契約更新タイミングを漏らさない！ SaaSの契約・サブスク管理機能が登場
HC
Admina Team
Jul 31, 2023
SaaS契約・サブスク管理のメリットとは？
「SaaS契約・サブスク管理機能」が登場しました。
この機能を使うことで、数十ものクラウドサービスの契約情報やサブスクの更新タイミングを、一元管理することができます。SaaSには年払いや月払いなど、様々な支払いサイクルがあり、支払日もバラバラですし、支払うクレジットカードや担当者も異なります。
しかしながら、契約更新のタイミングは、コスト削減や棚卸しにとっても非常に重要なトリガーです。更新タイミングを逃さずに棚卸しを行うことができれば、継続を望んでいないクラウドサービスを解約したり、年払いのタイミングでの高額キャッシュアウトに対応することができます。また、事前にアカウント数を減らすことで支払額を抑えることもできます。
AdminaはSaaS契約・サブスクの更新タイミングを逃しません。
SaaS契約・サブスクの更新タイミングを管理することで、アカウント棚卸しや契約見直しのタイミングを適切なタイミングで思い出す事ができます。逆に言えばその時まで忘れておくことができます。
棚卸しの機会を適切に設けることができるため、金額交渉に割引や、未利用アカウント・退職アカウントを発見する良い機会になります。これによって予期せぬ過払いや不要なコスト、セキュリティリスクを低減することができます。
これらは例えば年次払いのSaaS、例えばGoogle WorkspaceやSlackなどのような企業活動にとって必ず必要なコミュニケーションSaaSや、MiroやNotionなどのコラボレーションSaaSの様な費用が大きくなる傾向のあるSaaSに対して効果的です。
例えば実際にありそうな規模での棚卸しによるメリットを例示してみます。
この例では102万円/年 (31%)の削減に成功しています。
ケーススタディ：対象サービス：Miro
利用者数：200名
契約：月額契約 $10/月
年支払額：年額15,960円/1名月額 | $10 (= 1330 円 )×12ヶ月 = 15,960円
トータル支払額：約319万円 | 15,960円 × 200名 = 3,192,000円
削減例
不要アカウント15%(30名分)削除
プランを年払いに変更
アカウント削除：削減額 約48万円 | 15,960円 × 30名 = 478,800円
年払い切替：削減額 約54万円 | ($10-$8)×133円 × 12ヶ月 × 170名 = 542,640円
トータル：319万円支払額から約217万円の支払額に減額し、で102万円/年の削減
※ 従業員規模は500名-1000名規模を想定しています。
※ アカウント削除比率は当社データに基づいた参考値
※ 月額は2023年4月時点の日本向けの年額($8/M)/月額($10/M)定価の価格
※ 為替レートは2023年4月26時点の1ドル/133円で計算
実際に当社のサポートによってこれに類するご提案で、百万円単位の削減に成功したお客様もいらっしゃいます。この様な機会は年次支払などのタイミングが最も効果的です。
台帳管理・一元管理が成り立たない
実際に棚卸しの重要度は理解していても、どの様にタイミングを契約更新のタイミングを把握すればいいのでしょうか？
よくある方法としては
月次・四半期・半期などタイミングを決めて大掃除する
契約管理台帳 / 支払管理台帳をExcel/Sheetで作成して、適切なタイミングを把握しておく
定期的に経理部から支払データや予実管理シートを受領して情報を網羅的に把握する
GoogleカレンダーやSlackのリマインダーに契約更新日を入れてリマインダーを設定しておく
などがあります。
情シス部門が管轄するSaaSは平均して10個-20個程度で、かつ非常に金額が大きいため
重要度高く管理しており、漏れなく把握できていることが多いようです。
上記に挙げた作業を継続できているお客様もいらっしゃいました。
一方で部門が導入して管理しているSaaSで規模の大きいもの、例えばFigmaやMiro、部門ごとのWiki(Notoion)やGitHub, Atlassianなどではこの様な管理はワークしないこともあるようです。
その理由は部門側には丁寧に管理するインセンティブが少ないことや、管理の手間が大きいこと、コストの責任が薄いことがあげられます。そのために個別の台帳を持っていなかったり定型的な作業フローを構築することなく普段の運用に入ってしまうからだと思われます。その結果として管理されていない状況が生まれやすくなっています。
