導入事例
アジアクエスト株式会社
情報システム部 マネージャー
久保 雄大
様
# SaaS利用状況の可視化
# シャドーITの可視化
# アカウントライフサイクルの効率化
# 退職アカウントの検知
# アカウント棚卸効率化
# 外部共有コンテンツの検知
# デバイス管理
アジアクエストは、高度なAI技術を核に、AIX（AIトランスフォーメーション：AIによる業務変革）およびDXの実現を支援するAIインテグレーターです。AI・IoT・クラウドなど多様な技術に加え、建設・製造・小売といった各業界の知見をあわせ持つプロフェッショナル集団として、コンサルティングから設計・開発・運用、人材育成まで一貫して伴走。PoCから大規模システム構築まで、確かな実装力で応え、お客様と共に新たな価値の創出と変革を実現しています。
サマリー
積極的な新卒採用など組織が急速に拡大する中で、比例して増え続けるSaaSアカウントの管理工数や、スプレッドシートによるデバイス台帳の限界に直面していたアジアクエスト様。「マネーフォワード Admina」を導入し、豊富な連携可能数とブラウザ拡張機能を活かした仕組み化を進めた結果、退職者のアカウント削除工数を8割削減するなどの効率化を実現しました。合間の定型業務を最小化し、社内業務の「AIネイティブ化」をはじめとする、本来のコア業務に没頭できる環境を構築した同社の取り組みに迫ります。
導入前の課題
組織が拡大するにつれて、SaaSアカウントの管理工数が増加していた
現場主導でSaaSの導入が進んだため、アカウントの保持状況やシャドーITの実態が不透明になっていた
スプレッドシートでのデバイス管理に限界を感じ、過去の利用履歴を追跡が困難になっていた
導入効果
退職者アカウントをAdmina上から直接削除することが可能になり、確認から削除にかかる時間を約8割削減できた
Adminaのブラウザ拡張機能を配布したことで、API未連携のSaaSを含めたシャドーITの検知を自動化できた
周辺機器の管理をAdminaへ移行し、IT資産情報が構造化された台帳へと一新できた
契約更新期日の自動通知を活用し、事前に価格改定の情報を把握して先回りする運用フローを確立できた
合間の定型業務によって集中力が削がれるのを防ぎ、社内業務の「AIネイティブ化」などのコア業務に没頭できる環境を創出できた
「攻めのDX推進」と「基盤を支えるオペレーション」を包括する情報システム課のミッション
──まず最初に、久保様の社内での役割や、情報システム部の体制について教えてください。
久保様： 私は情報システム部 情報システム課のマネージャーを務めています。ミッションとしては、従業員が「便利」かつ「安全」にITシステムを利用できる状態を推進し、バックオフィスから自社の事業を強力に支え、加速させていくことだと考えています。日々のオペレーションの全体を統括しつつ、新しい仕組みを導入するプロジェクトの計画や、IT周りの年間予算計画の策定などを部長と共に進めています。
情報システム部は全体で11名在籍しており、チームは大きく2つに分かれています。1つは、社内システムやデバイスの管理、ヘルプデスク対応、アカウントのライフサイクル管理といった、いわばインフラや基盤となるオペレーションを担うチーム。もう1つは、他部門の間接業務のプロセスに入り込んで業務改善を推進する、業務プロセスの改善や社内DXを推進するチームです。私の役割としては、このオペレーションと社内DX推進の双方のグループを包括してマネジメントしている形になります。
──社内DX推進と、基盤を支える情シスの機能が共存しているのが特徴的ですね。これには貴社の事業内容も深く関係しているのでしょうか。
久保様： まさにその通りです。弊社は、デジタル技術を駆使してお客様のシステム開発やDXを支援するSI（システムインテグレーション）企業なのですが、現在は特に、DXにAIを掛け合わせた「AIX」を軸に、お客様の新たな価値創造を目指す「AIインテグレーター」としての歩みを強めています。AWSなどのクラウドや、IoT、Web開発などの高い技術力に加えて、お客様の業界知識を深く理解したエンジニアが伴走するスタイルが強みです。
このように「最先端のテクノロジーを提供する会社」だからこそ、社内でもAIの活用は非常に積極的に推奨されています。主要な対話型AIや、Google WorkspaceのAI機能、ソースコード生成AIなど、かなり幅広い最新ツールを全社で使えるようにしています。
現在は「社内業務のAIネイティブ化」といった大きなプロジェクトも走っており、自社の情報を集約した社内データ基盤の構築など、自社業務自体をAIで大きく変える取り組みを盛んに進めています。お客様へAIを用いた業務改革をご提案する立場として、まずは自らが身をもって先進技術の価値やその難所を体感し、深く理解しておくことが不可欠だと考えているためです。
ただ、最先端の技術をどんどん取り入れる一方で、情報システム部門としては、全体の管理や統制、情報セキュリティ面の整備が非常に重要であり、同時に大きな挑戦でもあります。
新卒採用と組織拡大。丁寧な管理だからこそ膨らみ始めていた管理工数
