HC
Admina Team
2024/03/22
インターネットの普及と共に、データを物理的なメディアに保存するのではなく、クラウド上に保管することが一般化しています。そうした中で、ビジネスだけでなく個人利用者にも人気なのがクラウドストレージ「Box」です。しかし、この「Box」、実際どのような機能がありどのように使えば便利なのでしょうか。今回は、Boxの基本から活用方法、さらには便利な機能までを丁寧に解説していきます。
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネットを通じ、データの保管と共有ができる便利なサービスのことです。サービス提供会社と契約することで、オンライン上のデータ保管庫を使ってファイルのやり取りが可能です。操作は自身のPC上のフォルダーと同じ感覚で行うことができ、他のPC業務と違いをほとんど感じることなく利用できます。 このクラウドストレージの大きな特長は、インターネットに接続可能な環境ならばどこからでもアクセスできる点、そして複数の人と同時にデータのやり取りができる点です。これにより、チームでの業務における情報共有や個々の作業の効率化が実現できます。 オンラインストレージは、私たちのデジタル生活をさらに便利で効率的なものにしてくれるツールです。
詳細はこちら
オンラインストレージのBoxとは
Boxは、オンラインストレージサービスの一つで、2005年のリリース以来、日本国内外の10万以上の企業に導入されています。PC上のフォルダと同等の操作感でデータのやり取りが可能です。 また、Boxはセキュリティに優れており、フォルダーやファイル単位で簡単かつ安全に複数人とのファイル共有が可能です。さらにユーザーごとにアクセス権限を細部にわたって設定できるため、情報管理に万全を期すことができるのも特長の一つです。
Boxとファイルサーバーとの違い:社外共有
従来用いられてきた社内ファイルサーバーは強固なセキュリティを持つ一方で、自社のネットワークからしかデータアクセスできないという制約があります。社外からのデータ共有やテレワーク、リモートワーク、外出先からのオンライン業務に適応させることが難しいというデメリットがあります。
一方、Boxはオンラインストレージとしての特性を活かし、場所や環境を問わずデータへのアクセスが可能です。社外からもスムーズにファイル共有できるため、現代の動的なビジネスシーンに対しても簡単に対応できます。これが、Boxとファイルサーバーにおける最大の違いであり、Boxの優位性と言えるでしょう。
容量の制限
社内ファイルサーバーでは、データ保管のため社内にサーバー設置が必須で、データ量が増加することにより容量増設が必須となります。部署毎の上限設定や定期的なデータ整理など対策を打っても、同じ問題が何度も起こる可能性があります。特にデータベースとの連携があると、増設は簡単ではなく、システムの再構成や十分な準備時間が必要となることもあります。
一方、オンラインストレージのBoxでは、この容量に関する問題を無視することができます。仮想的に容量を増やすクラウドサービスの特性を活かし、簡単に容量増設ができます。Boxは社内ファイルサーバーや他のオンラインストレージに比べて、容量制限の面で大きな優位性を持つと言えます。
詳細はこちら
Boxと他のオンラインストレージとの違い
Boxは多くの企業に導入されており、企業ニーズを反映した機能を提供しています。例えば、ファイルやフォルダ単位でアクセス権限の設定ができ、細やかなセキュリティ制御が可能です。他のオンラインストレージサービスにも同様の機能がある場合がありますが、Boxは早くからこうした機能を提供してきました。オンラインストレージサービスを選ぶ際は、セキュリティ機能だけでなく、利用シーンや既存システムとの互換性なども考慮する必要があります。
クラウドストレージ「Box」の特徴とメリット:保存容量を簡単に追加できる
Boxを利用することのメリットとして保存容量が簡単に追加できるポイントがあります。PCのハードディスクがいっぱいになっても、Boxの大容量プランを利用することで、追加のストレージを確保できます。特にBusinessプランでは、ユーザー1人あたりの容量が無制限となっています。ただし、プランによっては制限がある点には注意が必要です。
細かなアクセス権限設定が可能
Boxの特徴の一つに、アクセス権限の詳細な設定が挙げられます。Boxでは、ユーザーごとに権限を設定でき、ファイルの読み込みのみを許可したり、一部のユーザーのみに編集権限を与えたりと、柔軟な運用が可能です。これにより、ファイルが個人の判断で不適切に編集されたり削除されたりするトラブルを防ぐことができます。
セキュリティの高さ
