HC
Admina Team
2023/08/02
外部共有コンテンツ管理機能が登場しました。
お客様の環境にある100万以上のファイルの公開設定の確認を毎晩のように自動的に行います。
これは、SaaSを利用した外部とのコラボレーションを安全に行うことを支援するものです。
従業員の皆様が日々作成した非常に多くのコンテンツのすべての権限を自動的に確認・監査して危険度の高いコンテンツを検出いたします。
対象サービス： Google Drive, One Drive, Box
近日対応予定： Figma, Notion, Google Drive(マイドライブ対応)
外部共有コンテンツ管理の課題
例えば皆様においては、この様な経験はありませんでしょうか？「最初は非公開だったのにいつの間にか公開になっていた。」「公開と知らずに秘匿情報を書いてしまった。」「ファイルをコピーしたら意図せず公開設定もついてきた」「招待が上手く動かないので一時的に全体公開で作業する」「みんなで作業したいから招待する」
これらはコンテンツ共有を促して、コラボレーションを推進し、より創造性高い業務を行うことを可能にしている一方で、作業者の皆さまが毎回忘れずに正しい共有設定を持ち続けることは現実的な難しさがありました。一度作成したファイルは100万以上のファイルの中に埋もれてしまうからです。
そしてこれらはGoogle Driveの様なクラウドストレージだけではなくNotionやFigmaなどのコラボレーションツールでも起きうる可能性があります。
「ちゃんと共有管理している？」と言われて絶対大丈夫！といえる組織は非常に少ないのではないでしょうか。
これらの問題は最終的にセキュリティインシデントを引き起こす可能性があり、より強固に守るためには便利な共有機能を制限せざる負えない状況になっていきます。
しかし、出来ることならば共有の利便性と安全性は両立させていけるのが最も良い道だと思っています。
外から監視することでリスクを検出する
Adminaによって危険度の高いコンテンツを検出をワンクリックで自動的に、継続的に行うことができるようになります。お客様は連携画面で連携を行うだけです。
例えば連携後この様な画面になります。
実際に検出したファイルのコンテンツは当社は保有しておりませんので、お客様にて確認したあと、この共有設定は問題ないと印をつけることができます。
新しいファイルも日々検出されますので、差分のみ確認する事で常に安全性を高く維持することができます。
従業員の皆様は今まで通り会社のルールに則り仕事をして、必要に応じて外部とコラボレーションを行います。そして情報システム部や監査チームはAdminaの外部共有コンテンツ監査機能を用いて、ルールを逸脱してしまったファイルがないかモニタリングをすることができます。
Google Drive側にあるような共有制限設定とは別で、共有する必要のあったファイルをモニタリングすることができます。
悪意なく一般公開に設定されたとしても、翌日にはAdminaのアラートで気づくことができます。これにより安心してコラボレーションを見守ることが出来るようになります。
代替製品との比較
市場にある一般的な代替品とAdminaを比較してみましょう。
すべてにおいて優れているわけではありませんが、代替製品と併用することでより安心を構築する事ができます。
Admina
https://i.moneyforward.com/
クラウドサービスをAdminaに連携すると、一定時間後に外部共有・全公開のコンテンツを検出してアラートとして通知することができます。またAdminaの画面から共有状況や共有の解除も行えます。
クラウドストレージ以外も管理できます。(近日リリース予定)
Drive Checker
https://drivechecker.taf-jp.com/
Google Drive向けのAdminaよりよりリッチな製品です。より頻繁に詳細に管理を行い場合に向いています。Google Driveだけが対象です。
Box
https://www.box.com/
外部共有コンテンツ管理ツールではなく、クラウドストレージサービスです。非常に細やかな権限管理が行えます。
Google Driveの機能
Google Workspace Business Standard以上のユーザーは、管理コンソールの「レポート」からドライブ内の外部共有数の推移のみ確認できます。Enterpriseエディションの場合は操作ログベースで検出できます。
または共有に制限をかけることができます。
一方でシェアしたファイルを統合的に管理する方法はありません。
One Driveの機能
Google Driveと同様に、機能制限、アクセス制限を管理者側で設定することができます。一方でシェアしたファイルを統合的に管理する方法はありません。
この機能のパフォーマンス
ベータ期間をサマリーすると、180万を超えるファイルを４時間で走査することができました。そのままスケールした場合1日あたり1080万ファイルを検査可能ということです。
(※初回のみ全てのファイルを確認するため、ファイル数に応じて処理時間が伸びます)