当社にて、10個以上のSaaSを利用する企業の経営者、役員、従業員を対象にアンケート調査を行ったところ、「SaaSの契約更新において、意図せず更新されてしまったことはありますか？」との質問に対し、「ある」という回答が64.07%と、6割以上の方が意図せずSaaSの契約を更新してしまった経験があることがわかりました。
今の作業以上に手間なく、漏れにくく、忘れにくく、契約更新タイミングを覚えていくにはどの様にすればいいのでしょうか？AdminaのSaaS契約・サブスク管理機能による更新タイミングの一元管理によってこの問題を解決します。
契約・サブスクの更新タイミングを登録しましょう！
今回のリリースしたSaaS契約・サブスク管理機能は 左側サービスメニュー > サービス毎の詳細ページ > 契約タブ
に登場しました。
連携したテナント毎に複数の契約・サブスク情報を登録可能です。一度設定すれば、以後は同じサイクルで更新日を自動計算します！担当者やメモ、通知設定などもこの画面にまとまっているのでサービス一つずつに絞って作業を行うことができます。
支払サイクルに合わせたサイクルで登録することでより柔軟なリマインダーの様に機能させる事ができます。例えばFigmaは年課金の場合でも3ヶ月毎にアカウント数を再集計して、追加で請求されます。その場合は契約・サブスクのサイクルを3ヶ月毎にしておくことで、請求の直前に棚卸しを思い出すことができるのです。
( ※ 一部開発中の機能が含まれています )
契約情報を登録する画面
テナント毎の複数の契約情報を登録した画面登録した情報はインサイト > 契約タブから契約更新日が近い順に閲覧することができるので月次の定期作業の中でこのViewを情シスが確認するなどで漏れなく行うことも可能になるでしょう。
契約更新日の一覧画面
これらの機能によって、SaaS管理に必要な情報を複数のシートやエクセル、台帳に分散管理する必要がなくなり、重要なSaaSは常にAdminaに管理されているという状態が作れるようになります。
2023年4月時点では一部機能が開発中ですが、Slack, Teams, Emailへの通知の対応、メモや担当者の指定も近日リリース予定です。
SaaS管理フローで更新日を漏れなく管理しよう
契約・サブスクの更新タイミングの登録は、個別に一つずつ依頼して登録するだけでなく、購買申請やシャドーIT検出、コストデータの検出などと連動して作業するのがおすすめです。
Adminaに新規登録するときに契約・サブスクの更新サイクルも同じタイミングで登録してしまいましょう。新規登録が漏れていたとしても定期的にシャドーIT検出やコストデータの検出から影響度が高いSaaSも見つけることができます。見つけたら管理者を探して登録を促しましょう。
これらを続けることで、”支払額が大きいSaaS”, “年契約のSaaS”, “重要な情報を扱っているSaaS” に気づいて、登録して、管理するサイクルが回るようになります。
この様に、検出から登録、リマインド、削除の実行までをトータルにサポートできるのがSaaS管理ツールであるAdminaです！
さぁSaaSの契約・サブスク管理も始めよう
ぜひこの機能を利用して、棚卸しの機会を漏れなく捉えましょう！契約に関わること、棚卸しに関わることを普段の業務の中で覚えておく必要がなく、必要なタイミングで教えてくれます。
AdminaにはすでにSaaSの管理台帳があり、それに紐付いて契約情報を管理することができるので複数のExcelを管理したりする必要はありません。新しく台帳を検討して考える必要もありません。
普段通りSaaSをAdminaに登録していればAdminaがお客様に対して適切にアラートや通知を送ってくれるのです。
Adminaはお客様の生産性に寄与するソフトウェアの安全性をサポートし、
より生産性高い活動ができることをご支援いたします。
この機能はすぐに試すことができます。ぜひクレジットカード不要で試してみましょう。
無料で使ってみる
SaaS管理でセキュリティについて気になるかたは
AdminaでのSaaSセキュリティ対策についてぜひご覧ください。
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よくある質問
サブスク管理とは？
