導入事例
株式会社RevComm
Human Resources Dept./Corporate IT Div./Corporate IT Group
野嶋 康
様
# SaaSコスト可視化
# SaaSコスト削減
サマリー
導入前の課題
導入効果
担当されている業務内容
私の職務は、コーポレートITのマネージャーとして、広範囲にわたります。セキュリティの強化や統制の厳格化といったことはもちろん、情シスの仕事、つまりバックオフィスのツール管理やアカウントの発行・管理、そして従業員が使う端末の調達からキッティング、配布、回収、リセットまで、いわゆる情報システム部門の仕事にプラスして、セキュリティ統制の仕事をしています。
これまでのSaaSコストの管理状況
これまでのSaaSコストの管理は、かなりの手間を要していました。主にスプレッドシートを活用し、月ごと、時には四半期ごとに、Googleや人事から得られるデータを手作業で結びつけていました。xlookup関数を使って情報をリンクさせるという、地味ながらも根気のいる作業の連続です。一見、単純な作業のように見えますが、実情はそうではありませんでした。従業員リストやシステムアカウントといった、管理しなければならない要素は多岐にわたり、それぞれが異なる形式で提供されるため、これらを一元的に管理しようとすると、思いのほか複雑さが増します。このため、管理作業には膨大な時間が必要となり、より効率的な管理方法を模索する日々が続いていました。
Admina Vendorプランの検討
Admina Vendorプランを最初に検討し始めたとき、私はかなり懐疑的でした。提案内容を聞いて、「本当にそんなに簡単にコストを削減できるのか？」と思ったのです。主要なプロダクト、例えばGoogle Workspaceなどは、現在のエディションに切り替える時に価格の適正化を実施していたこともあり、これ以上のコスト削減は難しいのではないかと思ったんですね。それ以外の細かい改善をいくつかできたとしても、大きなコスト削減成果を出すのは難しいのではないか、と正直思っていました。
しかし、Adminaから示された130万円以上のコスト削減案を伺い、このプランが低リスクであることを理解し、「試してみる価値はある」と感じるようになったんです。
自分たちのこれまでのコスト管理への取り組みと比較して、Adminaからの提案は新鮮で魅力的に映りました。最初は示された130万円という数字に対して疑念を持っていましたが、詳細な説明を聞くうちに、徐々にその実現可能性を信じるようになりました。何よりも魅力的だったのは、プランの低リスク性です。期待通りの結果が得られなくても、大きな損失にはならないという見込みだったため、挑戦する価値はあると判断しました。
Admina Vendorプラン導入効果
当初、年間契約に切り替えてコストを最適化するという、一般的な企業のアプローチに沿っていましたが、実際にはこれが社内での稟議や実施にあたって難題をもたらすことがありました。特に、月次のコストに対する管理が十分でなかったり、年間契約への移行がコーポレートITの作業負荷を増大させ、結果として優先順位の観点から後回しになるケースがありました。
このような状況の中で、Admina Vendorプランの導入を決定し、その結果、Google WorkspaceおよびMicrosoft 365 (M365) の契約に関して期待を上回るコスト削減を達成することができました。Google Workspaceにおいては、Enterprise Standardエディションへの移行時は割引価格で契約できておりましたが、更新時には値上げの影響もありかなり割高になる見込みでした。しかし、有利な割引の適用を受けることができました。この取り組みにより、予想以上のコスト削減を実現しました。
さらに、M365の契約では、使用していないライセンスの削除によって約47万円の削減に成功しました。これまでにも同様の試みはあったものの、Admina Vendorプランを利用することで、これらの活動をより効率的に、そして効果的に推進することができたのです。
導入過程においては、価格交渉や商流の変更が特に重要なポイントでした。通常、多大な時間と労力を要する相見積もりの取得や新規ベンダーとの交渉を、Adminaを通じて非常にスムーズに行うことができました。このプロセスを通じて、結果的に大幅なコスト削減へとつながりました。
こんな方におすすめです！
まず、何と言ってもこのプランの一番の魅力は、コスト削減の実績です。私たちが実際に体験したように、Google WorkspaceやM365の契約を見直すことで、想像以上のコストダウンを実現できるんです。特に、更新時により良い条件での割引を適用してもらえる点は、大きなメリットだと感じました。
それから、価格交渉や商流の変更がスムーズに進むところも、非常に助かります。自分たちで相見積もりを取る場合、相当な時間と労力がかかるのですが、Admina Vendorプランを通じてこれらのプロセスを進めることで、効率的に、かつ迅速に対応できるようになりました。これにより、コストに対する納得感を得やすく、結果として組織全体のコスト管理に大きく貢献することができました。
また、サポートを受けることで、市場の情報や価格交渉の専門知識を活用できる点も大きなポイントです。彼らは市場の動向を深く理解しているため、「これは安い」「これは高い」といった相場感をもとに、最適な契約内容を提案してくれます。これが、自分たちだけではなかなか難しい、細かいコスト削減のチャンスを見つけ出すことにつながるのだと感じました。
最後に、一年間というそれなりに長い期間をかけてじっくりと取り組める点も、Admina Vendorプランの魅力の一つです。この期間があることで、慌てることなく、計画的にコスト削減のアプローチを進めることができます。結局、このプランを通じて、コスト削減だけでなく、組織運営の効率化にも寄与できるわけですから、その価値は計り知れないものがあると思います。