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Admina Team
2024/04/15
電子契約システムとは
デジタル化が進む現代社会では、従来の契約手続きも電子化され、手間や時間を大幅に削減する電子契約システムが注目を浴びています。
しかし、種類も多く、それぞれの特徴を理解することなく選んでしまうと、期待した効果を得られない場合があります。そこで本記事では、電子契約システムの選び方を比較しながら、その特徴と効果的な使い方を分かりやすく解説していきます。
これから電子契約システムを導入しようと考えている人、既に導入しているがもっと効果的に使いたいと思っている人の助けとなる情報となるはずです。
「電子契約システムとは」という表題のもと、急速なデジタル化の波に伴って現代ビジネスで増加している新たな契約形態に焦点を当てます。
電子契約システムとは、紙の契約書に印鑑を押す従来の手続きを、電子署名やタイムスタンプを付与したPDF形式の契約書に置き換え、インターネット上で契約締結を可能にするシステムのことを指します。 便利なだけでなく、高いセキュリティにより法的な信頼性も確保されています。
更に、一部の電子契約システムでは、契約書の作成から締結、保管まで一貫して行うことが可能で、業務の効率化に大きく貢献します。
このように、電子契約システムは時代とともに進化し、新しい契約環境を提供しています。
電子契約システムの仕組み・使い方とは
電子契約システムについて解説します。導入実績豊富な「クラウドサイン」を例に説明します。まず初めに、利用者は契約書（PDFやWord）をシステム上にアップロードします。
次に宛先メールアドレスを入力、すると契約書URLが記載されたメールが相手先へ自動送信されます。
取引先は受け取ったURLから契約書を確認し、問題が無ければ合意します。双方が合意すると、契約締結の確認がメールで配信され、同時にクラウド上にも自動保存されます。
さらに、電子契約では紙の契約に見られる押印や割印の代わりに、電子署名やタイムスタンプを利用できます。
これにより、なりすましや改ざんを防ぐ効果があります。これが、電子契約システムの基本的な仕組みと使い方です。
電子契約システムの費用とは
電子契約システムの費用は、一般的に登録ユーザー数と締結可能な契約数（送信数）による月額定額制が主流です。
また、一部のシステムでは契約締結1件あたりの送信料が加算されることもあり、電子署名の有無や種類によって料金が変動する場合もあります。
しかし、概ね月額10,000円未満で利用できるものが多いです。
価格例として、「契約大臣」は月額2,020円（ユーザー数1名、契約送信件数10件まで）という安価なサービスを提供しています。
このように、電子契約システムの選択には、「月にどれくらい、どのような契約形態で契約締結することになるのか」を比較・計算することが必要です。
これにより、ユーザーは最適なシステムを選択することができます。
電子契約システムの主な機能とは
電子契約システムはビジネスの効率化を実現します。
法務知識がない人でも、分野別に作られた契約書テンプレート機能で安心な契約書作成が可能です。
ワークフロー管理機能を用いて稟議ルートを設定すると、無断の契約書送信を防止できます。
また、得意先への契約書送信・合意、ステータス確認、リマインド機能を活用すれば、円滑なコミュニケーションが可能となります。電子署名とタイムスタンプ機能で契約書の法的効力も確保できます。
さらに、契約書の保管・検索・アラート機能や、インポート機能でクラウド上の一元管理が実現します。
他システムとの連携も可能で、事業の効率化に大いに寄与します。
電子契約システムの機能とメリットとは
電子契約システムとは、紙ベースの契約書類をデジタル化し、オンライン上で契約を結ぶ機能を指します。
このシステムのメリットは大きく分けて3つあります。
1つ目は時間とコストの節約です。双方が同じ場所にいなくても契約が可能なので、移動にかかる費用や時間を削減できます。
2つ目は書類管理の効率化です。紛失リスクがなく、また必要なときに素早く情報を検索できます。
さらに、3つ目は業務の透明性の向上です。契約の履歴が残るため、後から交渉内容を確認しやすくなります。
電子契約システムのメリットについて更に詳しくご紹介します。
電子契約システムの機能とメリットとは：印紙税などのコスト削減
電子契約システムは、紙ベースの契約手続きとは一線を画し、その機能とメリットが大きく注目されています。
その主な理由は印紙税によるコストの削減です。
従来の契約書を作成する際には、収入印紙を購入し、契約書に貼り付けることが求められました。
しかし、電子契約は課税対象外なため、印紙税は発生しません。
このコスト削減に加えて、印紙を買い求め、貼り付けるという手間も必要ありません。
そのため、電子契約システムは時間とコストの二重のメリットをもたらします。
現代のビジネスにおいて、効率性と経済性を追求する電子契約システムの活用は必須と言えるでしょう。
電子契約システムの機能とメリットとは：契約の締結スピードアップ
電子契約システムは、製本や捺印、郵送などの手間を削減し、締結速度をアップさせる画期的な手段です。
書面による契約プロセスでは時間や労力がかかりますが、電子契約ではこれらを大幅にカットします。