サブスクリプション（サブスク）管理は、サブスクリプションサービスを提供する際に必要な、顧客管理、契約管理、請求管理などの一連の管理業務を指します。 IT企業がソフトウェアのパッケージ販売から、定額課金ビジネスへの移行に伴い、サブスクリプションが広く一般に知られるようになりました。
サブスクの管理項目は？
サブスクリプションにおける基本的な管理項目は以下です。
顧客情報管理:顧客の名称、連絡先、担当者、配送先住所、支払方法など、顧客に関連する様々な情報を管理します。
契約情報管理:顧客ごとの契約期間、決済方法、プラン内容など、契約に関する情報を管理します。
請求情報管理:売上管理のために請求情報を管理し、請求書の作成や支払いの追跡を行います。
サブスクの料金管理はどうすればいいですか？
サブスクリプション管理システムは、定期的な請求や決済を自動的に処理し、適切な顧客に対して適切な料金を適切な回数で請求することを可能にします。 さらに、顧客サービスの向上や継続的なサービス利用の促進にも寄与します。
サブスクって何という意味？
サブスク（サブスクリプション）は、月額で利用料金を支払うことでサービスを利用できる制度です。これは、物や場所を借りるレンタルとは異なり、サービス利用の権利に対して支払いが行われます。
サブスクリプションの欠点は何ですか？
不要な機能やコンテンツが含まれることや、利用しない月でも支払いが発生すること、買い切りではないため解約後にコンテンツや商品が手元に残らないなどがデメリットと言えます。
サブスクとリースの違いは何ですか？
サブスクリプションとリースの違いは以下の通りです。サブスクリプションは、一定期間サービスや物を使う権利を得られるサービスであり、対してリースは、月々の料金を支払うことで長期間利用できるサービスとなっています。
なぜサブスクが普及しているのでしょうか？
サブスクリプションの利用は一般的に継続的であり、これが安定した収益をもたらします。 また、サービスを提供するインフラを整えた後は、商品の改善やアップデートだけでビジネスを継続できるため、大きな設備投資を行う必要がなく、運営コストを抑えることができるという利点があります。
レンタルとサブスクの違いは何ですか？
契約期間と利用方法が異なります。短期間のみ利用するのがレンタルであり、長期的に利用するのがサブスクリプションです。長期間利用する場合は、ランニングコストが安くなる定額制のサブスクリプションがお得です。
サブスクリプションライセンスとは何ですか？
サブスクリプションライセンスは、主にソフトウェア業界で採用されるビジネスモデルの用語であり、特定の期間に対して定額料金を支払うことでソフトウェアの利用が可能となり、それに伴う付随サービス（例：保守やサポート）を享受できるライセンス形態です。
永久ライセンスとサブスクリプションの違いは？
サブスクリプション型ライセンスは、通常1年間の利用期間ごとに費用が発生するライセンス形態であり、一方、永続ライセンスは使用期間に制限がないライセンスです。
ビジネスにおけるサブスクとは？
サブスクリプションは、「一定期間製品やサービスを利用するために料金を支払う」ビジネスモデルの形態を指し、英語では「subscription」や「periodic subscription」という意味があります。一般的には「サブスク」と略して表現されることもあります。
サブスクビジネスの特徴は？
サブスクリプションビジネスの利点
・毎月一定の売上が見込める
・継続的かつ安定した売上を期待できる
・新規顧客の獲得が容易
・利用者のデータを分析・活用可能
・サブスクリプションビジネスは現在のトレンドに適している
サブスクリプションビジネスの例は？
サブスクリプションビジネスは、ユーザーが一定期間製品やサービスを利用する権利を得るために、定められた料金を支払うビジネスモデルです。このため、定額制のサービスとしばしば同一視される傾向があります。例えば、「月額料金で動画が見放題」といった動画配信サービスが、このビジネスモデルの代表的な例となります。
サブスクにする理由は何ですか？
サブスクリプションの利点は、比較的低コストで、自由なタイミングで登録や解約ができるため、手軽に試すことができる点にあります。特に音楽や動画の配信サービスでは、契約期間中は制限なく利用できるため、一つひとつの音楽ファイルを購入したり、動画をレンタルするよりも経済的になることがあります。
サブスク管理システムとは何ですか？
