HC
Admina Team
2023/09/08
デバイス管理機能とは
「デバイス管理機能」が『マネーフォワード Admina』に登場しました。
SaaS管理プラットフォームから、情シス向け業務OSへの、進化の第一歩です。
デバイス管理の現状
IT資産管理において、資産管理ツールやMDMを使う方は多いのではないでしょうか？
しかし、これらのツールはセキュリティ目的で、ITAM(IT Asset Management)のために別途エクセルやスプレッドシートでデバイス管理を並行して行うケースをよく聞きます。
また、PC、スマートフォン、モニター、キーボードなどの、いわゆる情シス主幹の管理対象だけでなく、社員カードやセキュリティキーなどの総務部門が管轄するデバイスもあります。管理対象が多くなればなるほど、複数のExcelやスプレッドシートが存在し、管理が煩雑になってしまいます。また、シートをコピーして利用すると、台帳データの真正性が低くなります。
さらに、この状態で長年運用を続けることで、デバイスの棚卸しの度に多くの工数が発生したり、あるいは日々の在庫や貸出管理において、確認工数が発生したりと、管理業務が心理的ストレスにもなるのではないでしょうか？
Adminaは新たに、IT資産に関するデバイスの割当や在庫状況を正しく把握できる機能、「デバイス管理機能」の提供を通じて、情報システム部門が効率的に、安心して作業にあたれるよう支援していきます。
デバイス管理で「ヒヤッとしたこと」TOP3
お客様から聞いた、デバイス管理における「ヒヤっとしたこと」をランキングにしてみました。
(1位) 在庫が無い
(2位) 管理番号が同じものが存在する
(3位) 不明な端末の存在
これらについて釈迦に説法かも知れませんが、解説していきたいと思います。
(1位) 在庫が無い
ここはほとんどのお客様が一様に「ヒヤっとした」とおっしゃる部分です。なぜかというと、購入形態(メーカーからの直接購買やリース、レンタル等)とタイミング(コロナ禍による半導体不足等)により、納期が大幅に遅れたり、あるいは人事部門からの入社連絡が遅れたりして、入社メンバーへのデバイス貸与が遅れることが懸念されるからです。
そのような事態では、現場では業務を開始することができなくなってしまうので、社内クレームに繋がります。
しかし一方、費用面では、在庫は最小限に抑える必要があります。
そのために情報システム部門では現場が業務を円滑に進めることができるよう、日々在庫管理には目を光らせています。
(2位) 管理番号が同じものが存在
貸与デバイスを確認した際に「MF-1234」と「MF-1234」と同じ管理番号のものが存在するという事態です。これはパニックになりますね。どちらが正しい番号なのか、いつミスしたのか、誰が登録をしたのか、仮に管理番号と固定資産管理番号を共通のものとしていたら固定資産の処理に影響しないだろうか、他の管理番号は大丈夫だろうか、など、情報システム部門の担当者は色々なことを考えてしまいます。
(3位) 不明な端末の存在
これはよく「行方不明機」などと表現され、把握のためには資産管理ツールやMDMの出番となるのですが、何らかの理由によりエージェントをインストールできない記憶媒体を有するデバイスの場合、発見は困難です。
行方不明になったデバイスからのインシデント発生や、データ流出の恐れもありますし、仮に何も起きなくても、把握できていない不明なデバイスがあってはならない、という前提があるため、情報システム部門では日々社内の資産管理をしっかりと管理しています。
デバイス管理業務に「ヒヤっと」するのはなぜか？
この答えはシンプルで、管理台帳の更新漏れから発生します。
(情報システム部門を介さずに部門で購入した非管理対象デバイスなどは、ここでは割愛します。)
作業フローは確立しているのになぜ？台帳の更新なんて簡単ではないか？と思う方もいるでしょう。考えてみてください。
・営業/マーケ部門における、MTG議事録の記入漏れ、フェーズやステージの変更忘れなど
・サポート部門における、ご要望やご意見シートの入力忘れなど
・技術部門における、タスクやチケットの起票漏れなど
作業フローは確立しているのに記入や更新、登録漏れをしていませんか？
人間が作業をする以上、情報システム部門でも必ずこのような事象は起こりえます。
デバイス管理にAdminaを活用するメリットとは？
Adminaの「Deviceプラン」はゼロトラストの概念に近いサービスです。デバイス台帳に登録されているデータは間違って登録されている可能性があり、正しいデータなのか検証すべく、様々な角度から柔軟に登録されているデータを確認、検索できることにフォーカスしています。
デバイスの数が足りない、おかしな資産管理番号がついている、等の異変に気が付いたら、デバイスデータをお手軽に検索できるので、欲しいデータに素早くリーチすることが可能です。
デバイスの利用者が変わるたびに、Excelやスプレッドシートに「担当者」列が追加されていく・・といった方法で管理をしていませんか？Adminaではステータスの変更履歴と、それに紐づく従業員とロケーションの情報を追い、都度自動でキャプチャするので、更新漏れや追跡の手間を省くことができます。
今後は、データの真正性を高くすることでより作業の効率化を実施できるように、
・MDM連携機能
・棚卸し機能
の開発を予定しています。