また複数の検証対象に対して約2000個の完全公開ファイルを発見し、約200万個のメールアドレスを指定した外部共有ファイルを発見することができました。
改めて外部共有ファイルの管理の規模について理解することができたように思います。
これまでの事前検証を通じて、どの様な規模のお客様にも現実的なパフォーマンスでサービスをご提供できるようになりました。そして想像以上の効果を手に入れることができました。
Adminaはお客様の生産性に寄与するソフトウェアの安全性をサポートし、
より生産性高い活動ができることをご支援いたします。
この機能はすぐに試すことができます。ぜひクレジットカード不要で試してみましょう。
無料で使ってみる
SaaS管理でセキュリティについて気になるかたは
AdminaでのSaaSセキュリティ対策についてぜひご覧ください。
https://i.moneyforward.com/features/security
Adminaでは毎週のようにリリースをしています！
https://link.i.moneyforward.com/changelog
外部共有コンテンツ管理の課題
外部共有コンテンツ管理機能が登場しました。
お客様の環境にある100万以上のファイルの公開設定の確認を毎晩のように自動的に行います。
これは、SaaSを利用した外部とのコラボレーションを安全に行うことを支援するものです。
従業員の皆様が日々作成した非常に多くのコンテンツのすべての権限を自動的に確認・監査して危険度の高いコンテンツを検出いたします。
対象サービス： Google Drive, One Drive, Box
近日対応予定： Figma, Notion, Google Drive(マイドライブ対応)
例えば皆様においては、この様な経験はありませんでしょうか？「最初は非公開だったのにいつの間にか公開になっていた。」「公開と知らずに秘匿情報を書いてしまった。」「ファイルをコピーしたら意図せず公開設定もついてきた」「招待が上手く動かないので一時的に全体公開で作業する」「みんなで作業したいから招待する」
これらはコンテンツ共有を促して、コラボレーションを推進し、より創造性高い業務を行うことを可能にしている一方で、作業者の皆さまが毎回忘れずに正しい共有設定を持ち続けることは現実的な難しさがありました。一度作成したファイルは100万以上のファイルの中に埋もれてしまうからです。
そしてこれらはGoogle Driveの様なクラウドストレージだけではなくNotionやFigmaなどのコラボレーションツールでも起きうる可能性があります。
「ちゃんと共有管理している？」と言われて絶対大丈夫！といえる組織は非常に少ないのではないでしょうか。
これらの問題は最終的にセキュリティインシデントを引き起こす可能性があり、より強固に守るためには便利な共有機能を制限せざる負えない状況になっていきます。
しかし、出来ることならば共有の利便性と安全性は両立させていけるのが最も良い道だと思っています。
外から監視することでリスクを検出する
Adminaによって危険度の高いコンテンツを検出をワンクリックで自動的に、継続的に行うことができるようになります。お客様は連携画面で連携を行うだけです。
例えば連携後この様な画面になります。
実際に検出したファイルのコンテンツは当社は保有しておりませんので、お客様にて確認したあと、この共有設定は問題ないと印をつけることができます。
新しいファイルも日々検出されますので、差分のみ確認する事で常に安全性を高く維持することができます。
従業員の皆様は今まで通り会社のルールに則り仕事をして、必要に応じて外部とコラボレーションを行います。そして情報システム部や監査チームはAdminaの外部共有コンテンツ監査機能を用いて、ルールを逸脱してしまったファイルがないかモニタリングをすることができます。
Google Drive側にあるような共有制限設定とは別で、共有する必要のあったファイルをモニタリングすることができます。
悪意なく一般公開に設定されたとしても、翌日にはAdminaのアラートで気づくことができます。これにより安心してコラボレーションを見守ることが出来るようになります。
代替製品との比較
市場にある一般的な代替品とAdminaを比較してみましょう。
すべてにおいて優れているわけではありませんが、代替製品と併用することでより安心を構築する事ができます。
Admina
https://i.moneyforward.com/
クラウドサービスをAdminaに連携すると、一定時間後に外部共有・全公開のコンテンツを検出してアラートとして通知することができます。またAdminaの画面から共有状況や共有の解除も行えます。
クラウドストレージ以外も管理できます。(近日リリース予定)
Drive Checker
https://drivechecker.taf-jp.com/
Google Drive向けのAdminaよりよりリッチな製品です。より頻繁に詳細に管理を行い場合に向いています。Google Driveだけが対象です。
Box
https://www.box.com/
外部共有コンテンツ管理ツールではなく、クラウドストレージサービスです。非常に細やかな権限管理が行えます。
Google Driveの機能