──「マネーフォワード Admina」を導入された当時（2023年5月頃）は、どのような課題やお悩みがありましたか。現在の500名を超える組織へと拡大していく中での当時の状況について教えてください。
久保様： 弊社は毎年新卒採用を積極的に行うなど、組織が着実に拡大しているフェーズにありました。エンジニアが多いカルチャーということもあり、現場のやりたいことや生産性を最大化するために、活用するSaaSの数がどうしても多くなる傾向にありました。
当時から、ルールに則って「退職者のアカウントは確実に削除する」「台帳に漏れなく記録する」といった基本的なガバナンス自体は高い水準で、真面目に運用していた方だと思います。ただ、だからこそ、今後の組織拡大を見据えたときに、比例して膨らんでいく管理工数が大きな懸念となっていました。
当時は、現場で独自に導入されているシャドーITの有無や、誰がどのSaaSのアカウントを持っているかといった利用実態の全体像を正確に把握できておらず、何が本質的な課題なのかを特定するのも難しい状態でした。
さらに、デバイス管理の面でも大きな課題を抱えていました。長年にわたりスプレッドシートでPCや周辺機器を管理していたのですが、データが構造化されておらず、過去の意図がわからないメモが残っていたり、空欄があったりと、いわゆる「スプレッドシートあるある」の状態でデータが散乱し始めていました。現在の利用者はわかっても、「その前に誰がいつ使っていたのか」というデバイスの利用履歴が追えないため、IT資産の確実な行方を追うのにも苦労していました。
──組織がさらに大きくなっていく過程で、従来の手法では運用が追いつかなくなる懸念があったのですね。当時の現場の心境はいかがでしたか。
久保様： まさに「これまでのやり方の延長線ではいつか限界が来るな」と、運用の限界を身に染みて感じていました。現場のメンバーからも「管理業務の負担が本当に重い」という声が上がっており、現場の改善や仕組み化を進める立場として、何らかの対策を講じる必要があると感じていました。かといって、単に人を増やして解決するというのは本質的ではありません。
相反する「ガバナンスの維持」と「工数の削減」を両立させるためには、仕組みそのものをアップデートし、効率化できる部分は徹底的にシステムに委ねるべきだ、という局面に立たされていました。
直感的な操作性。豊富な連携可能SaaSとブラウザ拡張機能で運用の第一歩を踏出す
──Admina導入後、まずはどのようなステップから構築を進められたのでしょうか。
久保様： まずは基本に忠実に、社内で利用している各種SaaSを「マネーフォワード Admina」へ次々と連携していく作業からスタートしました。Adminaのヘルプページが非常に充実しており、「まずこれをやり、次にこれをやる」というステップが明確に示されていたので、迷うことなくその手順通りに進めることができました。
Adminaは他社ツールと比較しても連携可能なSaaSの種類が非常に多く、ここが大きな強みだと感じています。APIで直接連携することによって、各SaaSの管理画面を個別に見に行かなくても、Admina上でアカウントの有無や稼働状態を自動的に取得し、一元管理できるようになります。これにより、手作業での台帳照合といった手間を省略することができます。当時は、この強力な連携機能を活かしてスピーディーに社内のSaaSを繋ぎ込んでいきました。
また、業務ブラウザとしてGoogle Chromeを使う社員が多かったため、Adminaのブラウザ拡張機能の全社配布も初期段階で実施しました。業務ブラウザに拡張機能を導入することで、API連携に対応していないSaaSや、現場で独自に利用されているシャドーITの検知を自動化できるようになり、まずは「今、社内で実際に何が使われているのか」という利用実態データの可視化を確実に行うことができました。
──久保様は2023年末に、ご自身でAdminaに関する詳細なテックブログ記事を発信してくださいましたね。当時から現在に至るまで、操作感やプロダクトの進化についてはどう感じられていますか。
久保様： 最初にAdminaを触ったときから、マニュアルを見ずとも直感的に使いこなせるUI/UXだなと感じていました。Adminaの仕様や機能が原因で導入に苦労した、ということは記憶にある限りほとんどありません。
当時は、一部のマイナーなツールや仕様の関係で連携が難しかった部分も、毎月のようにアップデートが行われることで、どんどん解消されていっています。情シス担当者としては、使っているプロダクトがこれだけの勢いで進化し続けてくれること自体が、非常に大きな安心感と信頼につながっています。
※久保様のテックブログ記事はこちらからご覧いただけます！
アカウント削除工数を8割削減！「定型業務の差し込み」を減らし、メンバーの集中力を削がない環境へ
──実際にAdminaでの運用が本格化したことで、具体的な導入効果を感じていらっしゃいますか。
久保様： 私自身も運用を担当している現場メンバーも、非常に高い効果を実感しています。
