管理・閲覧権限をカスタムできる「Role機能」も追加提供

マネーフォワードｉ株式会社（以下「当社」）は、『マネーフォワード Admina』において、人事のDB（データベース）と連携し、情報システム部門のSaaS・デバイス管理業務に適した従業員DBを作成できる「Universal Directory」と、管理・閲覧権限をカスタムできる「Role機能」を提供します。

「Universal Directory」は、社内の様々な部署や管理台帳に分散した正社員、契約社員、アルバイト、ゲスト等の情報を、『マネーフォワード Admina』で一元管理できる機能です。従業員の所属や入退社の状況を、情報システム部門がリアルタイムで正しく把握できることで、他部署とのコミュニケーションコストが削減され、管理業務を効率化できます。本機能は、下記URLより事前登録いただいたユーザーから、順次ご案内します。

URL：https://admina.moneyforward.com/jp/features/directory

「Role機能」は、『マネーフォワード Admina』の管理・閲覧権限を付与できる機能です。情報システム部門以外のメンバーがアクセスする際、必要な権限を付与できます。

「Universal Directory」は、様々な就業形態のメンバーの、リアルタイムの情報を集約し、『マネーフォワード Admina』を情報システム部門外のメンバーにとっても利便性の高いサービスへと進化させる機能です。そして、同時に「Role機能」を利用することで、『マネーフォワード Admina』の利用者それぞれに適切な閲覧・管理権限が付与され、部門外のメンバーの誤操作防止や、情報保護につながります。

「Universal Directory」の背景

これまで情報システム部門は、入社、退社、組織変更の際に人事部門の作成したシートから必要な情報だけを切り出して共有を受けているケースが多く、シートの管理・更新は人事部門、情報システム部門の双方に手間が発生していました。また、人事部門が把握していない業務委託先情報などは、委託した部署への確認が発生するなど、情報が一元管理できていないという課題がありました。また、提供元のデータベースには、住所や給与などの保護すべき個人情報も含んでいることが多く、情報システム部門が直接アクセスすることも困難でした。

『マネーフォワード Admina』の「Universal Directory」は、人事DBから必要な情報のみを自動で同期し、さらに人事が管理していない従業員、契約社員、アルバイト、業務委託先などの情報も登録することで「情シスのための従業員DB」を作成できる機能です。取得した従業員情報には固有のIDを割り当て、どのIDがどのSaaSやデバイスを利用しているかを追うことができ、棚卸しの手間を削減できます。また、部門で管理しているメンバー情報も『マネーフォワード Admina』のデータベースに統合し、共同編集することができます。

「Universal Directory」の特長

1.情シスのための従業員DB作成

住所・給与といった機密情報を除き、SaaSやデバイスを管理する上で欲しい従業員情報のみを、既存の人事DBから取り込めます。反対に、『マネーフォワード Admina』のDBをマスタとし、人事DBに同期することも可能です。人事DBにないメンバー情報は『マネーフォワード Admina』側で手動追加することができます。

2.半自動的なデータメンテナンス

人事DBとの連携後、更新は自動で行われます。常に双方のDBが最新情報となり、ダブルメンテナンスは不要です。

3.IDとSaaS・デバイスの紐づけ管理

メンバーに割り当てたIDと、SaaSやデバイスを紐づけることで、利用状況を可視化できます。また、SaaSやデバイスの責任者のIDを登録することで、確認対象も明確になります。

＜画面イメージ＞

「Role機能」の特長

『マネーフォワード Admina』の管理画面から、適切な権限の作成が可能です。例えば、「営業部門で利用しているSaaSの管理のみを行える権限を作成し、営業部門のアシスタントに割り当てる」といった利用が可能です。

＜画面イメージ＞

情シス向け業務OS『マネーフォワード Admina』について

『マネーフォワード Admina』は、SaaSとデバイスの情報を従業員情報と紐付けて管理することで、IT資産を可視化し、入退社に伴う作業の業務効率化を行う“SaaS×デバイス管理OS”です。シャドーITの検出、内部不正による情報の持ち出し対策などのセキュリティ強化や、SaaSの適切な選定や契約・管理を提案し、ITコストの削減にも寄与します。また、ITデバイスに関する割当・在庫管理も可能とするサービスです。

URL：https://admina.moneyforward.com/jp