加えて、Adminaではデバイスだけではなく、SaaS管理も可能です。Adminaを活用する大きなメリットは、「従業員」をベースにIT資産であるデバイスとSaaSを統合管理できることです。従業員の入退社のタイミングでPCなどのデバイスの準備や回収に加え、SaaSアカウントの作成・削除が発生します。AdminaではデバイスとSaaS、双方のIT資産の統合管理が可能なため、より情報システム部門の方々に効率的な作業環境をご提供できます。
Adminaの費用対効果の例
ここで「デバイス管理機能」における費用対効果を算出してみます。
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＜例＞
・従業員200名規模の企業
・入社：5名／月
・退職：5名／月
・デバイス台帳アクセス：1日に5回
- 入社対応におけるデバイスの台帳更新：5回
- 退職対応におけるデバイス台帳更新：5回
・担当者：1名
・社内ではオンプレミス型の資産管理ツールを利用
・アクセスはVPN経由でセッションを張り、ツールアプリを起動する動作に。
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簡単な計算結果は以下です。
◼️日々のアクセス
1日5回×10分=50分
50分×22日(営業日数)=1100分
1100分÷60分=18.3時間
◼️入社における台帳更新
5名×20分=100分
100分÷60分=1.6時間
◼️退社における台帳更新
5名×20分=100分
100分÷60分=1.6時間
合計=21.5時間
＜SES（システムエンジニアリングサービス）で担当が常駐する場合＞
約60万／人程度を相場とし、月間稼働時間を160時間とすると、時給換算で3750円です。
前述のデバイス台帳に係る作業時間合計は21.5時間なので、21.5時間×3750円=80,625円分の作業工数単価が発生していることになります。
この作業の時間が仮に「デバイス管理機能」によって半分になれば、月40,000円の価値が生まれたことになります。
なお、作業の単価そのものを下げる方法もあるかもしれませんが、最終的には責任者による確認作業が発生するので、大きな費用メリットは得にくいと考えます。
また、情シス部門では、少ないリソースで活動している中、業務範囲は広く、ひっきりなしに作業が舞い込んできます。そんな中、デバイス台帳の確認で作業が中断され、機会損失になったり、非効率な作業によりメンバーのストレスが増加し、パフォーマンスの低下や退職リスクが起こるかもしれません。特に退職のリスクは、エージェント経由の採用は紹介フィーの発生、面接に発生する工数なども鑑みると、なるべく避けたいところです。
Adminaでは忙しい情シス部門の作業の効率化に、少しでも貢献できればと思っております。
マネーフォワードの新しいIT資産管理を試しませんか？
先ほど費用対効果の例を記載させて頂きましたが、実際にお客様にとってどれだけ効果を感じられるかは実際の運用を踏まえ、トライアルにてお試しいただくのが一番であると考えています。
Adminaでは無料で14日間トライアルを実施できますので、お手元のデバイスデータをインポートいただき、操作感をお試しください。
なお、トライアル終了後はアカウントを解約すれば全てのデータは削除されますのでご安心ください。
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Adminaによって、お客様の生産性に寄与するソフトウェアの安全性をサポートし、より生産性高い活動ができることをご支援いたします。
この機能はすぐに試すことができます。ぜひクレジットカード不要で試してみましょう。
Adminaでは毎週のように様々な開発をリリースをしています。
https://link.i.moneyforward.com/changelog
また、情報システム部の方向けに情報共有教材として「うちの情シス」セミナーを毎月開催しています。https://admina.moneyforward.com/jp/seminar
よくある質問
デバイス管理機能って何？
デバイス管理機能とは、Androidデバイス管理（ADM）のようなプロセスやツールを指します。これらは、Androidベースのモバイルデバイスを使用する際に、生産性向上やセキュリティ確保を目的として、組織内でデバイスやアプリケーションの管理を効果的に行うためのアプローチです。組織は、デバイス管理機能を使用して、従業員に必要なツールやコンテンツを提供し、同時に企業データのセキュリティを確保できます。これにより、デバイス管理が整然とした方法で行われ、組織の運用が効率化されます。
Androidデバイス管理はどこにありますか？
Androidデバイスマネージャーは、設定メニューからアクセスできます。具体的には、「設定」を開き、その中で「Google」を選択します。次に、「セキュリティ」をクリックし、その中から「端末を探す」オプションを見つけることができます。ここで、Androidデバイス管理をオンまたはオフに切り替えることができます。
Androidのデバイス管理者機能とは？
Androidデバイス管理者機能は、アプリケーションと連携してセキュリティを向上させるためのAndroidの機能です。 たとえば、「i-フィルター for Android」といったアプリケーションでは、デバイス管理者機能を有効にすることで、特定のユーザー（たとえば、お子様など）がアプリケーションをアンインストールするのを防ぐことができます。 この設定を行うには、管理画面と端末の両方で作業をすることが必要となります。