Google Workspace Business Standard以上のユーザーは、管理コンソールの「レポート」からドライブ内の外部共有数の推移のみ確認できます。Enterpriseエディションの場合は操作ログベースで検出できます。
または共有に制限をかけることができます。
一方でシェアしたファイルを統合的に管理する方法はありません。
One Driveの機能
Google Driveと同様に、機能制限、アクセス制限を管理者側で設定することができます。一方でシェアしたファイルを統合的に管理する方法はありません。
この機能のパフォーマンス
ベータ期間をサマリーすると、180万を超えるファイルを４時間で走査することができました。そのままスケールした場合1日あたり1080万ファイルを検査可能ということです。
(※初回のみ全てのファイルを確認するため、ファイル数に応じて処理時間が伸びます)
また複数の検証対象に対して約2000個の完全公開ファイルを発見し、約200万個のメールアドレスを指定した外部共有ファイルを発見することができました。
改めて外部共有ファイルの管理の規模について理解することができたように思います。
これまでの事前検証を通じて、どの様な規模のお客様にも現実的なパフォーマンスでサービスをご提供できるようになりました。そして想像以上の効果を手に入れることができました。
Adminaはお客様の生産性に寄与するソフトウェアの安全性をサポートし、
より生産性高い活動ができることをご支援いたします。
この機能はすぐに試すことができます。ぜひクレジットカード不要で試してみましょう。
無料で使ってみる
SaaS管理でセキュリティについて気になるかたは
AdminaでのSaaSセキュリティ対策についてぜひご覧ください。
https://i.moneyforward.com/features/security
Adminaでは毎週のようにリリースをしています！
https://link.i.moneyforward.com/changelog
よくある質問
Notionとは？
Notionは、複数の機能を一元管理できるクラウド型のソフトウェアです。このアプリはメモ、プロジェクト管理、データベース、タスク管理、文書作成、ノート作成、カレンダーなど、多岐にわたる用途に対応しています。ユーザーは自由な形式で情報を整理し、共有することが可能で、その柔軟性と多機能性が特徴です。さまざまなニーズに応じてカスタマイズできるため、個人のタスク管理からチームプロジェクトまで幅広く活用されています。
Notionは、クラウド型の万能アプリで、ワークスペース内でさまざまな作業を行えます。ワークスペースをクリックすると、共有したい情報やページを表示させることができます。サイドバーには、共有されたページや招待されたユーザー名などが表示されます。Notionでは、特定のページをクリックすることで共有設定が可能で、どのワークスペースに共有されたかや共有元から共有先へと簡単にアクセス権を設定できます。チーム全体に向けて情報を共有したり、ワークスペース内で共有されたページを作成したりする際に、アクセス権限をチームスペースに付与することができます。
Notionは多彩な機能を提供しています。主な機能には以下のようなものがあります。
ドキュメント作成：豊富な編集機能を備えた文書作成ツール。テキストや画像を自由に配置できます。
データベース：情報をテーブル形式で整理し、カスタマイズ可能なデータベースを作成できます。
タスク管理：To-Doリストやカレンダー、リマインダーなどの機能を利用してタスクを追跡できます。
Wiki：内部ドキュメントや知識ベースを作成し、情報を整理・共有できます。
プロジェクト管理：チームでのプロジェクト進行を追跡し、タスクを割り当てるためのツールを提供します。
カスタムテンプレート：様々なテンプレートを利用して、作業を効率化できます。
共有とコラボレーション：ページやドキュメントをチームメンバーや外部と共有し、コラボレーションできます。
インテグレーション：他のアプリやツールと連携し、作業を効率化するための機能も提供されています。
これらの機能を組み合わせて、個人のタスク管理からチームのプロジェクト管理、知識共有まで多岐にわたる用途に活用できます。
Notionは無料で共有できますか？
Notionの無料プランでは、最大5人のゲストと共有が可能です。パーソナルプランのメンバーは、ページをWebページとして書き出し、リンクを共有することができるため、他のNotionユーザーにページを見せたり、コメントしたり、編集したりすることができます。
Notionで複数人で共有するには？
Notionを複数人で使用している場合、すぐにページを共有できます。共有する方法は次の通りです。ページ右上の「共有」をクリックし、[ワークスペース名]の全メンバーにアクセス権限を付与することができます。
Notionの共有は何人までできますか？
最大10人までのゲストを招待可能です。 無料プランではメンバーを無料で追加できますが、2人以上のメンバーがいる場合、トライアルにブロックの制限が適用されることに留意してください。
本記事の内容に誤り等がございましたら、こちらからご連絡ください。