Boxの特徴の一つに、セキュリティの高さがあります。Boxでは保管時のファイル暗号化にAES256ビットが使用され、転送時にはTLSが用いられるなど、多層的なセキュリティ対策が施されています。さらに、Boxは国際的なセキュリティ規格をクリアしており、各国の政府機関や法人からの信頼も得ています。これらの機能により、Boxは業務使用の場面で、高度な安全性と利便性を提供しています。
Boxが選ばれる理由
Boxが世界中の企業や機関に選ばれる大きな理由は、業務効率化を実現しつつ、セキュリティの高いファイル共有ができるからです。現代のビジネスにおいて、セキュリティの高い共有手段は不可欠であり、Boxはそれを提供します。ファイルやフォルダレベルでのアクセス権限設定により、精密なコンプライアンス遵守が可能となり、ユーザーに安心感を与えます。また、Boxでは一部のプランで大容量のストレージを提供しており、ユーザーはファイルのアップロードを容易に行えます。さらに、多業種にわたる導入実績もBoxが選ばれる理由の一つです。これらの特徴により、Boxは様々な業種での業務効率化とセキュリティの高いファイル共有を可能にしています。
まとめ
Boxは容易なデータ共有やバックアップ、簡単なコラボレーションを可能にする便利なクラウドストレージです。今回の内容がBoxを検討されている方の参考になれば幸いです。
よくある質問
Boxの無料プランは、基本的な管理機能を備えていますが、主に個人ユーザー向けに設計されています。一方、有料プランでは、より高度な管理ツールが提供され、これらは「Business」、「Business Plus」、「Enterprise」、「Enterprise Plus」の4つのプランで利用可能です。「Enterprise」と「Enterprise Plus」プランでは無制限のストレージが提供されますが、「Business」と「Business Plus」プランではユーザー1人あたりの容量に上限があります。
BOXの欠点は何ですか？
Boxクラウドストレージサービスの潜在的な欠点は以下の通りです。
基本的にオンライン環境が必要であり、インターネット接続がない場合は使用が制限される。ただし、一部のプランではオフラインアクセス機能が提供されている。
無料プランでは機能や容量に制限がある。
BOXストレージはどこの会社ですか？
BOXストレージは、米国のカリフォルニア州レッドウッドシティに本社を置く企業です。
BOXとDropboxの違いは何ですか？
BoxとDropboxの主な違いは次のとおりです。
法人向けサービス vs. 個人向けサービス
Boxは主に法人向けのサービスに特化しており、企業や組織がチームでのファイル共有やコラボレーションを行うためのツールを提供しています。
Dropboxは個人向けのサービスとしてスタートしましたが、後にビジネス向けプランも提供しました。しかし、始まりは個人利用が主であり、その特徴を残しています。
クラウドでの作業完結 vs. ローカル保存ファイルの同期
Boxは、ファイルのダウンロードやローカル保存をせず、主にクラウド上での作業を推奨しています。ファイルはクラウド上で直接編集や共有が可能です。
Dropboxは、ファイルをローカルに保存し、同期させることでオフラインでも利用可能です。このため、ユーザーはローカル環境で作業し、後で同期することができます。
セキュリティ機能の違い
Boxはセキュリティに重点を置いており、エンタープライズ向けのセキュリティ機能を提供しています。これには、データの暗号化、アクセス制御、監査機能などが含まれます。
Dropboxもセキュリティには配慮しており、データの暗号化や2段階認証などの機能を提供していますが、Boxほど法人向けのセキュリティ機能に特化しているわけではありません。
価格とプランの違い
BoxとDropboxは、それぞれ異なる価格設定とプランを提供しています。企業や個人のニーズに合わせて、適切なプランを選択することが重要です。
これらの違いを考慮して、ビジネスや個人のニーズに合ったサービスを選択することが重要です。
BOXは容量無制限ですか？
BOXは容量無制限のファイル共有サービスです。どのプランを選んでも、ストレージ容量に制限はありません。これは、企業や組織が大量のデータを安全に保存し、共有するための効果的なソリューションを提供することを可能にします。
BOXはなぜ安全なのでしょうか？
BOXが安全である理由はいくつかあります。
暗号化: Boxは通信時にSSL（Secure Sockets Layer）でデータを暗号化します。これにより、データが送受信される際に盗聴や傍受から保護されます。
データセンターのセキュリティ: Boxは複数のデータセンターでデータを管理しています。これにより、データの冗長性が確保され、データが失われるリスクが低減されます。さらに、データセンターは物理的なセキュリティ対策が施されており、厳格なアクセス管理が行われています。
アクセス制御: Boxは高度なアクセス制御機能を提供しており、管理者はユーザーごとにアクセス権を細かく設定できます。これにより、データへの不正なアクセスを防ぐことができます。
