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Admina Team
2024/02/14
デジタル化の波があらゆるビジネスに広がる中、契約書作成のプロセスも例外ではありません。紙の山と戦いながら契約を締結するアナログな時代は終わり、スピーディで効率的な電子契約が一般的になりつつあります。今回はそんな電子契約の中でも特に便利な「クラウドサイン」にスポットを当て、手間なく契約を進めるための情報を詳しく解説します。これからクラウドサインを導入しようと考えている方はもちろん、より効果的に活用したいという方にも、参考になる内容となっております。
電子契約（クラウド契約）とは
そもそも電子契約（クラウド契約）とは、何なのでしょうか？これは、昔ながらの紙の契約書と印鑑を使う方式ではなく、PDFなどの電子文書ファイルを使用して契約を締結する新たな形態です。「クラウド」上で契約書を作成、保管し、それぞれの契約内容が全てWeb上で完結するのが特徴です。近年では、政府や関係省庁をはじめとした公共機関を中心に、建設、製造、不動産、金融など、幅広い業界で電子契約の導入が進んでいます。この形態は、紙の消費を減らす環境面のメリットだけでなく、契約プロセスの効率化やスピードアップも実現可能です。
電子 契約 サービスクラウドサインとは
クラウドサインは、弁護士ドットコムが提供する電子契約サービスで、法的に安心して利用できるシステムです。弁護士による監修を受けているため、信頼性が高いのが特徴です。この信頼性から、大手上場企業や金融業、士業など、さまざまな業界の130万社以上に導入されています。
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クラウドサインの仕組みとは
クラウドサインは、契約締結を簡単に行える便利なシステムです。従来の面倒な契約書の作成、送付、手間取る手続きを一変させ、簡単操作で完結します。そのなかでも最大の特長は、受信者側がアカウントを持っていなくても契約が可能である点です。 具体的には、初めに、契約書の送信者が契約書を作成し、クラウド上にアップロードします。次に、その契約書を受信者側が承認すると、即座に契約締結とみなされます。時間と場所を問わず、締結可能なのでテレワークやリモート環境に最適です。
契約書における証拠力の担保
クラウドサインは、デジタル契約の新しい形を提案するプラットフォームであり、その最大の特徴は「証拠力の担保」です。署名や同意はシステム上で行い、合意が締結された書類には、クラウドサインのみが発行可能な特殊な電子署名が付与されます。「真正な書類」であるかどうかを電子署名の有無で確認できるため、トラブルを未然に防ぐことが可能です。この電子署名には、強固な暗号化技術となる「公開鍵暗号方式」に基づくデジタル署名が採用されています。これにより、攻撃者による改ざんから保護され、デジタル契約の確実性が強化されます。クラウドサインは、証拠力の担保という重要な視点から契約締結の安全性と信頼性を提供します。
本人性の担保
クラウドサインでは、高度な認証システムを活用して、ユーザーの本人確認を行い、信頼性を最大限に高めています。具体的には、次の3つの手段を組み合わせて使用しています。
メール認証：メールアドレス宛てに、長くて一意的なワンタイムURLを送信します。
2段階・2要素認証：アクセスコードや専用アプリを使用します。
IP制限：アクセス可能なIP範囲を制限します。
メール認証では、受信者がメールを開いてリンクをクリックすることで、一度だけ有効な本人確認が行われます。これにより、認証したい人物が間違いなく本人であることを確認できます。
さらに、アクセスコードと専用アプリを使った2段階・2要素認証を行うことで、より強固なセキュリティを確保します。これらの認証手段を組み合わせることで、本人が許可したデバイスからのみアクセスが可能となります。
また、IP制限を設けることで、指定したIPアドレスからのみサービスを利用できるようにし、不正なアクセスを防止します。
非改ざん性の担保
クラウドサインの最大の特徴である非改ざん性の担保は、エンドユーザーが安心して契約書等の重要文書をデジタル上で扱うための確固たる信頼の証です。クラウドサイン上のPDFファイルには、「誰が」「いつ」その文書に同意したかという情報が明記され、その全ての活動が厳密に記録されます。さらに、公開鍵暗号技術により、一度作成された文書の改ざんが物理的に不可能となるように保護されています。契約書などの重要な文書が第三者による不正な改ざんから安全に守られることが可能となります。