サブスク管理システム（サブスクリプション管理システム）・サブスク管理サービスは、サブスクリプションに関連する業務を効率化するために設計された専用システムです。請求書の作成や入金の管理、決済プロセスの変更、顧客関係の構築、KPIの分析など、サブスクリプションに関わる様々な業務を効率的に遂行します。特に、BtoB環境に適した機能を備えているのが、サブスク管理システムの特長です。
サブスクで有名な企業は？
サブスクリプションサービスは幅広い分野で提供されており、多くの企業が有名です。
動画ストリーミング:Netflix・Amazon Prime Video・Disney+・Hulu
音楽ストリーミング:Spotify・Apple Music・Amazon Music Unlimited
クラウドストレージおよびサービス:Dropbox・Google One・Microsoft 365 (含む OneDrive)
読書および雑誌:Kindle Unlimited・Scribd・Audible (オーディオブック)
フィットネスおよび健康:Peloton (トレーニング機器とデジタルコンテンツ)・Fitbit Premium・Headspace (瞑想・マインドフルネス)
ゲーム:Xbox Game Pass・PlayStation Now
従量課金制とサブスクリプションの違いは何ですか？
従量課金制とサブスクリプションの違いは、料金の請求方法とサービスの提供形態にあります。従量課金制は利用量に応じて料金が変動するのに対し、サブスクリプションは一定期間ごとに固定の料金が請求され、利用量に関係なく利用できる点が異なります。
サブスクリプションは、利用者が定期的に（例: 月額、年額）料金を支払うことで、特定のサービスや製品を利用できる仕組みです。この方式は、定額制とも呼ばれ、利用者が予め支払う料金を決めておき、それに基づいてサービスを利用することができます。
一方、従量課金制は利用者が実際に利用した量に応じて料金が請求されます。例えば、電力や通信料金、クラウドサービスの利用量に応じて料金が算出される仕組みが従量課金制です。
両者の違いは、料金の支払い方法やサービスの提供形態にあり、利用者のニーズやサービスの性質に適した料金体系を選択する際に考慮されます。
従量制課金システムとは何ですか？
「従量課金」とは、利用したサービスやリソースの量に応じて料金が請求される課金方式です。具体的な利用量に応じて料金が変動する特徴があります。例えば、電気やガスの使用量、通信サービスのデータ使用量、クラウドストレージの容量使用量などが従量課金の対象となります。逆に、あらかじめ決められた料金を支払うことで一定のサービスを利用できる課金方式は「定額課金」と呼ばれます。
サブスクリプションビジネスの営業は？
サブスクリプションビジネスは、製品やサービスを一度の購入ではなく、利用期間や利用量に応じて定期的に料金を支払う課金提供型のビジネスモデルです。これまでのビジネスモデルでは、製品やサービスを単発の売り上げで提供するのが一般的でした。売り切りのビジネスでは、一時的な売上はあるものの、継続的な収益を得るためには継続的な販売活動が必要です。
継続課金決済とは何ですか？
継続課金は、基本的にサービスを退会しない限り、課金が発生し、支払いが継続される支払い方法を指します。 定期課金の一例として、2ヶ月に1回の支払いや、使用した分のみを課金する従量課金など、さまざまな課金方式が存在し、最近ではサブスクリプションビジネスの支払い方法としても注目されています。
継続課金と月額課金の違いは何ですか？
継続課金と月額課金の違いは、継続課金は毎月の課金ではなく、例えば2カ月に1回などの課金パターンもある点です。 継続課金は、コンテンツ配信サービスの購読や定期配送など、継続的に購入・利用されるサービスに適用されます。一方で、月額課金は、月謝やサービスの月額使用料、会費などで利用される支払い方法です。
継続課金の例は？
継続課金の具体的な例として、以下があります。例えば、フィットネスジムや教室などの習い事の月謝、オンラインサロンの会費、定期的に購入するサプリメントや化粧品、さらには水道や電気などの公共料金も含まれます。継続課金の支払いモデルを採用するには、口座振替や継続課金に対応した決済代行の導入が必要です。
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