契約書の作成から署名、そして保管まで全てがオンライン上で完了します。
結果として、契約の締結時間が大幅に短縮され、企業のビジネス効率化に貢献します。
また、電子契約システムはリモートワークの普及に伴い、地理的な制約を取り払い、よりスムーズなビジネスの展開を可能にしています。
チーム間のコミュニケーションもスピーディになるため、業務進行の効率性が高まります。
電子契約システムの機能とメリットとは：社内稟議の効率化
電子契約システムは、契約書の申請、承認、差し戻しをシステム上からボタン一つで可能にし、業務の効率化を促進する機能を備えています。
これにより、手間のかかる紙媒体での手続きを省くことができ、事務作業の負担軽減や時間短縮が実現します。
さらに、進捗も随時システム上で把握できるため、プロジェクトのスケジュール管理やリスク管理が簡単になり、稟議が滞ることなくスムーズに進行します。
このようなメリットにより、社内稟議の効率化はもちろん、ビジネスのスピードや品質向上にも寄与します。
電子契約システムは、デジタル時代のビジネスに欠かせないツールとなっています。
電子契約システムの機能とメリットとは：コンプライアンス強化
電子契約システムはデジタル化の進展により、近年注目されています。
その主な機能としては、いつ誰が何に合意したのかを電子署名とタイムスタンプで記録する機能があります。
これにより、契約内容の透明性を確保するとともに、万が一の法的な紛争時にも証拠となる情報を残すことができます。
さらに、このシステムは法的効力も担保でき、コンプライアンス強化の一環として有効です。
例えば、不適切な契約の成立を未然に防ぎ、社内の統制を強化するなど、確実にコンプライアンスを遵守させることができます。
このように、電子契約システムは業務効率化だけでなく、会社の信頼性向上に貢献します。
電子契約システムの機能とメリットとは：契約関連業務の効率化
電子契約システムの機能とメリットは、効率的な契約関連業務の実施に大いに寄与します。
特に、オンライン上で管理される締結契約書は、実物の保管スペースが不要になるために、企業のリソースを有効に活用できます。
また、紙による管理を必要としないため、管理コストの軽減にも繋がります。
さらに、いつでもどこからでも閲覧・検索が可能であることから、迅速な処理を可能にします。
これらの機能が、契約関連業務の効率化を可能にし、業務プロセスのスムーズ化に貢献します。
電子契約システムの選び方とは
自社に合った電子契約システムを選ぶ際には、以下のステップを参考にしてみてください。
まずは、自社の契約書類の形態や扱うビジネスシーンを明確に把握しましょう。
次に、それに対応する電子契約システムをリストアップします。
その際、システムの機能、費用、セキュリティ対策、操作性、サポート体制などを比較し、自社の運用フローに最も適したものを選びだすことが重要です。
最後に、実際に試用版を利用して、使い勝手やパフォーマンスなど実際の運用を確認しましょう。
これらのステップを踏むことで、スムーズに自社に合った電子契約システムを選ぶことが可能となります。
電子契約システムの選び方とは：導入実績が豊富なものから選ぶ
電子契約システムの導入は、自社だけではなく取引先との調整も必要となります。
そのため、導入実績が豊富なシステムを選ぶことで、相手方への負担を軽減できます。
国産の電子契約システム「クラウドサイン」は、導入実績250万社以上、累計送信件数1,000万件以上と実績があります。
また、「電子印鑑GMOサイン」は導入実績が300万社以上あり、自社で電子証明書を発行可能です。
さらに、2013年から業界パイオニアとして活躍している「CONTRACTHUB@absonne」もあります。
これらのシステムは、多くの企業で活用されており、取引先に対して信頼感をもたらし、操作性も確立されています。
電子契約システムの選び方には様々ありますが、導入実績が豊富なものを選ぶことが一つの指標となるでしょう。
電子契約システムの選び方とは：実現したいことによって選ぶ
導入する際には、何を重視するのかが大切ですが、難しく考える必要はありません。まずは契約業務における現在の課題や、将来の希望を明確にしましょう。
例えば、手間やコストを削減したい、スピーディな契約締結を求めている、法的な安全性を確保したい、などです。こうした課題や希望によって、おすすめの電子契約システムは異なります。
一つのシステムが全てのニーズに対応しているわけではありません。とりあえず一つを選んでみるのも良いでしょう。
契約業務のデジタル化は進み続けています。適切な電子契約システムを選ぶことで、その効率と品質は大きく向上します。
電子契約システムの比較のポイントとは
電子契約システムの導入は、ビジネス効率化に貢献する一方で、その選択は慎重に行うべきです。
以下に、その比較のポイントを3つ紹介します。
まず、「関連業務の効率化」です。契約作成から管理まで全てをデジタル化し、手間を軽減するシステムが優れていると言えるでしょう。
例えば、DocuSignは、その全自動化機能が評価されています。 次に、「法的効力」が重要です。
契約が法的に保証されるかどうかを、しっかり確認しましょう。
Adobe Signは、電子署名が法的に有効であることを保証し、安心できます。 また、「取引先への負担」も考慮すべきです。
