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オンラインホワイトボード「Miro」のアカウント・アクセス管理のベストプラクティス

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オンラインホワイトボード「Miro」のアカウント・アクセス管理のベストプラクティス

オンラインホワイトボード「Miro」のアカウント・アクセス管理のベストプラクティス

HC

村上 勝俊

2023/09/25

Miro とは?

Miro(ミロ)は4500万人以上(2023年8月時点)のユーザーに利用されている、オンラインホワイトボードサービスです。チームでフレキシブルな情報を共同作業したり、共同編集することでチームのコラボレーションを推進するサービスです。Miroの環境には多くのホワイトボードを従業員が自由に作ってコラボレーションを開始することが出来ます。様々なテンプレートや利用用途が想定されており、既存の外部ツールと、SaaS同士で連携して使うことが出来ます。

最近のMiroにはビデオチャットが出来たり、Miroのホワイトボードの上で連携したSaaSのデータが見えたりしてデータをまたいだコラボレーションがより行いやすくなっています。ホワイトボードに付箋を貼るだけでなく、マインドマップやフローチャートなどもテンプレートを用いて作成でき、これらを簡単に共有することが出来ます。

Miroにおけるアカウント・アクセス管理のポイントとは?

Miroは編集者(エディター)となるアカウントを基準とした料金プランです。そのため、エディター(編集者)を減らすとコストが下がります。一方でゲストアクセスを許容しているサービスでもありますのでゲストアクセスを上手に使うのが管理のポイントです。またコンテンツを公開できる機能もあるので、公開設定にも気を配っておく必要があります。

Miroのアカウントが非常に増えやすいタイプのクラウドサービスです。ホワイトボードを作って共同作業を行うと追加のメンバーを招待するケースが増えていきます。この時にあまり考えずに有料ライセンスをどんどん払い出すと不要なメンバーにもライセンスを付与してしまいます。有料アカウントが不要となるタイミングもなかなか気づきづらいです。

Miroの機能を十分に使いながらも、Miroの料金を適切に抑えて運用するための具体的なオペレーションをご紹介していきます。

この記事では主にStarterプラン、Businessプランの有料プランを対象とします。


Miroの料金プラン

基本的な課金体系

Miroの料金プランを確認しておきましょう。先程書いた通り人数毎の課金です。

使い始めは Freeプラン(無料プラン)ではじまりますがホワイトボードの数が3つに制限されています。そのため、すぐにStarterプランに変更することになるでしょう。有料プランはStarterプランからです。

Businessプランは、Starterプランにシングルサインオン(SSO)や、様々な有料機能(AWS、Google、Azureなどのダイアグラム図など)が増え、外部とのコラボレーションが管理が可能です。外部共有をしっかり管理する場合にはBusinessプランの契約を検討することが必要です。

Enterpriseプランなら、SIEM連携や監査ログの機能が利用可能です。

年間払いの場合、アカウントが有料プランに変更されたタイミングで日割り計算され、翌月の請求タイミングで請求されます。

メンバーアカウントの扱い

有料のメンバーアカウントはホワイトボードを所有します。アカウントを削除してもホワイトボードを削除しなければ、再招待をするだけで利用を再開できます。何かのコンテンツを失ってしまうことはありませんので、積極的に削除をしても特に問題はありません。


ゲストアカウントの扱い
    


有料ユーザーは主に "メンバー" に対して発生します。それ以外の一時的なアクセスとしてゲストビジターというロールがあります。ゲスト、ビジター、メンバーをあわせてコラボレーターと呼ばれています。ゲストとビジターの大きな違いはログインの有無です。ゲスト・ビジターには料金はかかりません。
     

