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契約更新タイミングを漏らさない! SaaSの契約・サブスク管理機能が登場

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契約更新タイミングを漏らさない! SaaSの契約・サブスク管理機能が登場

契約更新タイミングを漏らさない! SaaSの契約・サブスク管理機能が登場

HC

Admina Team

Jul 31, 2023

SaaS契約・サブスク管理のメリットとは?

「SaaS契約・サブスク管理機能」が登場しました。

この機能を使うことで、数十ものクラウドサービスの契約情報やサブスクの更新タイミングを、一元管理することができます。SaaSには年払いや月払いなど、様々な支払いサイクルがあり、支払日もバラバラですし、支払うクレジットカードや担当者も異なります。

しかしながら、契約更新のタイミングは、コスト削減や棚卸しにとっても非常に重要なトリガーです。更新タイミングを逃さずに棚卸しを行うことができれば、継続を望んでいないクラウドサービスを解約したり、年払いのタイミングでの高額キャッシュアウトに対応することができます。また、事前にアカウント数を減らすことで支払額を抑えることもできます。

AdminaはSaaS契約・サブスクの更新タイミングを逃しません。

SaaS契約・サブスクの更新タイミングを管理することで、アカウント棚卸しや契約見直しのタイミングを適切なタイミングで思い出す事ができます。逆に言えばその時まで忘れておくことができます。

棚卸しの機会を適切に設けることができるため、金額交渉に割引や、未利用アカウント・退職アカウントを発見する良い機会になります。これによって予期せぬ過払いや不要なコスト、セキュリティリスクを低減することができます。

これらは例えば年次払いのSaaS、例えばGoogle WorkspaceやSlackなどのような企業活動にとって必ず必要なコミュニケーションSaaSや、MiroやNotionなどのコラボレーションSaaSの様な費用が大きくなる傾向のあるSaaSに対して効果的です。

例えば実際にありそうな規模での棚卸しによるメリットを例示してみます。

この例では102万円/年 (31%)の削減に成功しています。


ケーススタディ:対象サービス:Miro
利用者数:200名
契約:月額契約 $10/月
年支払額:年額15,960円/1名月額 | $10 (= 1330 円 )×12ヶ月 = 15,960円
トータル支払額:約319万円 | 15,960円 × 200名 = 3,192,000円

削減例

  1. 不要アカウント15%(30名分)削除 

  2. プランを年払いに変更


アカウント削除:削減額 約48万円 | 15,960円 × 30名 = 478,800円
年払い切替:削減額 約54万円 | ($10-$8)×133円 × 12ヶ月 × 170名 = 542,640円

トータル:319万円支払額から約217万円の支払額に減額し、で102万円/年の削減

※ 従業員規模は500名-1000名規模を想定しています。
※ アカウント削除比率は当社データに基づいた参考値
※ 月額は2023年4月時点の日本向けの年額($8/M)/月額($10/M)定価の価格
※ 為替レートは2023年4月26時点の1ドル/133円で計算


実際に当社のサポートによってこれに類するご提案で、百万円単位の削減に成功したお客様もいらっしゃいます。この様な機会は年次支払などのタイミングが最も効果的です。

台帳管理・一元管理が成り立たない

実際に棚卸しの重要度は理解していても、どの様にタイミングを契約更新のタイミングを把握すればいいのでしょうか?

よくある方法としては

  • 月次・四半期・半期などタイミングを決めて大掃除する

  • 契約管理台帳 /  支払管理台帳をExcel/Sheetで作成して、適切なタイミングを把握しておく

  • 定期的に経理部から支払データや予実管理シートを受領して情報を網羅的に把握する

  • GoogleカレンダーやSlackのリマインダーに契約更新日を入れてリマインダーを設定しておく

などがあります。
情シス部門が管轄するSaaSは平均して10個-20個程度で、かつ非常に金額が大きいため
重要度高く管理しており、漏れなく把握できていることが多いようです。
上記に挙げた作業を継続できているお客様もいらっしゃいました。
一方で部門が導入して管理しているSaaSで規模の大きいもの、例えばFigmaやMiro、部門ごとのWiki(Notoion)やGitHub, Atlassianなどではこの様な管理はワークしないこともあるようです。


