本概念から、情シスならではの視点による具体的な進め方、陥りがちな落とし穴までを実務レベルで徹底解説します。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務における無理や無駄、そしてムラを排除し、限られた人的資源や時間といったリソースをより付加価値の高い活動へ再配置することです。単なるコスト削減や作業時間の短縮にとどまらず、プロセスの最適化とIT活用の相乗効果によって、組織全体の生産性を抜本的に高める取り組みを指します。
生産性向上と業務効率化の違い
業務効率化は手段であり、生産性向上はその結果であるという関係性にあります。
効率化によって投入する工数やコストを最小化し、その結果として産出される価値を最大化させるのが生産性向上の本質です。情シスにおいては、レガシーシステムの刷新や手作業の自動化が、現場のクリエイティブな時間を創出する直接的なトリガーとなります。
なぜ今、情シスが業務効率化を主導すべきなのか
IT技術がビジネスの根幹となった現代では、業務プロセスの変革はITインフラの最適化と切り離せないからです。
かつての効率化は現場の根性や工夫に依存していましたが、現在はSaaSやAI、RPAなどのデジタル技術を活用した仕組み化が主流です。全社のデータフローを把握し、セキュリティと利便性のバランスを制御できる情シスこそが、部門を横断したプロセス改善の適任者といえます。
情シス引き継ぎガイド
システムやアカウント管理、SaaS契約、デバイス管理など——情シスの業務は属人化しがち。担当交代のたびに「どこに何があるのかわからない」という混乱を防ぐために、本ホワイトペーパーでは引き継ぎ時に押さえるべきポイントを体系的に整理。SaaS・デバイス・権限管理・セキュリティ・運用フローの観点で確認できる実用チェックリスト付きです。これ一冊で、スムーズで抜け漏れのない情シス引き継ぎを実現できます。
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業務効率化を阻害する主な要因
業務効率化を阻害する最大の要因は、情報の断片化やITリテラシーの格差、そして現状維持バイアスという心理的障壁です。これらを放置したまま高機能なツールを導入しても期待した効果は得られず、むしろ管理コストが増大するリスクがあります。
シャドーITとツール乱立によるオーバーヘッド
現場が独自に導入した未承認のサービスや、類似機能を持つツールの重複は、管理工数を増大させセキュリティリスクを高めます。
部門ごとに異なるツールを利用していると、データの連携が寸断され、二重入力や転記作業といった新たな無駄が発生します。情シスはこれらを可視化し、全社的なITガバナンスのもとでプラットフォームを統合・整理する必要があります。
アナログな社内文化とデジタルリテラシーの壁
どれほど優れたシステムを構築しても、利用者のリテラシーが追いつかなければ、効率化の恩恵を享受することはできません。
これまでのやり方が一番確実だという現場の抵抗や、ITに対する苦手意識は、変革のスピードを著しく低下させます。情シスには、技術的なサポートだけでなく、ITを活用することでいかに個人の業務が楽になるかを説く、チェンジマネジメントの役割も求められています。
業務改善を成功させる「ECRS」の原則
業務改善の定石であるECRSというフレームワークを適用することで、論理的な効率化が可能になります。これは、排除、結合、交換、簡素化という4つの視点から業務を見直す手法です。
1. Eliminate（排除）
無駄な会議や、誰にも読まれていない報告書の作成など、付加価値を生まない作業をまず止めることから始めます。
情シス実務においては、過剰な承認フローの撤廃や、形骸化したシステムログのチェック頻度の見直しなどが該当します。止めても問題が起きない業務を見極めることが、最短で成果を出す鍵となります。
2. Combine（結合）
類似した複数の業務やデータを一つにまとめることで、重複する工数や情報の乖離を防ぎます。
例えば、入社手続きにおける人事システムへの登録とアカウント発行をAPI連携で自動結合させれば、情報の再入力を防げます。別々のシステムに点在するマスタデータを統合することも、データメンテナンスの効率化に直結します。
3. Rearrange（交換）
業務の順序や担当者、場所を入れ替えることで、不要な待機時間や工程のボトルネックを解消します。
承認フローの順序を直列から並列へ入れ替えたり、特定のスキルを持つ担当者に集中していた作業を分散・交代させたりする施策が有効です。これにより、決裁までのリードタイムを劇的に短縮し、業務の停滞を防ぐことができます。