総じて、Boxはデータのセキュリティに重点を置いたサービスであり、企業や組織がデータを安全に管理し共有するための信頼性の高いプラットフォームです。
なぜBOXは人気があるのでしょうか？
BOXが人気の理由はいくつかあります。
セキュリティ: BOXはセキュリティに強いとされています。データの暗号化やアクセス制御など、高度なセキュリティ機能を提供しており、企業や組織が機密情報を安全に管理できることが魅力です。
システム連携: BOXは様々なシステムとの連携が容易であり、他のアプリケーションやサービスとシームレスに連携することができます。これにより、従来のシステムとBOXを組み合わせることで、効率的な業務プロセスを実現できます。
DXの加速: デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上で、BOXは重要な役割を果たします。BOXを活用することで、従来型の業務プロセスを効率化し、新しい価値を創造することが可能です。
容量無制限: BOXは容量無制限のストレージを提供しており、大量のデータを安全に管理できます。これにより、企業や組織はデータの増加に伴うストレージの制約を気にせずに活動できます。
総じて、BOXのセキュリティ、システム連携、DXの加速、容量無制限といった特長が、多くの企業や組織にとって魅力的な要素となっており、その人気の一因となっています。
boxのフォルダのアクセス権限を制限するにはどうすればいいですか？
Boxのフォルダのアクセス権を制限する手順は次の通りです。
Boxのウェブサイトにログインし、対象のフォルダを開きます。
フォルダの右上にある「設定」アイコンをクリックします。
「フォルダ設定」ページが開くので、そこで「共有リンクへのアクセス」セクションを見つけます。
「このフォルダに共有リンクからアクセスできるのはコラボレータのみに制限する」チェックボックスをオンにします。
アクセスを制限する項目の種類を選択します。これには、フォルダへのアクセス権を持つユーザーの役割や特定のユーザーへのアクセスの制限が含まれます。
最後に、「変更を保存」ボタンをクリックして設定を保存します。
これにより、指定された条件を満たさないユーザーは、対象のフォルダへのアクセスが制限されます。
BOXのアクセス権限のつけ方は？
BOXで管理対象ユーザーに権限を付与する手順は以下の通りです。
管理コンソールにログインし、[ユーザーとグループ] セクションに移動します。
[管理対象ユーザー] タブをクリックします。
[ユーザーの追加] ボタンをクリックします。
ユーザーの名前とメールアドレスを入力します。
必要に応じて、ユーザーが所属するグループやアクセス可能なフォルダを選択します。これにより、選択したグループの権限や選択したフォルダへのアクセス権が自動的に付与されます。
これにより、管理対象ユーザーに必要な権限を正しく設定し、BOXの利用を管理できます。
BOXのアクセス権の延長はどうやってする？
BOXのアクセス権の延長手順は以下の通りです。
BOXの設定ページにアクセスし、[設定] > [リモートアクセス管理] > [リモートアクセス権] > [有効期限の更新] を選択します。
更新対象となるアクセス権を確認し、必要な項目にチェックを入れます。
更新対象のチェックボックスにチェックを入れ、[確認] ボタンをクリックします。
これにより、BOXのアクセス権の有効期限が更新されます。
BOX 誰でもアクセスできる？
BOXでは、以下のようなアクセス制御が可能です。
リンクを知っている全員（公開/オープン）: 特定のファイルやフォルダにアクセスするためのリンクを持っている人は、BOXアカウントを持っていなくてもそのコンテンツにアクセスできます。
会社のユーザー: 同じBOX Enterprise内のユーザーや、同じメールドメインのBOXアカウントを持つユーザーは、企業内のコンテンツにアクセスできます。
ファイル共有サービスBoxは無料ですか？
ファイル共有サービスBoxには無料プランと有料プランがあります。無料プランでは一般的な個人や小規模なチーム向けに10GBのストレージが提供されます。一方、有料プランでは容量無制限のストレージやビジネス向けのセキュリティ機能、管理ツールなどが提供されます。
BOXの共有はアカウントなしでもできますか？
Boxの共有リンクを使用すれば、Boxアカウントを持っていない人にもファイルを共有することができます。共有リンクを作成し、そのリンクを知っている人は誰でもファイルにアクセスできます。アクセスするためにはBoxアカウントは必要ありません。ただし、共有設定によっては特定のユーザーにのみアクセス権を与えることもできます。
BOXの共有と共有リンクの違いは？
BOXの共有と共有リンクの違いは以下の通りです。
コラボレーション
コラボレーションは、Boxアカウントを持つ組織外の人との共有を指します。
