IT資産も一箇所に！"デバイス管理機能"が登場
HC
Admina Team
Sep 8, 2023
デバイス管理機能とは
「デバイス管理機能」が『マネーフォワード Admina』に登場しました。
SaaS管理プラットフォームから、情シス向け業務OSへの、進化の第一歩です。
デバイス管理の現状
IT資産管理において、資産管理ツールやMDMを使う方は多いのではないでしょうか？
しかし、これらのツールはセキュリティ目的で、ITAM(IT Asset Management)のために別途エクセルやスプレッドシートでデバイス管理を並行して行うケースをよく聞きます。
また、PC、スマートフォン、モニター、キーボードなどの、いわゆる情シス主幹の管理対象だけでなく、社員カードやセキュリティキーなどの総務部門が管轄するデバイスもあります。管理対象が多くなればなるほど、複数のExcelやスプレッドシートが存在し、管理が煩雑になってしまいます。また、シートをコピーして利用すると、台帳データの真正性が低くなります。
さらに、この状態で長年運用を続けることで、デバイスの棚卸しの度に多くの工数が発生したり、あるいは日々の在庫や貸出管理において、確認工数が発生したりと、管理業務が心理的ストレスにもなるのではないでしょうか？
Adminaは新たに、IT資産に関するデバイスの割当や在庫状況を正しく把握できる機能、「デバイス管理機能」の提供を通じて、情報システム部門が効率的に、安心して作業にあたれるよう支援していきます。
デバイス管理で「ヒヤッとしたこと」TOP3
お客様から聞いた、デバイス管理における「ヒヤっとしたこと」をランキングにしてみました。
(1位) 在庫が無い
(2位) 管理番号が同じものが存在する
(3位) 不明な端末の存在
これらについて釈迦に説法かも知れませんが、解説していきたいと思います。
(1位) 在庫が無い
ここはほとんどのお客様が一様に「ヒヤっとした」とおっしゃる部分です。なぜかというと、購入形態(メーカーからの直接購買やリース、レンタル等)とタイミング(コロナ禍による半導体不足等)により、納期が大幅に遅れたり、あるいは人事部門からの入社連絡が遅れたりして、入社メンバーへのデバイス貸与が遅れることが懸念されるからです。
そのような事態では、現場では業務を開始することができなくなってしまうので、社内クレームに繋がります。
しかし一方、費用面では、在庫は最小限に抑える必要があります。
そのために情報システム部門では現場が業務を円滑に進めることができるよう、日々在庫管理には目を光らせています。
(2位) 管理番号が同じものが存在
貸与デバイスを確認した際に「MF-1234」と「MF-1234」と同じ管理番号のものが存在するという事態です。これはパニックになりますね。どちらが正しい番号なのか、いつミスしたのか、誰が登録をしたのか、仮に管理番号と固定資産管理番号を共通のものとしていたら固定資産の処理に影響しないだろうか、他の管理番号は大丈夫だろうか、など、情報システム部門の担当者は色々なことを考えてしまいます。
(3位) 不明な端末の存在
これはよく「行方不明機」などと表現され、把握のためには資産管理ツールやMDMの出番となるのですが、何らかの理由によりエージェントをインストールできない記憶媒体を有するデバイスの場合、発見は困難です。
行方不明になったデバイスからのインシデント発生や、データ流出の恐れもありますし、仮に何も起きなくても、把握できていない不明なデバイスがあってはならない、という前提があるため、情報システム部門では日々社内の資産管理をしっかりと管理しています。
デバイス管理業務に「ヒヤっと」するのはなぜか？
この答えはシンプルで、管理台帳の更新漏れから発生します。
(情報システム部門を介さずに部門で購入した非管理対象デバイスなどは、ここでは割愛します。)
作業フローは確立しているのになぜ？台帳の更新なんて簡単ではないか？と思う方もいるでしょう。考えてみてください。
・営業/マーケ部門における、MTG議事録の記入漏れ、フェーズやステージの変更忘れなど
・サポート部門における、ご要望やご意見シートの入力忘れなど
・技術部門における、タスクやチケットの起票漏れなど
作業フローは確立しているのに記入や更新、登録漏れをしていませんか？
人間が作業をする以上、情報システム部門でも必ずこのような事象は起こりえます。
デバイス管理にAdminaを活用するメリットとは？
Adminaの「Deviceプラン」はゼロトラストの概念に近いサービスです。デバイス台帳に登録されているデータは間違って登録されている可能性があり、正しいデータなのか検証すべく、様々な角度から柔軟に登録されているデータを確認、検索できることにフォーカスしています。