特に大きなインパクトがあったのが、従業員の退職に伴うアカウントの削除処理です。以前は、退職者が発生するたびに、20以上のSaaSの管理画面へ1つずつ個別にログインし、退職者がアカウントを持っているかを確認して、持っている場合はアカウントを削除していくという地道な作業を行っていました。
現在は、Adminaの画面を見れば「この人にどのサービスのアカウントが紐づいているか」が一目でわかります。さらに、Adminaの画面上から直接アカウントを削除できるようになり、この処理にかかる時間は従来の「2割程度」にまで激減しました。つまり、8割の工数削減です。
スプレッドシートで形骸化しかけていたデバイス管理についても、スマートフォンやディスプレイといった周辺機器の管理をAdminaへ移行したことで、構造的かつ誰が見ても一目でわかる状態を作ることができました。データの散乱がなくなり、明確な資産管理ができるようになったのは大きな変化です。
──素晴らしい効果ですね。その他にも、日々の運用で「地味に助かっている」というお気に入りの機能はありますか？
久保様： 実は、SaaSの契約期間を登録しておくことで、更新時期が近づいた際にSlackで通知してくれる機能に、ものすごく恩恵を感じています。昨今、あらゆるSaaSで価格改定が相次いでいます。契約更新を機に価格改定がある場合は、事前に社内の申請を上げ直さなければならないのですが、自動で契約更新されるSaaSでは、契約更新前に価格改定に気付けないリスクがありました。
現在は、AdminaからのSlack通知をトリガーにして、「更新のタイミングで契約内容や価格の変動を必ずチェックする」という健全な運用フローを強固に組むことができています。Adminaがなければここまで確実な先回りは難しかったと思うので、非常に重宝しています。
また、セキュリティガバナンスの面では、クラウドストレージの公開ファイル管理機能も心理的な安心感に大きく貢献しています。弊社では全社公開ファイルを原則NGとする運用ルールを敷いていますが、ルールで縛っても「本当に守られているか」をシステム側で常に監視するのは困難でした。Adminaの画面を見れば、リスクのある全社公開ファイルが存在しないことが一目で確認できるため、事故を未然に防ぐ防護壁として非常に機能しています。
──そうした工数削減や安心感の獲得は、情報システム課全体のミッションにどう影響していますか。
久保様： これまで定型業務や確認作業に奪われていたリソースを、「新しいシステムの導入」や「社内の業務プロセス改善」といった、本来注力すべき攻めの領域にシフトできるようになりました。
情シスやDX推進の仕事において、最も大きなボトルネックとなるのは、定型業務の突発的な差し込みによって集中力が削がれてしまうことです。合間合間に確認作業が入ると、抽象度の高い課題解決に向けた思考がどうしてもストップしてしまいます。
Adminaによって差し込み業務や定型的な管理工数を徹底的に抑え込めたことで、メンバーが目の前のコア業務にしっかりと集中できる環境を作れたこと。これこそが、当時の担当者や現在のチームメンバーを管理する立場としても、最も高く評価しているポイントですね。
目指すのは「人間が極力関わらない」自律的な情シス。自動化の力で、さらなる攻めのDXへ
──今後、アジアクエスト様においてマネーフォワード Adminaをどのように活用していきたいか、展望をお聞かせください。
久保様： 私が目指している理想像は、「本当に必要なとき以外、極力人間が関わらずとも、自律的かつセキュアに業務が遂行される状態」の構築です。
Adminaはここ最近でも、ワークフローの「オートメーション機能」や、アカウントの「棚卸アンケート機能」など、自動化を加速させる強力な新機能を次々とリリースしていますよね。これらはまだ社内で十分に使い切れていないので、今後はこれらを積極的に組み込み、アカウントの棚卸しや申請処理の自動化をさらに突き詰めていきたいと考えています。
私たちが最初にAdminaを導入したときは、純粋な「SaaS管理のためのツール」というイメージでした。しかし、気づけばデバイス管理だけでなく、人や組織のガバナンスまでを包括して管理できる統合プラットフォームへと凄まじい進化を遂げています。
AIネイティブ化を突き進める私たちと同じように、ものすごいスピードで進化を続けるAdminaの今後のアップデートを、これからも一人のファンとして非常に楽しみにしています。
──最後に、マネーフォワード Adminaの導入を検討している企業へ向けて、メッセージをお願いします。
久保様： 「情報システム部門のリソースが足りず、SaaSやデバイスの管理が行き届いていない」という自覚が少しでもある企業様には、間違いなく導入をおすすめします。導入初期には、各種サービスとの繋ぎ込みといった最初のセットアップ作業こそ発生しますが、一度しっかりと使える状態を作ってしまえば、「どこに管理の死角があるか」「どこに無駄なコストが発生しているか」を、驚くほど短い時間で正確に把握できるようになります。
リソースが少ない組織であればあるほど、こうしたプラットフォームを導入して「システムに守りを任せる」ことのリターンは、想像以上に大きいはずです。