使い勝手や導入コストが取引先に手間を掛けさせることがないかをチェックすることが重要です。
SignNowなどは、シンプルな機能と低コストが魅力的です。 電子契約システム選びの際には、これら3つのポイントを確認し、ビジネスに最適なシステムを選ぶことが大切です。
電子契約システムの比較のポイントとは：関連業務の効率化の程度
電子契約システム選びにおいて、業務効率化の観点から注目すべきポイントは、契約書のテンプレート、ワークフロー機能、検索・アラート通知などが挙げられます。
まず契約書の作成を効率化するためには、豊富な契約書テンプレートが用意されているシステムが理想的です。
また、申請や承認の手続きを簡素化するためにはワークフロー機能を備えたシステムが必要です。
さらに、契約書の保管や更新管理もスムーズに行うためには、検索機能やアラート通知機能を利用できるシステムが最適です。
その他、紙の契約書を併用したい企業や、締結した契約書の保管に課題感を持つ企業には、契約書の原本保管だけでなく、倉庫での一括保管やスキャン代行も手掛けてくれる「WAN-Sign」等のサービスを選ぶべきです。
これらのポイントを基に、自社の契約管理に適した電子契約システムを選ぶことで業務効率化を実現しましょう。
電子契約システムの比較のポイントとは：法的効力
電子契約システムを選ぶ際には、その法的効力が一つの重要な比較ポイントです。
電子契約には、採用するシステムによって「当事者型」と「立会人型」の二つの形式が存在し、これらは法的効力に影響を及ぼします。
当事者型の方が法的効力は上ですが、電子署名の手間やコストが発生します。
一方、立会人型は手間やコストが少ない反面、法的な裏付けは弱くなります。
そのため、自社の方針や契約の種別、または対応の度合いを考慮し、どちらのシステムを選択すべきかを検討しましょう。
いざという時に法的なトラブルを避けるためにも、適切な電子契約システムの選択が求められます。
電子契約システムの比較のポイントとは：取引先への負担
電子契約システムを比較する際の重要なポイントの一つが、取引先への負担の度合いです。
アカウントなしで送付可能な機能を備えていれば、
取引先が特定のサービスを利用していなくても、アカウント作成の手間を省いて契約締結が可能となります。
取引先へのメッセージは、URLの通知やメールでの送信など、サービスごとに異なります。
しかし一方で、立会人型の契約では基本的に取引先のアカウント登録は不要なものの、当事者型の契約では取引先に電子署名を要求するため、契約締結前にアカウント取得が必要となります。
これは取引先にとっては手間となるため、電子契約のメリットや運用方法についての説明が必須となります。
また、取引先が既に他の電子契約システムを利用している場合は、話し合いの上でどちらか一方のシステムを利用する必要があります。
ただし、互換署名が可能な「電子印鑑GMOサイン」や「WAN-Sign」などのサービスもあるため、こうしたシステムと連携できるかも検討すべきです。
主な電子契約システムを紹介
昨今、業務効率化やリモートワークの普及の観点から電子契約システムの導入を検討する企業が増えています。
そこで、導入実績が豊富な電子契約システムをご紹介します。
一つ目は「クラウドサイン」です。業界トップクラスの導入実績を誇るこのサービスは、導入コストを抑えつつ高度な電子認証を可能にしています。
二つ目は「DocuSign」です。
世界中200以上の国で利用されている信頼性抜群のシステムで、クラウドやAPIとの連携も簡単です。
これらを適切に利用することで、紙による契約から解放され、業務の効率化を図ることが可能となります。
主な電子契約システムを紹介：クラウドサイン
クラウドサインは、導入実績250万社以上、累計送信件数1,000万件以上という信頼できる国産の電子契約システムで、業界でも代表的なサービスの一つです。
このサービスは契約締結に求められている機能を揃えており、テンプレート管理機能、一括作成機能、契約更新のアラート通知機能、ワークフロー申請機能、契約書管理機能などが提供されています。
更に、本人確認を強化するための二要素認証にも対応し、AIを契約書管理機能に利用して契約書情報を自動的に読み取り、契約書管理に活かしています。さらには、紙の契約書を電子データ化するオプションや、IPアクセス制限、シングルサインオンといったセキュリティ機能も豊富にそろえています。
料金は月額10,000円からで、月5件まで利用できる無料プランも存在します。
主な電子契約システムを紹介：電子印鑑GMOサイン
最先端の電子契約システムといえば、なんと言っても電子印鑑GMOサインです。これまでに導入実績300万社以上という信頼性を誇ります。
その特徴は、「メール＋手書きサイン」による認証の「立会人型」契約印プランと、電子証明書による認証の「当事者型」実印プランがセットで利用できる点です。
契約書の種類に応じて使い分けが可能で、テンプレート管理機能、一括作成機能、ワークフロー申請機能、押印機能などもサポートします。
画面上での手書きによる署名や印影登録などにより、契約締結を効率化ですます。
また、Salesforceやkintone上での署名や保管が行える連携機能も備えています。
料金は月額8,800円、送信料100円/件（立会人型契約印タイプの場合）です。また、5件まで使える無料プランもあります。
主な電子契約システムを紹介：CONTRACTHUB@absonne