4. Simplify（簡素化）
残った必要な業務に対し、ITツールやAIを活用して、誰でも簡単に、かつ短時間で実行できるように設計します。
複雑なExcelマクロをノーコードツールへ移行したり、定型的な問い合わせ対応をAIチャットボットへ集約したりする施策がこれにあたります。ポイントは、専門知識がなくても操作できるユーザーインターフェースを重視し、現場の負担を最小限にすることです。
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実務で役立つ業務効率化ツールの選び方と活用法
ツールの選定基準は多機能さではなく、自社の課題との適合性と運用定着のしやすさに置くべきです。情シスとしては、導入後のメンテナンス性や既存システムとの親和性も考慮しなければなりません。
カテゴリ | 代表例 | 効果 | 注意点 |
|---|---|---|---|
コミュニケーション | Slack, Microsoft Teams | 情報共有の高速化 | チャンネル設計のルール化が必要 |
プロジェクト管理 | Backlog, Asana, Notion | 進捗の可視化 | 入力負荷を下げないと形骸化する |
ワークフロー自動化 | Zapier, Power Automate | データ連携の自動化 | 野良アプリの増殖による管理不全に注意 |
AI・ナレッジ共有 | ChatGPT, Helpfeel | 自己解決率の向上 | プロンプトの標準化と情報漏洩対策 |
SaaS統合管理による無駄の削減
SaaSの普及により、契約数やID管理の工数が爆発的に増えている現状では、専用の管理ツール導入が非常に有効です。
利用状況をモニタリングすることで、使われていないライセンスを解約しコストを最適化できるだけでなく、退職者のアカウント削除漏れを防ぐセキュリティ対策にも直結します。これは情シス自身の業務効率化としても優先度の高い施策です。
ローコード開発の民主化
現場の細かいニーズすべてに情シスが対応するのは不可能であるため、現場主導の改善を促すプラットフォームを提供します。
kintoneやGoogle AppSheetのようなツールを活用し、現場の担当者が自らアプリを作成できる環境を整えます。情シスは開発者から、現場を支えるプラットフォーム管理者やアドバイザーへと立ち位置を変えることで、全社的な改善スピードを加速させます。
効果測定とKPI設定で効率化を可視化する方法
便利になった気がするという主観的な評価ではなく、定量的なデータで効果を測定することが、経営層の理解と継続的な投資を引き出すために不可欠です。
削減工数とコストの算出
最も分かりやすい指標は、改善前後の「作業時間 × 担当単価」によるコスト削減額の算出です。
例えば、月間100件発生していた手動のデータ入力を自動化した際、1件あたり10分削減できれば、月間で約16時間の工数削減となります。これを年間換算し、人件費として可視化することで、投資対効果を明確に示せます。
リードタイムやミスの発生率などの質の指標
スピードだけでなく、業務の質の向上も評価に加えるべきです。
申請から承認までの期間短縮や、手入力の廃止によるミス撲滅、さらには従業員満足度の向上などが挙げられます。特に情シスへの問い合わせ件数の減少は、システムの使い勝手が向上し、マニュアルやFAQが機能している証拠となります。
持続可能な業務効率化を実現するために
業務効率化は一度実施して終わりではなく、継続的なサイクルが必要です。情シスが技術の押し売りにならないよう、現場との信頼関係を築きながら進めることが成功の要諦となります。
そのためには、まず情シス自身の業務を徹底的に効率化し、余裕を作ることから始めましょう。自分たちの定型業務を自動化し、そこで得た知見や成功体験を社内事例として他部署に横展開していくのが最も説得力のあるアプローチです。
まずは、社内で最も面倒だという声が多い小さな業務を一つ特定し、ITで解決してみてください。その小さな成功体験の積み重ねが、組織全体のデジタル変革を後押しし、最終的に大きな成果へとつながります。明日から取り組める第一歩として、現場の課題をヒアリングするためのチャットチャンネルを設置し、生の声を集めることから着手してみてはいかがでしょうか。
本記事の内容に誤り等がございましたら、こちらからご連絡ください。
監修
Admina Team
情シス業務に関するお役立ち情報をマネーフォワード Adminaが提供します。
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