その理由は部門側には丁寧に管理するインセンティブが少ないことや、管理の手間が大きいこと、コストの責任が薄いことがあげられます。そのために個別の台帳を持っていなかったり定型的な作業フローを構築することなく普段の運用に入ってしまうからだと思われます。その結果として管理されていない状況が生まれやすくなっています。

当社にて、10個以上のSaaSを利用する企業の経営者、役員、従業員を対象にアンケート調査を行ったところ、「SaaSの契約更新において、意図せず更新されてしまったことはありますか?」との質問に対し、「ある」という回答が64.07%と、6割以上の方が意図せずSaaSの契約を更新してしまった経験があることがわかりました。

今の作業以上に手間なく、漏れにくく、忘れにくく、契約更新タイミングを覚えていくにはどの様にすればいいのでしょうか?AdminaのSaaS契約・サブスク管理機能による更新タイミングの一元管理によってこの問題を解決します。

契約・サブスクの更新タイミングを登録しましょう!

今回のリリースしたSaaS契約・サブスク管理機能は
左側サービスメニュー > サービス毎の詳細ページ > 契約タブ
に登場しました。

連携したテナント毎に複数の契約・サブスク情報を登録可能です。一度設定すれば、以後は同じサイクルで更新日を自動計算します!担当者やメモ、通知設定などもこの画面にまとまっているのでサービス一つずつに絞って作業を行うことができます。

支払サイクルに合わせたサイクルで登録することでより柔軟なリマインダーの様に機能させる事ができます。例えばFigmaは年課金の場合でも3ヶ月毎にアカウント数を再集計して、追加で請求されます。その場合は契約・サブスクのサイクルを3ヶ月毎にしておくことで、請求の直前に棚卸しを思い出すことができるのです。

 ( ※ 一部開発中の機能が含まれています )

契約情報を登録する画面

テナント毎の複数の契約情報を登録した画面登録した情報はインサイト > 契約タブから契約更新日が近い順に閲覧することができるので月次の定期作業の中でこのViewを情シスが確認するなどで漏れなく行うことも可能になるでしょう。

契約更新日の一覧画面


これらの機能によって、SaaS管理に必要な情報を複数のシートやエクセル、台帳に分散管理する必要がなくなり、重要なSaaSは常にAdminaに管理されているという状態が作れるようになります。

2023年4月時点では一部機能が開発中ですが、Slack, Teams, Emailへの通知の対応、メモや担当者の指定も近日リリース予定です。

SaaS管理フローで更新日を漏れなく管理しよう

契約・サブスクの更新タイミングの登録は、個別に一つずつ依頼して登録するだけでなく、購買申請やシャドーIT検出、コストデータの検出などと連動して作業するのがおすすめです。

Adminaに新規登録するときに契約・サブスクの更新サイクルも同じタイミングで登録してしまいましょう。新規登録が漏れていたとしても定期的にシャドーIT検出やコストデータの検出から影響度が高いSaaSも見つけることができます。見つけたら管理者を探して登録を促しましょう。

これらを続けることで、”支払額が大きいSaaS”, “年契約のSaaS”, “重要な情報を扱っているSaaS” に気づいて、登録して、管理するサイクルが回るようになります。

この様に、検出から登録、リマインド、削除の実行までをトータルにサポートできるのがSaaS管理ツールであるAdminaです!

さぁSaaSの契約・サブスク管理も始めよう

ぜひこの機能を利用して、棚卸しの機会を漏れなく捉えましょう!契約に関わること、棚卸しに関わることを普段の業務の中で覚えておく必要がなく、必要なタイミングで教えてくれます。

AdminaにはすでにSaaSの管理台帳があり、それに紐付いて契約情報を管理することができるので複数のExcelを管理したりする必要はありません。新しく台帳を検討して考える必要もありません。

普段通りSaaSをAdminaに登録していればAdminaがお客様に対して適切にアラートや通知を送ってくれるのです。


Adminaはお客様の生産性に寄与するソフトウェアの安全性をサポートし、
より生産性高い活動ができることをご支援いたします。
この機能はすぐに試すことができます。ぜひクレジットカード不要で試してみましょう。
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