CONTRACTHUB@absonneは、1,000名以上の従業員を抱える中堅・大手企業に重宝される信頼できる電子契約システムです。
多様な法令に適合し、BCP対策まで考慮した厳格なコンプライアンス強化が特徴です。
既存のシステムとのカスタマイズ連携も可能で、受発注から契約締結、文書の保管・閲覧・出力、且つ監査対応業務まで対応し、契約関連文書全ての進捗管理も手掛けます。
CONTRACTHUB@absonneは2013年から積み重ねてきた業界パイオニアとしての経験を活かし、導入から運用までを一貫してサポートします。
導入手続きの協力やひな形提供等、個々の企業に合ったコンサルティングも用意しています。
また、ユーザー会や勉強会を定期開催して安心できる運用を支援します。詳細な料金は、お問い合わせください。
主な電子契約システムを紹介：ContractS CLM
電子契約システムにおいて新たな境地を追求する「ContractS CLM」をご紹介いたします。
このシステムの強みは何と言っても契約にまつわる全ての業務―契約書作成、レビュー、承認、締結、更新、管理といったプロセスを一元的に行える点にあります。
特に、URLを通じた締結を用いて、一つのURLを送るだけで契約書のやりとりが可能となり、メールなど日常的に使用するツールでの契約手続きが可能になります。
さらに、タスク管理やステータス管理、アクティビティ履歴、修正履歴のバージョン管理といった機能が充実し、契約書業務を大幅に効率化します。また、法務担当者への相談機能も搭載され、導入企業のニーズに細かく応えるのが特徴です。「ドキュサイン」「クラウドサイン」等とも提携し、多様な契約締結が可能となっています。
具体的な料金は要問い合わせとなりますが、従業員数10名以下か11名以上でプランが選べます。高機能な契約書システムで、スムーズなビジネスを実現しませんか？
主な電子契約システムを紹介：freeeサイン
電子契約が今やビジネスの主流となりつつある昨今、その業務をワンストップで効率化するクラウドサービスとして、「freeeサイン」が注目を集めています。
契約書の作成から承認、管理まで電子化し、ますますスムーズな業務運営が実現しています。
用途に応じて、「電子サイン」「電子署名」を使い分けることが可能です。契約先がfreeeサインに登録せずとも、サービスを利用できることも特徴です。
また、シンプルで直感的なUI設計のおかげで、法務やシステムの専門家でなくても簡単に操作が可能です。
月額固定の料金体系なので、電子サインの数や契約書のデータ容量が増えても追加料金の心配はありません。
導入後のサポートも充実しています。契約企業だけでなく、契約相手もサポート対象に含まれているのは、導入に際しての不安を取り除きます。
料金は月額4,980円＋200円/件からとなっています。これからのビジネスを、freeeサインでスムーズに進めてみませんか。
主な電子契約システムを紹介：マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワードの電子契約・契約管理サービス「クラウド契約」は、全面的な契約業務を一括で対応する強力なツールです。
契約書の作成から申請、締結、保存、管理まで一元的に行えます。
また、利用申込書や稟議書、取締役会議事録などの文書管理も可能で、そのすべてが送信料・保管料0円で利用可能です。
紙の契約書から他社電子契約サービスに至るまで、各種契約書を一元管理でき、発行後は自動で取り込みが行われるため、保管作業の手間を大幅に削減します。
ワークフロー機能の利用で、申請履歴や承認者の情報といった契約の証跡を確実に保管でき、契約書のバージョン管理も簡単となり、無断締結や不正な文書作成を未然に防止します。
具体的な料金については問い合わせが必要ですので、詳細はマネーフォワードの公式サイトをご確認ください。
主な電子契約システムを紹介：WAN-Sign
電子契約システムの主役として、WAN-Signを紹介します。4,000社以上の官公庁、金融機関、医療機関、製薬業から信頼を寄せられ、豊富な文書管理ノウハウを持つGMOインターネットグループと共同開発した信頼性の高いサービスです。
本システムは、「フォルダごとのアクセス制限」「IPアドレス制限」「承認者の事前設定」「ユーザー毎の機能制限」「内部統制のためのワークフロー」などを標準装備し、企業の厳格なセキュリティポリシーや監査項目基準を満たします。
データは国内の専用データセンターに保管され、紙の契約書と電子契約の一元管理も可能で、これらの要望を持つ企業にお勧めです。
専門のアドバイザーによる導入から同一アドバイザーによるアフターフォローまで、万全の体制でサポートします。
「情報開示認定制度」認定も受けています。累計10件まで無料で、それ以降は月額10,000円のプランが提供されています。。
主な電子契約システムを紹介：BtoBプラットフォーム 契約書
「BtoBプラットフォーム契約書」は、企業間での契約締結や文書管理をスムーズに行います。
導入実績70万社以上から信頼されているこのシステムは、秘密保持契約書から工事請負契約書、注文書（注文請書）など、各種電子契約書に対応しており、ワークフロー機能を活用して社内稟議も一元管理が可能です。
また、新規契約だけでなく、過去の契約書も電子化して取り込むことができます。