コラボレーションを通じて、Box内のファイルやフォルダを他のユーザーと共有し、共同作業を行うことができます。
共有相手はBoxアカウントを持っている必要があります。
共有リンク
共有リンクは、Boxアカウントを持たない人との共有を実現します。
共有リンクを作成すると、そのリンクを知っている人は、Box内のファイルやフォルダにアクセスできます。
共有相手はBoxアカウントを持っていなくてもアクセスできます。
共有リンクは、特定のファイルやフォルダを誰でも簡単に共有したい場合に便利です。一方で、より制御された共有やセキュリティが必要な場合には、コラボレーションを使用することが適しています。
BOXにファイルをアップロードする方法は？
BOXにファイルをアップロードする手順は以下の通りです。
[すべてのファイル] セクションで、画面右上にある [新規 +] ボタンをクリックします。このボタンは、新しいファイルやフォルダを追加するためのメニューを開きます。
メニューから、アップロードしたい項目に応じて [ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] を選択します。ファイルをアップロードする場合は [ファイルのアップロード] を選択し、フォルダをアップロードする場合は [フォルダのアップロード] を選択します。
アップロードするファイルまたはフォルダを選択して、開くボタンをクリックします。選択したファイルやフォルダがBOXにアップロードされます。
これで、ファイルやフォルダがBOXにアップロードされました。
BOXのストレージ容量制限は？
Boxのストレージ容量制限は、エディションの種別によって異なります。一般的な制限は以下の通りです。
Business: 1ユーザーあたりのストレージ容量が無制限ですが、1ファイルあたりのアップロードサイズの上限は5GBです。
Business Plus: 1ユーザーあたりのストレージ容量が無制限で、1ファイルあたりのアップロードサイズの上限は15GBです。
Enterprise: 1ファイルあたりのアップロードサイズの上限が50GBまで設定できます。
つまり、Boxのストレージ容量はユーザーごとに無制限ですが、1ファイルあたりのアップロードサイズには制限があります。
ストレージの容量が足りないとどうなる？
ストレージの容量が不足すると、以下のような影響があります。
データの保存ができない: 新しいファイルやデータを保存することができなくなります。これは、作業の進行や重要な情報の追加ができなくなることを意味します。
サービスの動作が低下する: ストレージ容量が不足すると、システム全体のパフォーマンスが低下する可能性があります。これにより、アプリケーションの応答性が悪化し、ユーザーエクスペリエンスが悪化します。
データの損失のリスクが高まる: ストレージ容量が不足している状態で新しいデータを受け入れようとすると、データの一部または全体が失われる可能性があります。これにより、重要なデータの損失が発生するリスクが高まります。
バックアップの実行が困難になる: ストレージ容量が不足している場合、定期的なバックアップの実行が困難になります。これにより、データの復旧や災害からの保護が妨げられる可能性があります。
これらの理由から、適切なストレージ容量を維持し、必要に応じて容量を拡張することが重要です。
BOXの無料版にはどんな制限がありますか？
BOXの無料版には以下の制限があります。
ストレージ容量: 10GBまで。無料プランではファイルやデータを合計10GBまで保存することができます。容量を超えると新しいデータを保存することができません。
ファイルアップロードの制限: 1回のアップロードにつき250MBまで。1つのファイルのサイズが250MBを超える場合、無料プランではアップロードできません。
サポートの制限: 無料プランではサポートが限られています。通常のプランでは提供される高度なサポートやカスタマーサービスは利用できません。
これらの制限は、無料版を個人的な用途や小規模なプロジェクトで使用する場合には問題にならないかもしれませんが、企業や大規模なプロジェクトで使用する場合は制限が厳しいかもしれません。企業で使用する場合は、Businessプランなどの有料プランを検討することがおすすめです。
Box Mobileアプリとは
いつでもどこでも、あなたのペースで仕事ができる Box Mobileアプリ。スマートフォンを活用し、オフィスの枠を超え、外出先でも自宅でも、あなたの生産性を最大限に引き出します。
主な特長:
・数百種類のファイル形式に対応し、どんな文書も即座に確認
・安全性を確保しながら、チームメンバーとスムーズにファイル共有
・オフラインでもコンテンツにアクセス可能。インターネット接続を気にせず作業に集中
本記事の内容に誤り等がございましたら、こちらからご連絡ください。
マネーフォワード Adminaについて