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テンプレート設定
クラウドサインの有用な機能のひとつとしてテンプレート設定があります。これを用いると、契約書などのドキュメント作成がよりシームレスになります。特に、頻繁に用いる契約書の内容が固定化されている場合、その雛形をPDFファイル形式で保存してテンプレートとして設定することが可能です。 文言や最終契約日などを記載した一部分を再利用し、必要な箇所だけを個別に編集することで、効率的な書類作成が可能となります。書類の送信時には、設定されたテンプレートを呼び出すだけで良く、毎回同じ内容を記入する手間を大幅に削減することができます。
インポートデータ保管
クラウドサインは、デジタル化が進展し、紙の契約書が少なくなっている今日のビジネスに最適なツールです。特筆すべきは、「インポートデータ保管」機能です。これは、紙で締結した契約書をPDF化し、そのデータをクラウドサインにインポートして保管することが可能な機能です。これにより、あらゆる契約書を一元管理できるので、契約書の管理が一層スムーズになります。また、契約書を必要な時、必要な場所で確認できる利便性も向上します。
検索機能
クラウドサインは、契約書の作成、署名、管理が一括して行えるサービスであり、その中の「検索機能」は特に便利な機能です。契約書名や受信者側の氏名、会社名、メールアドレスといった情報を元に、必要な書類を素早く検索可能です。また、契約期間や金額といった詳細情報での検索も可能なため、複雑な契約関連業務もスムーズに行えます。検索結果からは各契約書の詳細画面に直接アクセスでき、書類の内容確認や署名状況の把握も容易に行うことができます。
ステータス確認
「ステータス確認」は、電子文書や契約書の現状を把握するための役立つ機能です。特にデジタル化され、個別の管理の難しいビジネスメールや契約書に対し、本機能は、相手がどの程度まで進行しているか、あるいは一部分だけ中断しているかを把握するために有効です。 この機能を利用すれば、相手先がメールを開封したかどうか、それがいつだったのか、そしてそれが誰によって承認されたのか、という詳細な情報が得られます。開封していない場合には再送やフォローアップが必要か確認するのに、承認者の確認は次の段階へ進むためのステップとして重要です。
アラート機能
契約書には一定の期限があり、更新漏れや解約漏れによる損失は企業にとって深刻な問題となります。クラウドサインのアラート機能はそのリスクを大幅に軽減します。解約通知期限などの重要な年月日データを記録し、設定すれば、契約の満了前に自動的なリマインドを送信してくれます。これにより、更新作業の遅延や解約作業の漏れを未然に防ぐことが可能となります。
リマインド機能
文書への承認がまだ得られていない相手先へ、自動的にリマインドメールを送信することが可能です。これにより、契約締結の遅延を防ぎ、業務のスムーズな進行を促進します。さらに、URLの有効期限が切れてしまった際にも、再発行を簡単に行うことができます。
スピーディな契約締結
クラウドサインは、従来の契約締結プロセスのストレスを大幅に軽減します。紙の契約書で必要となる、契約書の印刷、郵送、受理、押印、返送などの一連の手間が一切不要となるのです。これは、全ての契約手続きをWeb上で一元管理できる電子契約によるもので、物理的な距離を問わず、時間の短縮と効率化が図れます。契約進行のステータスもリアルタイムで確認可能で、決裁者がいつでも契約締結状況を把握できます。
コスト削減
クラウドサインの利用がビジネスコストの大幅削減に繋がるのは、その効率性と合理性にあります。まず、無駄な用紙代、印刷代、郵送代、さらには印紙代を削減できます。全てがデジタル化されるため、便利さと一緒に経済性も見込めます。 それだけでなく、クラウドサインの活用は契約書の管理についても革新的です。文書管理システムの導入費用に加え、従来の紙の契約書に求められる保管コストも必要ありません。
契約書以外も電子化できる
クラウドサインの特徴として、「契約書以外も電子化できる」点が挙げられます。このシステムは、主に企業間の契約書を管理するために使用されることが多いですが、それ以外にもあらゆる書類の電子化・管理が可能です。例えば、雇用契約書や注文書だけでなく、請求書や領収書などの書類も、クラウドサインを活用することで一元的に管理できます。また、電子化することで紙の消費を減らし、業務効率化を図ることができるため省エネ・省資源にも貢献します。さらに、セキュリティ面も強固で、書類の紛失や誤送信リスクも軽減できるのが魅力です。クラウドサインを導入することで、企業の書類業務が全体的に効率化されます。