管理の手間を省くため、契約書管理台席と電子データ化した契約書を1つのzipフォルダにまとめて一括アップロードすることが可能です。
ビジネスの見積・契約・受発注・請求を1つのIDでまとめて管理し、効率的な契約業務を実現します。
料金は月額10,000円からとお手頃です。一定の機能制限はあるものの、初めて利用される方向けのフリープランも用意されています。
この信頼できる契約書管理システムをぜひご活用ください。
主な電子契約システムを紹介：Contract One
「Contract One」は、プロフェッショナル向けの電子契約システムで、契約締結から保管まで効率化されています。
本システムは、外部サービスとの連携が必要な電子契約締結機能を持ち、特に紙の契約書に強みがあります。
印鑑を預ければ、押印や印刷・製本、さらには発送・受け取りまで、アナログな工程をすべて当システムが代行します。
リモート勤務でも全てのプロセスをオンラインで完結でき、紙ベースの契約書も電子契約書も、データ化された契約書情報として集中管理が可能です。
横断的な検索や契約書同士の関連付けも可能なため、複雑な契約の管理を制約する企業向けと言えるでしょう。
「Contract One」の詳細な料金については、お問い合わせください。
オンライン経由での契約運用やデータ化された契約書情報の活用を望む企業にぜひご検討いただきたいサービスです。
主な電子契約システムを紹介：invoiceAgent
「invoiceAgent」は、ビジネスの取引で不可欠な契約書等の帳票を一元化して管理することができる電子契約システムです。
契約書データをアップロードするだけで瞬時に電子契約（立会人型）が可能という手軽さがポイントで、さらにモバイルデバイスでの承認や承認経路の作成にも対応済みです。
このシステムの特性はAI OCRエンジンを通じた紙文書の読み取り・データ化です。
これにより紙の契約書も電子契約と同時に一元管理することが可能になります。データ化した契約書は自動仕分けや検索機能などを活用し、管理もスムーズ。
電子証明やタイムスタンプの付与、契約に関連した請求書やその他帳票との関連付け保管も可能となります。
このような多機能なシステムの評価や料金については、お問い合わせください。
主な電子契約システムを紹介：契約大臣
中小企業や個人事業主向けの電子契約システム「契約大臣」を主な特徴とともに紹介しましょう。
料金は月契約件数50件までなら月額6,050円、10件までであれば月額2,020円と、ご利用の予定に合わせた選択が可能です。
高機能ながらシンプルでリーズナブルな「契約大臣」は、事業者署名型の電子署名機能や改正電子帳簿保存法に準じた書類保管機能を備えています。既存の契約書はPDF化してアップロードするだけで、すぐに利用することが可能です。
また、契約書の作成から送付、締結まで全てオンラインで手続きでき、複数者間契約にも対応しています。
雇用契約書や労働条件通知書、秘密保持契約書、業務委託契約書など、中小企業管理職が日常的に頻繁に利用する契約書のテンプレートも豊富に揃っています。
取引先のサービス登録も不要という手軽さで、すぐにでも導入・利用可能です。
さらに、「契約大臣」はベーシックプランの年額払いの場合、税込で月額6,050円からとなります。
主な電子契約システムを紹介：Shachihata Cloud
「Shachihata Cloud」は印鑑で知られるシヤチハタが提供する電子契約システムです。
電子印鑑の利用が可能で、エントリープランなら月額100円/IDから利用を開始できます。
また、立会人型の電子契約を利用する場合は月額500円/IDのエンタープライズプランが選べます。
このシステムの特徴はグループウェア機能の搭載で、スケジューラーによる予定共有や社内掲示板、ファイル共有、ToDo管理、タイムカードによる打刻管理にも対応しています。
電子契約と並行してグループウェアの構築を考えている場合には、最適な選択です。
主な電子契約システムを紹介：みんなの電子署名
みんなの電子署名は、ビジネス上の書類をオンラインで管理・締結するための電子契約サービスです。主に二つの大きな魅力的な特徴があります。
一つ目は、月額利用料や契約締結ごとの従量料金が一切なしで、誰でも無料で利用可能なこと。
二つ目は、その機能の豊富さです。ユーザー数や文書送信件数に制限はなく、もちろんワークフロー機能も搭載しています。
さらに、電子署名を裏付ける証明書の付与、そして改正電子帳簿保存法にも対応している点が大きなポイントです。
契約相手が非会員でも問題なく契約締結可能なので、かなり実用的です。このサービスを用いて、契約書以外にも発注書や議事録、納品書、稟議書といった様々なビジネスシーンに応用することが可能です。ただし、2年目以降の文書保管には、リーズナブルですが、1文書あたり月額10円の料金が発生します。これにより、コスト削減とペーパーレス化を同時に実現できるでしょう。
主な電子契約システムを紹介：DocuSign
DocuSignは信頼性の高い電子契約システムとして、世界100万社以上に利用されています。
日本独自の印影捺印の機能はもちろん、各種ワークフローや一括送信等の機能も充実しています。
また、44の言語に対応した署名機能があり、多国籍なビジネス環境下でも効果を発揮します。
さらに、Salesforce等350以上の外部サービスとの連携を実現しており、業務効率化を支援します。