  • メンバー:頻繁に参加するコラボレーターを招待すると、チームボードの編集や新しいボードの作成ができます。

  • ゲスト:特定の非公開ボードに外部コラボレーターを招待できます。ゲストはログインが必要です。

  • ビジター:公開ボードにコラボレーターを招待できます。ビジターにログインは不要です。


StarterプランとBusinessプランによってゲストとビジターの扱いが少しかわります。(詳しくはこちらのヘルプページ をご確認下さい。) それによってホワイトボードの共有方法についても複数の選択肢が生まれます。

Businessプランの場合は無制限にビジターもゲストも招待でき、またそれぞれの招待者に対して"閲覧"・"コメント"・"編集" のスコープを設定することが出来ます。一方でStarterプランではゲストに対する機能の制限があります。"閲覧"と"コメント" だけで良ければ十分ですが、共同編集をする場合は個別の招待ではなく、ホワイトボードを公開編集で共有することになります。

Businessプランを契約している場合は、基本的に名指し(バイネーム)での招待が良いでしょう。具体的にアクセスできる人が可視化されるので、棚卸しも行いやすくなります。

もしStarterプランを使っている場合は、パスワードをつけたホワイトボードの公開編集で行うのが、コスト的には良い方法ですがアクセス管理は少し難しくなります。

共同編集のときはメンバーだけでなくゲスト・ビジターを利用することで上手にメンバーアカウント数を削減することが出来ます。


Miroにおけるアクセス管理(セキュリティ対策)

Miroでは作成したホワイトボードを外部に簡単に公開することが出来ます。ホワイトボードを共有することよりコラボレーションが推進される一方で、アクセス管理を厳密に行うのが難しくなります。Miroで許可されている共有の機能について確認しておきましょう。

Miroには非公開ボードと公開ボードがあります。(詳しくはこちら

   

公開ボードとは、ゲストをホワイトボードへの招待ではなく、ビジターによるアクセスを可能にするものです。URLとパスワードを知っていればボードにアクセスできる一方で、誰がアクセスしているかはわかりません。

アクセスコントロールは主に3つの方法で行われることになります。
                    

  • ホワイトボードに指名(バイネーム)で招待する。(但し編集の為にはBusinessプラン以上が必要)

  • Miroで管理されているTeam単位で招待する。

  • 外部公開設定(Public Link to board)で招待する。

基本的にはアクセス管理が行えない外部公開設定は推奨されず、指名形式で招待する方が望ましいですが、Starterプランの場合は編集権限(ビジター)を与えるためには外部公開設定を使わなければいけません。その場合はパスワードを設定することができるので、十分に長いパスワード(例えば16桁以上の文字列)を利用して最低限のアクセス制御を行うことを推奨します。

外部公開をした場合でも、Googleなどの検索対象にはならないと公式で回答されています。


アカウント・アクセス管理の流れ

Miroの運用方針

従業員の皆様にはMiroを使う上でのルールや方針を開示しておくと良いでしょう。これにより不要なアカウント申請を抑制することが期待できます。具体的な開示内容は以下のような文脈を混ぜておくと良いと思います。

有料アカウントの許可ルール

  • Miroでホワイトボードを普段作る人は有料ライセンスを、ホワイトボードに参加するのがメインの人はゲスト・ビジターライセンスでの利用をすることで、効果的にコストを抑えながらMiroを活用していくことができます。

  • 普段自らホワイトボードを作らない人はゲスト・ビジターライセンスがオススメです。これらは有料ライセンスを持っている人にホワイトボードを作ってもらって、ホワイトボードから共有設定で招待していただく方法で参加することが出来ます。

定期的なアカウント棚卸し

  • 以下の条件に合致する場合は、アカウントを定期的にゲスト・ビジターに変更します。その場合所有しているホワイトボードは管理者の誰かに所有者を変更しますが、データが消えることはありません。

条件:

  • 90日以上アクセスがないケース

  • ホワイトボードの所有件数が数件(1-5件程度)しか持っていないケース

  • 定期的な棚卸しアンケートで "不要" と答えていただいたケース

  • 退職済/休職中のケース

定期的なホワイトボードの公開設定の見直し

  • 公開設定はパスワード付きを必須とします。パスワード未設定の場合はランダムなパスワードを設定します。

  • パスワード付きであっても誰がアクセスできるか管理することができないので30日以上編集のないホワイトボードは、非公開に変更します。

Miroの運用方法

Miroを導入したら、以下のような運用を行うと料金を適切に抑えながら安全に利用することが出来ます。

  • 依頼ベースでのアカウント発行フロー
    Miroのメンバー権限は、招待リンク方式と管理者による招待の2パターンありますが招待リンク式の場合は有料のアカウントが増えやすくなるので既存のワークフローシステムにMiroのアカウント取得依頼フローを追加するのをおすすめします。Miroの料金体系にも記載の通り、有料アカウントになると日割りで請求が発生します。なのでホワイトボードを作らない予定のメンバーが、誤って有料アカウントを要求してこないように社内への告知も準備しておきましょう。

  • メンバー・ゲストに対する定期的なアカウント棚卸し(おすすめは四半期に一回)

    メンバーやゲストを棚卸しは定期的におこないましょう。すべてのユーザーに定期的にMiroを利用するか確認するのが良いでしょう。対象を絞る場合はLicenseがFullのユーザーか、最近アクセスがないユーザーを対象として棚卸しアンケートを送ると良いでしょう。これによりコストの削減とセキュリティの向上を行うことが出来ます。



  • 定期的な退職者・休職者のアカウントの棚卸し(おすすめは毎月一、二回)

    退職者・休職者はMiroからアカウントを消すと良いでしょう。ホワイトボードは管理者に委譲することができるため、コンテンツは保護しながらアカウントを減らすことが出来ます。これによりコストの削減とセキュリティの向上を行うことが出来ます。

  • 定期的な未利用者、ホワイトボードを作ったことがないのアカウントの棚卸し(おすすめは四半期に一回)

    Miroでのアクティビティがないユーザーと、ホワイトボードを作成していないユーザーは無料のライセンス(ゲストやビジター)に変更すると良いでしょう。これによりコストの削減を行うことが出来ます。

  • ホワイトボードの公開設定の見直し(おすすめは毎月一、二回)

    外部公開設定を定期的に見直すと良いでしょう。具体的には以下の2つのアクションをボード毎に行うと良いです。

    • 外部公開設定を非公開、またはチームへの公開、指名した人たちへの限定公開にできないか確認する

    • 外部公開設定が必要な場合は、パスワードが設定されているか確認する

  • 契約更新日を把握して、更新日前にアカウントを減らしておく

    特に年払いの場合は、月次での追加ライセンスの計算と、年次でのライセンスの計算が発生するので毎月の決済のタイミングの直前に上記のアクションを行うのが重要です。


Adminaと連携すると、より簡単に安全にMiroのアカウント・アクセス管理が可能

SaaS管理のAdminaとMiroを連携することで、アカウント・アクセス管理が非常に簡単になります。

https://admina.moneyforward.com/

Adminaを使うと、

メンバー・ゲストに対する定期的なアカウント棚卸しが出来ます。

定期的な退職者・休職者のアカウントの棚卸しが出来ます。

定期的なホワイトボードを作ったことがないのアカウントの棚卸しが出来ます。( Vendorプランのみ )

契約更新日を把握して、忘れずに棚卸し作業を行うことが出来ます。

最終ログイン日の情報から未利用者の特定ができます。

😢 ホワイトボードの公開設定の一覧や、見直しはMiroの画面から行う必要があります。( Adminaも開発を検討中 )

一度連携しておくだけでMiroの管理画面で細かな操作をする必要はありません。

https://integrations.i.moneyforward.com/miro/

サポートページから様々な使い方を知ることが出来ます。

https://support.itmc.i.moneyforward.com/search/Miro


まとめ

  • 有料アカウント(メンバー)の追加は承認制にしましょう。ゲスト・ビジターを上手に活用しましょう。

  • 定期的にライセンスを削除することでコストを節約し、セキュリティを高めることが出来ます

  • 外部共有コンテンツは公開設定に注意しましょう。


記事の間違いや修正を見つけたら こちらからご連絡いただけると幸いです。

よくある質問

Miroとは?