デバイスを保護するとどうなる？
デバイスを保護モードにすると、Androidデバイスがロックされます。 また、通常はパスワードが設定されていない場合、ここで新しいパスワードを設定することもできます。 さらに、メッセージを残しておくことができ、ロック画面にメッセージが表示されます。
デバイス管理のメリットは？
モバイルデバイス管理のメリットは以下の通りです。
モバイルデバイスの利用状況を把握できる
アプリケーションを一括管理できる
アプリのダウンロード制限など、業務に不要な私的利用を防げる
紛失・盗難時にリモートロックできる
セキュリティ対策に貢献する
これらのメリットにより、デバイス管理は企業や組織にとって重要な機能となっています。
デバイス管理の目的は何ですか？
デバイス管理の主な目的は、組織や企業のセキュリティ戦略を強化することです。これにより、デバイスがセキュリティで保護され、最新の状態に保たれ、組織のポリシーに準拠しているかどうかを確認し、企業ネットワークとデータを不正なアクセスから守ることが可能となります。
Google スプレッドシートで何ができますか？
Google スプレッドシートは、ブラウザ上で表計算を行うソフトウェアで、Microsoft Excelと同様に図表の作成や表計算をオンラインで行うことができます。 Google スプレッドシートはブラウザ上で動作するため、特別なソフトウェアをインストールする必要がなく、誰でも利用できます。
スプレッドシートで自動計算するにはどうすればいいですか？
スプレッドシートで自動計算を行うには、計算したいセルに数式を入力します。たとえば、セルに「=」を入力し、加算には「+」、減算には「-」、乗算には「*」、除算には「/」を入力して行います。これにより、Google スプレッドシートは自動的に計算を行って反映されます。
タスクを見える化するとどうなるの？
タスクを可視化することによるメリットは、タスクと進捗状況を明確に把握できることです。進捗やタスクの可視化によって、チーム全体で状況を共有できるようになり、各メンバーは自身の担当するタスクに集中できるようになります。また、全体の進捗状況が把握できるため、問題が発生した際に素早く対処でき、メンバー同士のコミュニケーションを促進し、修正や改善がしやすくなります。
進捗状況を確認するメリットは？
プロジェクトのステータス・進捗状況が明確になります。進捗情報が可視化されることで、プロジェクト全体の進行状況を一目で把握できます。
遅れや問題の早期発見が可能です。進捗状況の明確さは、タスクの遅れや開発メンバーの状況などを素早く確認できるようにします。これにより、問題が起こった場合でも素早い対応が可能です。
計画の変更に柔軟に対応できます。プロジェクトは変化することがよくあります。進捗情報を確認することで、計画の変更や急なタスクの追加などにも迅速に対応できます。
進捗状況の確認はプロジェクト管理において非常に重要な役割を果たし、成功に向けたスムーズな進行をサポートします。
進捗状況を見える化するにはどうすればいいですか？
プロジェクトの進捗状況・ステータスの見える化をする方法には、アナログツール（カレンダーやホワイトボード）、デジタルツール（エクセルやプロジェクト管理ソフトウェア）、定期的なミーティング、進捗ダッシュボードの導入などがあります。これらの方法を行って、プロジェクトの業務進捗を明確に表示し、チーム全体で情報を共有しやすくなります。
進捗管理で大切なことは何ですか？
進捗管理において、タスクの計画と実際の進行状況とのギャップを把握し、適切な対策を講じることが極めて重要です。 定期的な進捗の監視を通じて、進行が遅れているタスクやエラーなどを明確に特定し、即座に対処できるメリットがあります。 特に大規模なプロジェクトや多くの関係者が関与するプロジェクトでは、進捗管理は不可欠な要素と言えるでしょう。
進捗確認はいつするのが効果的ですか？
進捗確認のタイミングについて、最も効果的なのは余裕をもった段階での確認です。業務の締め切りが迫ってから進捗を確認しても、遅れが判明しても対策を講じる余地が限られることがあります。そのため、余裕を持ったスケジュールで進捗状況を確認し、問題を早めに把握できるようにしましょう。
進捗管理を徹底するとはどういうことでしょうか？
進捗管理を徹底するとは、計画の策定から完了までの全工程にわたり、一貫性のある管理を実施することを指します。進捗管理を徹底することには、計画の遵守、タスクの進行状況の監視、問題の早期発見と適切な対策の実行などが含まれます。進捗管理を徹底することは、リソースの最適な配分と効率的な活用を可能にし、プロジェクトの成功に向けた基盤を提供します。
デバイス管理とは？
デバイス管理とは、IT資産管理ツールを使ってスマートフォンやタブレットなどのデバイスを管理することです。従業員が使用する端末やGoogle Workspaceなどのデバイスを管理し、企業データに対応します。企業はモバイルデバイス管理を通じて、デバイスの適切な管理やセキュリティ確保を行います。
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