その優れた柔軟性と利便性を月額わずか2,800円から利用できます。DocuSignで、あなたのビジネスを一段とスマートにしましょう。
主な電子契約システムを紹介：Adobe Acrobat Sign
Adobe Acrobat Signは電子契約の優れたシステムとして知られています。
契約締結を効率化する豊富な機能を誇ります。最も魅力的なのは、基本的な電子署名機能だけでなく、テンプレート管理機能、ワークフロー機能、複数者への一斉送信機能も備えている点です。
また、モバイルデバイスからも送信操作が可能で、スマホやタブレットのモバイル版アプリも提供しています。
そしてAcrobatのPDF編集機能も活用でき、34言語対応なので多言語環境での使用にも適しています。上位プランのユーザーはMicrosoft 365、Salesforce、Zoho CRMなどと直接連携して使用でき、Acrobat Standardグループ版であれば月額1,518円から利用可能です。これらの優れた機能によって、Adobe Acrobat Signは主要な電子契約システムの一つとして注目を集めています。
まとめ
電子契約システムは、その特性をしっかり把握し、適切に選択することで最大の効果を発揮します。この記事を通じて、システムの選び方と効果的な使い方を理解し、あなたのビジネス改革の一助としてください。
よくある質問
電子契約の最大手は？
電子契約の最大手として、「クラウドサイン」が知られています。これは、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービスで、その信頼性と利便性により多くの企業から支持されています。「クラウドサイン 電子契約総合研究所」が実施した外部調査結果によると、2022年9月時点でクラウドサインの累計契約送信件数は1,171万件に上ります。これは、利用者がクラウドサインに対する信頼を示している結果と言えるでしょう。電子契約サービスとしての機能だけでなく、その多機能性から得られる便利性により支持され、その一方でセキュリティ面においても優れた実績を持つサービスです。
電子契約サービスの有名なものは？
電子契約サービスの世界は日々競争し、進化し続けており、その中から厳選された27社を皆さまにご紹介します。特に注目すべきは「電子印鑑GMOサイン」や「クラウドサイン」、「Freeeサイン」、そして「ジンジャーサイン」のようなサービスです。これらは全てのビジネスに便利さをもたらし、新しい働き方を提供します。同様に、「ドキュサイン」や「Adobe Acrobat Sign」も非常に人気のあるサービスで、幅広い需要に応えています。そして、新たな契約書作成の形を提案する「BtoBプラットフォーム契約書」や、業界で話題の「WAN-Sign」も見逃せません。これらのサービスはすべて、手間を省き、効率を上げるために不可欠です。電子契約サービスは業務をスムーズに進めるための新たなパートナーとも言えます。
電子契約のデメリットは？
電子契約が多くの企業で導入され、業務効率化やコスト削減の一助となっています。しかし一方で、デメリットもあり、企業での導入を躊躇する理由となっているのも事実です。
一つ目は、押印ワークフローの変更に伴う社内調整の面倒さです。紙の契約とは異なる手続きを組織全体に浸透させるには、適切な調整と教育が必要となります。
次に、取引先からの利用承諾を得られない場合もあります。全ての企業が電子契約に対応しているわけではなく、その都度調整が必要となってしまうのです。
三つ目は、契約日の変更が難しい点です。紙の契約なら可能な契約締結日の変更が、電子契約ではできなくなります。
四つ目は、すべての契約タイプに対応していないことです。一部の特殊な契約については、法令上の理由から適用が難しいケースもあるのです。
最後に、導入後の変更が難しい点です。選択したシステムに不満があった場合、新たなシステムへの移行は大きな手間とコストを必要とします。
以上のような理由から、電子契約の導入は慎重な検討が求められます。
2023年の電子契約の普及率は？
2022年に比べて3ポイント上昇し、2023年の電子契約の導入率は73.2%に達しました。この数値は、デジタル化の波が広範囲に及び、日本全国のビジネスシーンで電子契約が日々、一般化していることを明確に示しています。
証拠となる紙の書類を押印し、郵送や直接手渡しする形式から電子データとして瞬時に送受信できる電子契約に移行することで、時間と場所の制約を受けずスピーディーに契約手続きを進めることが可能となりました。これが多くの企業が電子契約を採用する重要な理由となっています。
電子契約の普及がさらに進むことが期待される中、今後の動向に引き続き注目が集まります。
電子契約にするメリットは？
電子契約がビジネスの現場に変革をもたらす中、そのメリットについて考察してみましょう。まず、業務効率化が挙げられます。従来の紙による契約は時間と手間もかかりますが、電子契約の導入により、これらが大幅に短縮し、迅速な対応が可能となります。また、紙を用いないことでコストの削減も期待できます。さらに、契約のプロセスが一元化・簡易化されます。これによって、全体の流れが可視化され、管理がしやすく、ミスの防止にも役立ちます。ただし、電子契約の導入には社内調整を必要とします。特に、利用方法が従業員に定着しやすいかどうかは重要です。導入支援を受けられる電子契約サービスを選ぶことで、スムーズな導入が期待できます。したがって、自社に合った最適なサービスを選定することが必要です。