Miroは、ビジュアルコラボレーションプラットフォームとして、効率化と共同作業をサポートするオンラインホワイトボードツールです。このプラットフォームは、4500万人以上のユーザーに利用されており、ストリーミング機能を備えています。Miroは、人々がフレームワークやテンプレートを活用し、生産性を向上させるための理想的なツールです。オンライン会議からシングルサインオンまで幅広い機能を提供し、マインドマップや作業環境の構築を支援します。会員登録制のサービスであり、ワークフローを効果的に管理することが可能です。

Miroの無料版と有料版の違いは何ですか?

Miro(ミロ)は、無料プランと有料プランの2つのオプションが用意されています。

無料プランは、個人利用や試用のために提供されており、基本的なボードの使用や描画ツールの利用が可能です。しかし、無料プランには制約があり、保存できるボードの数に制限があったり、プロジェクトの権限管理などの高度な機能が提供されていません。

一方、有料プランは、複数のユーザーやチーム、企業での利用に適しており、高度な協力機能、セキュリティ、統合機能、カスタマイズオプションなどが提供されています。有料プランは、ビジネスやプロジェクト管理のための高度な要件を持つ組織にとって特に有用です。プランの料金設定はプランによって異なり、必要な機能と予算に合わせて選択できます。

無料のMiroは何人まで使えますか?

オンラインホワイトボードツール MiroのFreeプランは、制限なく多くのユーザーが利用できます。人数や利用期間に関する厳格な制限はないため、チームのメンバー数を制限することはありません。チームメンバーが招待されると、自動的にチームに参加し、すべてのボードにアクセスできます。ただし、非公開のボードはFreeプランでは利用できません。このプランは、チームワークを重視し、協力を必要とするプロジェクトに適しています。

Miroは何ができますか?

Miroは、単なるビジュアライズツールにとどまらず、ビジネス上の議論を円滑に進めるための多くの機能を提供しています。Miroには以下のような使用方法や機能があります。

基本機能: Miroにはアイコンやスマートダイアグラムなどの基本機能も備えられており、ビジュアルな要素を活用して情報を整理し、共有できます。

思考の可視化: Miroを使って素早く図形を作成し、アイデアやコンセプトをビジュアルに表現できます。

コラボレーション: チームメンバーやステークホルダーとの協力を強化するために、コメント機能や付箋を使用できます。これにより、意見交換や議論が円滑に行えます。

ファシリテーション支援: ワークショップやブレストセッションを効果的に実施するためのツールとしてMiroを活用できます。議論をリードし、進行を管理する機能も提供されています。

共同編集: Miroは複数のユーザーが同時にボード上で作業できるため、リアルタイムでの共同編集が可能です。チーム全体で協力し、アイデアを共有できます。

テンプレート: Miroには様々なテンプレートが用意されており、プロジェクトやプロセスを効率的に開始できます。また、カスタムテンプレートの作成もサポートしています。

ホワイトボード: ホワイトボードのような無限のスペースでアイデアやコンセプトを表現できます。無制限のボードを使用して情報を整理できます。

ビデオチャット: Miroはオンラインミーティング(Web会議)をサポートし、ビデオチャット機能を統合しています。チームメンバーとのコミュニケーションを強化します。

Miroは、これらの機能を組み合わせて、チームの共同作業とアイデアの可視化をサポートします。

Miro 誰でも見れる?

Miroのボードを共有し、コラボレーターを招待する方法については、Miroヘルプセンターで詳細に説明されています。公開リンクを使用してボードへのアクセスをビジ