デバイス管理の煩雑さと手間。社内リクエスト対応で追われる日々

── まずは、お二人の社内でのご担当や役割について教えてください。

市川様：私は6名からなる情報システム部のマネージャーをしています。端末の機器の管理や、セキュリティ関連業務、SaaSの管理など、情報システム部全体の業務を統括しています。以前は一人でこれらを担当していましたが、現在はチームを組んで業務を進めています。

西郷様：インフラ面のトラブル対応やユーザーサポートを担当しています。特に、入社時のアカウント発行やデバイス設定、社内での申請方法の見直しなどを行い、旧式のルールを改善して新しいフローを作り直しています。

── Admina Device倉庫プラン導入前、どのような課題を抱えていましたか？

西郷様：以前、デバイス管理はスプレッドシートを使っていましたが、シートが4〜5個に分かれており、情報が散乱していました。そのため、パソコンや携帯電話など、誰が何の端末を使っているのかが把握できず、管理が煩雑になっていました。更新漏れやミスが多く、管理が追いつかない状況が続いていました。

また、端末が異なるメーカーのものも多く、交換や修理の際にその都度対応が違って手間がかかっていました。特にWindows端末では、初期化作業において、アップデート中に停止し手戻りが発生することがあり、1台の端末に対して何時間もかかることがありました。これが非常に大変でした。
さらに、社内の各部署からのリクエストに対応する際、必要な物品数や手配タイミングが不明確で、常に予測できない業務が多かったです。中途入社者の稼働に間に合うよう急いで手配を進め、日々対応に追われている状況でした。

「一緒に作る」スタンスが決め手に。理想の運用フローを共に構築

── Admina Device倉庫プランを知ったきっかけを教えてください。

市川様： もともとAdminaのSaaS管理プランを利用していた際、担当の方から新たに始まるAdmina Device倉庫プランについて紹介を受けたのがきっかけです。ちょうどデバイス端末管理の工数の課題を感じていたタイミングだったので、詳しく話を聞くことにしました。

── 検討時に感じた印象、決め手は何でしたか？

市川様：他社と比較しても、まだ各社ともサービスの印象は似ていましたが、Adminaには既に信頼感があり、不要アカウントを一掃できた実績もあったので、引き続き使いたいと考えていました。

さらに、Admina Device倉庫プランはまだ建て付け段階だったため、私たちの要望に合わせて柔軟にフローを作り上げ、伴走してもらえそうな点が決め手になりました。

初めての取り組みだったので、試行錯誤しながら運用フローを構築する必要がありましたが、臨機応変に対応して「一緒に作る」というスタンスが非常に心強かったです。

──実際の導入〜運用はどのように進んだのでしょうか？

西郷様： まずは入出庫管理表の整備です。発送タイミングやキッティングパターン、初期化可否などを細かく明文化しました。特にWindowsやMacの初期化失敗時の対応など、事前にトラブルを回避するためのルール作りに注力しました。

さらに、端末ごとに「誰が使っていたか」をAdminaのメモ機能に記録しました。これにより、どの端末が誰に使われていたのか、利用履歴が一目で分かるようになり、管理がしやすくなりました。また、端末のシリアル番号ごとに、どこに郵送し、いつまでに届ける必要があるのかを記録するようにしました。この情報をマネーフォワードｉさんの担当者間で相互に認識できるようにしたことで、業務の流れがスムーズになり、混乱を防げました。

最初の3ヶ月間は、通常のキッティング作業やこれらの明文化作業に注力し、その後、スプレッドシート台帳からAdminaへの完全移行を進めました。都度調整を重ね、安定運用に向けた基盤を作り上げました。

キッティングの“手作業ゼロ”で月94時間削減。現場の声に応える情シスの新体制

── 導入後、現場ではどのような業務の変化がありましたか？

西郷様：入出庫管理表に必要事項を記入するだけで、その後の対応は自動的に進んでいくので、管理にかかる手間が大きく減りました。特に効果が大きかったのが、Windowsの大型アップデート対応です。以前は会議室を半日以上占有して、6台ほど並べて手作業で対応していたのですが、今ではその作業自体が不要になり、ゼロになりました。

また、メンテナンスや修理対応もすべてお任せできるようになったことで、従業員からの相談やサポートに余裕を持って対応できるようになったのも大きな変化です。

市川様： 以前は、会議室にこもって黙々と作業している姿を見ると、話しかけにくい雰囲気があったと思います。でも、今はデバイスの手作業がほとんどなくなったことで、周囲からも声をかけやすくなり、1日3〜4件ほどは対面での問い合わせに対応するようになっています。部署としての心理的なハードルが下がったのは、意外な効果でしたね。

西郷様：さらに、本社だけでなく、ベトナム支社の対応もサポートできるようになり、中途採用者のアカウント発行などがスムーズに進められるようになっています。

── 特に効果を実感しているポイントや数字があれば教えてください。

西郷様： 従業員さんからデバイス交換などの依頼があった際、以前は1人の対応に約5時間、アップデートがうまくいかない場合はそれ以上の時間がかかっていました。今では、社内申請や郵送での受け渡し対応を含めても、1時間ほどで完了できるようになっています。

また、中途採用が多い月には入庫やキッティングの作業量が急増しますが、Admina Device倉庫プランにお任せしているおかげで、先月だけでも94時間分の作業時間を削減できました。1日8時間勤務で換算すると、約12日分の業務に相当します。

これは、情報システム部門としても非常に大きなインパクトであり、今では私一人でも端末管理を十分に回せるようになりました。

── 今後注力していきたいことはありますか？

西郷様：今後は、社内申請フローのさらなる整備に注力していきたいと考えています。これまで通り効率的にデバイス管理を進めつつ、申請やリクエストのプロセスもよりスムーズに、誰にとっても使いやすい形に整えていきたいです。

“少人数情シス”でも拡がる可能性。伴走から生まれるこれからの価値

── Admina Device倉庫プランに、今後どのような進化・機能拡張を期待していますか？

西郷様： よりシステム連携できるようになればいいなと思います。また、MDMの連携によってOSバージョン管理などもできるようになると、棚卸しやセキュリティ管理がよりスムーズになると期待しています。

── 最後に、Admina Device倉庫プランをどのような企業に薦めたいですか？

西郷様： 私たちのように「従業員数は多いけど情シスは少人数」という会社には非常におすすめです。台帳の更新や端末管理に追われることなく、本来やるべき業務に集中できます。

市川様： 情シスの体制が整っていない段階でも、マネーフォワードｉの担当者さんが一緒に運用を構築してくれます。「最初から完璧じゃなくていい」という安心感も含めて、ぜひ導入を検討してみてください。