電子契約の注意点は？
電子契約を利用するにあたっては、いくつかの注意点を把握しておくことが必要です。まず、ワークフローの変更が必要となる点です。紙ベースからデジタル化する際は、新たなルール作りや管理体制が必要になるでしょう。また、取引先との間で内容を十分に共有し、理解や同意を得る必要があります。この過程ではコミュニケーションが重要となります。さらに、契約内容によっては電子化できないケースもあります。理解や承認が必要な契約も中にはあり、その場合は紙ベースの契約を継続する方が良いでしょう。最後に、書類によっては関連法令の規定に従わなければならない点も忘れてはならない重要な注意点の一つです。
電子契約ができない理由は何ですか？
電子契約の便利さが注目されていますが、全ての場面で解決策となるわけではありません。電子契約ができない主な理由は、「公正証書を必要とするケース」と「消費者とのトラブル防止」の2つが考えられます。
まず、「公正証書を必要とするケース」がある場合、電子契約は不可能となります。例えば、土地の売買や相続、離婚など特定の取引には公正証書を作成する必要があり、これは電子文書ではなく紙ベースの契約書として作成され、公証人により公正証書として認められます。
また、「消費者トラブルとの防止」の観点からも電子契約には制限があります。特に、高齢者がスマートフォンやパソコンを操作する際の誤操作により、意図しない契約をしてしまうなどの問題が発生する可能性があるためです。
従って、電子契約は確かに便利ですが、一定の制限があり、全ての契約に対応するわけではないということを理解しておくことが求められます。
電子印鑑がダメな理由は何ですか？
電子印鑑は、インターネット上で無料で作成可能というメリットがありますが、その一方で潜在的なリスクも存在します。その主なリスクは「複製が容易であり、無断使用される危険性が高い」という点です。実際、電子印鑑は単なる画像データの一つであり、一度作成されれば誰でも簡単に複製できてしまいます。これにより、印鑑が元々果たしていた「本人性の証明」の役割が弱まり、その信憑性が損なわれます。そのため、重要な書類への押印に電子印鑑を使用することはおすすめできません。物理的なハンコを持つことは手間とされてきましたが、その手間こそが安全や信頼性を保証する重要な要素を担っているということを認識するべきです。
なぜ押印が廃止されるのか？
押印を廃止することで紙に依存した書類管理から解放され、ペーパーレス化が促進されるからです。押印の手間やコストを削減し、業務効率化を目指す動きが背景にあるためです。
ただし、紙の書類を電子ファイル化することで新たに発生する問題として、発行元のなりすましや文書の改ざんが挙げられます。それらを防ぐため、最近では電子サイン、タイムスタンプ、eシールなどの認証技術が注目を集め、用いられるようになってきました。これらの技術により、紙と同等以上の信頼性とセキュリティを電子ファイルに組み込むことが可能となり、より確かなペーパーレス化が期待されます。
電子契約で印鑑は必須ですか？
「電子契約で印鑑は必須ですか？」この疑問を持つ方は、紙書類への捺印が慣例となっているからかもしれません。昔ながらの日本のビジネスシーンでは、印鑑が重要な役割を果たしてきました。しかし、デジタル化が進む現代社会ではそのルールも変わりつつあります。結論としては、電子契約において印鑑は必須ではありません。データとしての署名や電子署名が法的にも認められています。また、電子契約は時間や場所を問わずに進めることができ、物理的な印鑑を使う手間を省くことができます。しかし、新しい方法への移行には不安もつきものです。広く受け入れられるまでにはまだ少し時間がかかるかもしれません。
電子署名はなぜ証明になるのですか？
「電子契約で印鑑は必須ですか？」この疑問を持つ方は、紙書類への捺印が慣例となっているからかもしれません。昔ながらの日本のビジネスシーンでは、印鑑が重要な役割を果たしてきました。しかし、デジタル化が進む現代社会ではそのルールも変わりつつあります。結論としては、電子契約において印鑑は必須ではありません。データとしての署名や電子署名が法的にも認められています。また、電子契約は時間や場所を問わずに進めることができ、物理的な印鑑を使う手間を省くことができます。しかし、新しい方法への移行には不安もつきものです。広く受け入れられるまでにはまだ少し時間がかかるかもしれません。
いつから印鑑が不要になった？
2020年11月、行政手続きにおける押印廃止が発表され、"いつから印鑑が不要になった？"と、多くの人が疑問を持ちます。押印廃止の対象は、住民や事業所が行う行政手続きの一部を含み、実際には法人登記や不動産登記などの実印が必要な83件の手続きは例外となります。 しかし、大部分の行政手続きでは書面の印鑑が不要となり、より便利なオンライン手続きが可能となります。以前と比べて手続きが簡素化され、郵送等の時間も節約できます。印鑑が縁起物や形式として完全に消え去るわけではありませんが、日本の行政サービスはデジタル化により、より速く、より簡単に進化しています。これからさらに進化し続けることを期待し、古い習慣を徐々に脱ぎ捨てましょう。 "いつから印鑑が不要になった?"のかと問われると、その答えは2020年11月からです。