外部サービスとの連携
クラウドサインのコーポレートプラン以上を利用することで、プロフェッショナルなビジネス環境が形成可能です。そのメリットを具体的に見てみましょう。強みの一つは、外部サービスとの連携の実現です。これにより、Slackやkintone、Teams、Salesforceなど、あらゆる業務管理ツールとの連携がニーズに応じて可能です思いのまま。契約締結業務だけでなく、情報共有やマーケティングの面でも一体的な業務運営が可能となります。結果、各部門の効率化が図られ、非効率なタスクを一掃し、総合的な業務の効率化をが実現します。
クラウドサインは立会人型の電子署名方法
クラウドサインは立会人型の電子署名方法であり、契約者本人の確認はシステム上のみの操作になるため、法的効力では当事者型の電子署名と異なります。しかし、クラウドサインが無価値だという意味ではありません。なぜなら、クラウドサインには弁護士ドットコムの電子署名が付与され、この署名は認証局で認証されたものなのです。なりすましリスクにも十分注意を払い、正しく利用すれば基本的に問題はありません。
メール認証という認証方式
クラウドサインの利用に際しては、本人確認を「メール認証」によって行うことが特徴でありますが、その一方ではデメリットも潜んでいます。あなたのメールアドレスが不正に乗っ取られてしまった場合、あなたの名義で電子契約が締結される可能性があります。これは、不正利用のリスクを孕んでおり、注意が必要な点です。 しかし、安心してください。クラウドサインはこのリスクに対する対策も準備しています。「通信の暗号化」により、情報漏洩の可能性を最小限に抑え、「ワンタイムパスワードによる2段階認証」では、メールアドレスの乗っ取りだけでは契約を締結できません。また、「IPアドレス制限」により、特定の場所からしかログインできない設定も可能です。
契約書のファイル形式はPDFのみ
クラウドサインは電子契約をスムーズに進行させるウェブサービスですが、契約書のファイル形式がPDFに限定されており、これが一部ユーザーにとってはデメリットとなる可能性があります。なぜなら、契約書を修正する際には、文書作成ソフトで一度契約書を作り直してからPDF化し、その後で再アップロードするという手間が発生するからです。また、GoogleドキュメントやWordなど、他の文書作成ツールとの互換性もないため、文書作成を頻繁に行うユーザーにとっては特に検討が必要となります。
契約種別ごとの権限設定ができない
クラウドサインの利用における一つのデメリットとして、契約種別ごとの権限設定ができない点を挙げることができます。その結果、契約の内容を見るために詳細な制限を設定できず、すべてのユーザーが別々の契約内容を自由に閲覧することが可能となります。これは、情報の共有を優先する企業にとっては利点かもしれませんが、デリケートな契約内容を限られたユーザーだけに見せたいという企業にとっては、デメリットと感じるかもしれません。 特定の契約種別ごとに権限設定をしたい場合、ライセンスを部署ごとに導入することで対応が可能ですが、この場合、月額利用料が増加するという新たな問題が発生します。
クラウドサインの料金プラン
クラウドサインは、企業規模や用途に応じて4つのプランを提供しています。個人事業主や少人数の企業には、月額11,000円（税込）で電子契約の基本機能が利用できるLightプランがおすすめです。一般企業向けの標準プランであるCorporateプランは、月額30,800円（税込）で電子契約と書類管理機能を利用できます。内部統制やセキュリティ強化に特化したBusinessプランと、全社的な利用を想定した書類管理機能を備えたEnterpriseプランについては、料金は個別のお問い合わせが必要です。
料金プランは都度変更されます。ご導入の際は、クラウドサインのウェブサイトをご覧ください。
まとめ
クラウドサインの使用は、ビジネスプロセスをスピーディに効率化する画期的な手段です。その手軽さと効果性は、紙の契約書から電子契約へと移行する企業にとって大きな武器となるでしょう。本記事を通じて、その効果的な活用法を理解し、スムーズなビジネスの進行に役立ててください。
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