デバイスの数が足りない、おかしな資産管理番号がついている、等の異変に気が付いたら、デバイスデータをお手軽に検索できるので、欲しいデータに素早くリーチすることが可能です。
デバイスの利用者が変わるたびに、Excelやスプレッドシートに「担当者」列が追加されていく・・といった方法で管理をしていませんか？Adminaではステータスの変更履歴と、それに紐づく従業員とロケーションの情報を追い、都度自動でキャプチャするので、更新漏れや追跡の手間を省くことができます。
今後は、データの真正性を高くすることでより作業の効率化を実施できるように、
・MDM連携機能
・棚卸し機能
の開発を予定しています。
加えて、Adminaではデバイスだけではなく、SaaS管理も可能です。Adminaを活用する大きなメリットは、「従業員」をベースにIT資産であるデバイスとSaaSを統合管理できることです。従業員の入退社のタイミングでPCなどのデバイスの準備や回収に加え、SaaSアカウントの作成・削除が発生します。AdminaではデバイスとSaaS、双方のIT資産の統合管理が可能なため、より情報システム部門の方々に効率的な作業環境をご提供できます。
Adminaの費用対効果の例
ここで「デバイス管理機能」における費用対効果を算出してみます。
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＜例＞
・従業員200名規模の企業
・入社：5名／月
・退職：5名／月
・デバイス台帳アクセス：1日に5回
- 入社対応におけるデバイスの台帳更新：5回
- 退職対応におけるデバイス台帳更新：5回
・担当者：1名
・社内ではオンプレミス型の資産管理ツールを利用
・アクセスはVPN経由でセッションを張り、ツールアプリを起動する動作に。
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簡単な計算結果は以下です。
◼️日々のアクセス
1日5回×10分=50分
50分×22日(営業日数)=1100分
1100分÷60分=18.3時間
◼️入社における台帳更新
5名×20分=100分
100分÷60分=1.6時間
◼️退社における台帳更新
5名×20分=100分
100分÷60分=1.6時間
合計=21.5時間
＜SES（システムエンジニアリングサービス）で担当が常駐する場合＞
約60万／人程度を相場とし、月間稼働時間を160時間とすると、時給換算で3750円です。
前述のデバイス台帳に係る作業時間合計は21.5時間なので、21.5時間×3750円=80,625円分の作業工数単価が発生していることになります。
この作業時間が仮に「デバイス管理機能」によって半分になれば、月40,000円の価値が生まれたことになります。
なお、作業単価そのものを下げる方法もあるかもしれませんが、最終的には責任者による確認作業が発生するので、大きな費用メリットは得にくいと考えます。
また、情シス部門では、少ないリソースで活動している中、業務範囲は広く、ひっきりなしに作業が舞い込んできます。そんな中、デバイス台帳の確認で作業が中断され、機会損失になったり、非効率な作業によりメンバーのストレスが増加し、パフォーマンスの低下や退職リスクが発生したりするかもしれません。特に退職のリスクは、エージェント経由の採用は紹介フィーの発生、面接に発生する工数なども鑑みると、なるべく避けたいところです。
Adminaでは忙しい情シス部門の作業効率化に、少しでも貢献できればと思っております。
マネーフォワードの新しいIT資産管理を試しませんか？
先ほど費用対効果の例を記載させて頂きましたが、実際にお客様にとってどれだけ効果を感じられるかは実際の運用を踏まえ、トライアルにてお試しいただくのが一番であると考えています。
Adminaでは無料で14日間トライアルを実施できますので、お手元のデバイスデータをインポートいただき、操作感をお試しください。
なお、トライアル終了後はアカウントを解約すれば全てのデータは削除されますのでご安心ください。
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Adminaによって、お客様の生産性に寄与するソフトウェアの安全性をサポートし、より生産性高い活動ができることをご支援いたします。
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