印鑑の代わりにサインはできますか？
「印鑑の代わりにサインはできますか？」この疑問に対して、「はい、できます」と答えられます。一般的に、日本では重要な契約や合意などには印鑑が使われますが、実は署名でも代用できます。 正確には「署名」さえあれば、それを本人の意思により作成された私文書として認められます。つまり、署名があれば印鑑がなくても法的な効力を発揮することが可能です。これは日本の法制度が、本人の意思表示に重きを置いているからです。 しかし、これには一つ補足が必要です。それは「又は押印」という表現が示すように、書面に押印が必要とされるケースも存在することです。実際、一部業界や特定の文書では、"印鑑がなければ署名でもOK"という風潮があるかもしれませんが、その大前提として、書面には署名あるいは押印が必須となります。 従って、印鑑がない場合や間違って持ってこなかった場合でも、署名があれば合法性を確保できます。逆に言えば、署名でなく印鑑でも同じ効力を持つのです。これにより、日本の法制度は多様な形態を許容していると言えるでしょう。
脱ハンコはどうなった？
2020年9月、「脱ハンコ」が大きな話題になりました。行政手続きの約99%で押印の廃止が決定され、この変更は世間を騒がせました。その後、本格的な導入が始まったのは2021年4月1日以降です。 一般的に日本での契約や手続きには欠かせない存在だったハンコは、特に税務書類関係などは押印が法的に必須でした。しかし、2021年の税制改正によって大きく変わりました。税務関係の書類も一部の書類を除いて、押印が不要になったのです。 この脱ハンコ化は、社会全体のデジタルトランスフォーメーションの一環であり、行政手続きの効率化に大きく寄与することでしょう。 時代の流れに合わせて、「脱ハンコ」は進んでいますが、役所や企業の実情を考慮して、慎重にシフトすることが求められるでしょう。
みんなの電子署名はなぜ無料なのか？
みんなの電子署名が無料で提供される理由は、月額の固定費用や導入に伴う初期費用が不要であるため、電子署名は無料で利用可能であり、簡単にテストのための導入が可能です。
電子契約システムは互換性がありますか？
通常、既存のシステムとの連携に関しては、ベンダーがフォローをしていますが、電子契約システムは基本的に互換性がないことが一般的です。一度導入すると、他のシステムへの切り替えに手間がかかる可能性があります。そのため、他の社内システムとの連携も考慮して選択することが重要です。
電子契約の特徴は？
電子契約は、紙を一切使用せずに完結する契約プロセスであり、その締結はインターネット上で行われます。伝統的な紙の契約におけるハンコを、電子署名と呼ばれる仕組みに取って代わり、これにより紙と同等の法的効力を確保し、セキュリティを高めています。電子契約の特徴的な点は、契約書のやり取りが電子契約サービスを介して行われることです。
電子署名の利用率は？
2022年版の市場調査によれば、日本国内で電子契約/電子署名サービスを導入している企業は約3割に達し、導入を検討している企業・自治体を含めると5割以上に上ります。2021年と比較すると、導入率は11ポイントも上昇し、電子契約/電子署名サービスの導入が拡大していることが示されています。
電子契約はいつから可能になるのですか？
通常、電子契約において契約締結日は、当事者全員が承諾した日、つまりタイムスタンプが刻印された日を指します。これは書面契約と同様に、契約効力発生日が本文に明記されていなければ、「契約締結日＝効力発生日」となります。
電子契約比較ポイントは？
電子契約サービスの選定ポイントは、料金、工数の削減、送信機能、管理機能、承認方法、操作性、およびサポート体制の7つです。
電子署名とは何ですか？
電子署名は、紙文書における署名や印鑑に相当するデジタルな手続きです。 紙文書にはサインや印鑑を押すことで、その文書が本物であることが示されますが、電子文書には手書きのサインや印鑑を直接押すことができません。そのため、電子文書が本物であり、改ざんされていないことをどのようにして証明するかが問題となります。
電子署名のやり方は？
電子署名の手順は、Microsoft WordやMicrosoft Excelを使用する場合、以下の通りです。
電子署名を行いたいファイルを開く
署名を挿入したい箇所にカーソルを合わせ、「挿入」タブを選択
「テキスト」内で「署名行」をクリック
「署名の設定」ダイアログ ボックスに必要な情報を入力
電子署名の具体例は？
電子署名の具体的な例としては、タブレット端末などを使用して行う手書きのサインが挙げられます。手書きによる署名が電子上で保存され、代表的な電子署名の形態として一般的に認識されています。ただし、電子署名は手書きだけでなく、音声、記号、プロセスなど、多様な手段によって行われることもあります。
電子署名をするには何が必要ですか？
電子署名をPDFに付与する際には、電子証明書が必要です。 Adobe社が提供する「デジタルID」と呼ばれる電子証明書を使用します。デジタルIDは、氏名や所属の会社名、部署名などの属性情報とパスワードを関連付け、使用者を特定するための仕組みです。
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