導入事例
GOOPASS株式会社
コーポレート部 部長
髙瀨 拓真
様
# SaaS利用状況の可視化
# シャドーITの可視化
# アカウントライフサイクルの効率化
# 退職アカウントの検知
# アカウント棚卸効率化
GOOPASSは「人生を彩ろう」をパーパスに、カメラ・レンズを中心に趣味の道具を月額で入れ替えながら楽しめるサブスクサービスを運営しています。好きなことに夢中になる時間、仲間と気持ちを通わせる時間――そんな“こころに残るトキ”の積み重ねが人生に彩りを与えると考え、道具のレンタルにとどまらず撮影体験ツアーやコミュニティも提供しながら、趣味を通じて充実した人生を送る人を増やしていきます。
サマリー
バックオフィス業務全般を少数で兼任する中、ドメイン移行やスプレッドシートの乱立に伴うアカウントの消し忘れ、シャドーITのリスクに直面していたGOOPASS様。『マネーフォワード クラウド会計』との連携によって支出データからツールの利用実態を可視化できる点が決め手となり、マネーフォワード Adminaを導入しました。人事データ連携と手厚いサポートによりディレクトリを刷新し、退職処理時の確認フローを定着させたほか、生成AIツールの未申請利用を早期検知して全社的なルール策定にも繋げています。専任情シスが不在の限られたリソースの中でも、不要コストの発生やセキュリティリスクを未然に防ぎ、強固なガバナンス体制を確立した同社の取り組みに迫ります。
導入前の課題
バックオフィス全般を少数で兼任しており、ツールの導入を進めても運用の仕組み化や社内定着のフォローまで手が回らず、過去の管理手法が形骸化していた。
社名変更に伴う新旧ドメインやプライベートアドレスの混在、用途別に乱立したスプレッドシートによりマスター情報が曖昧になり、退職者のアカウント消し忘れリスクを抱えていた。
現場主導でのツール導入が増加する一方、社内全体で誰がどのSaaSを利用し、どれだけの費用が発生しているのか実態が把握しきれていなかった。
導入効果
「マネーフォワード クラウド会計」との連携により、費用の発生から利用ツールを自動抽出。生成AIツールなどの未申請利用を早期に検知し、全社的な利用ガイドラインや事前申請・予算管理ルールの策定を実現。
『SmartHR』をマスターとして複雑だったアカウント構造を整理。手厚い伴走サポートと充実したインテグレーションガイドにより綺麗なマスターを構築し、退職処理時の「Admina画面での最終確認」フローを確立。
不要アカウントの放置を防ぐことで余分なライセンスコストの発生を未然に遮断。限られたリソースの中でもセキュリティリスクを解消し、心理的安全性の高い管理体制を実現。
兼任体制と管理の限界──専任不在の中で課題となっていたSaaS・アカウント管理
──はじめに、GOOPASS様におけるバックオフィスの体制や、髙瀨様のご役割について教えてください。
髙瀨様：私は現在、コーポレート部において財務経理以外のバックオフィス業務全般を担当しています。具体的には、総務、人事、採用、法務、内部監査室長、そして情報システム業務まで多岐にわたる領域をカバーしています。直近でも資金調達関連の手続きや株主対応、スカウトや求人作成といった採用活動など、多くの業務に対応しています。
情報システム業務に関しては、皆さんが使いやすい環境を整えるためのアカウント追加や申請周りの設計、新規SaaSを導入する際の法的確認や利用規約のチェック、予算管理、シャドーITを防ぐ統制施策などを担っています。また、ISMSの更新対応や、全社的な生成AI利用ガイドラインの策定などにも取り組んでいます。情シスの専任担当者が置かれているわけではなく、私が他のバックオフィス業務と兼任しながら、情シス領域全般についても責任を持って対応している状況です。
──マネーフォワード Adminaを導入される前は、SaaSやアカウント管理に関してどのような課題やお悩みをお持ちでしたか。
髙瀨様：以前も別の管理ツールを導入したり、スプレッドシートを活用してデバイスやSaaSの管理を行ったりしていました。しかし、当時は前任の担当者が導入を進めたこともあり、運用の仕組み化や社内への定着フォローまで手が回らず、せっかく導入したツールも十分に活用されないまま形骸化していたのです。
また、スプレッドシートでの管理に関しても、用途ごとに複数のシートが作られてしまい「どのシートが最新かつ正確なのか」が分からない状態に陥っていました。管理者が変わるたびに更新ルールやIDの採番方法が曖昧になり、資産管理番号の重複が発生するなど、情報の整理が追いつかなくなっていたのです。
さらに当社の場合、事業の展開に伴う社名変更やドメインの移行があったため、旧ドメインと新ドメイン、プライベートアドレスなどが混在しており、従業員と所有アカウントの紐付けが非常に複雑化していました。その結果、退職者のアカウント消し忘れが発生するリスクや、社内のSaaS利用実態が把握しきれないという課題に直面していました。
会計データからのアプローチに納得。「支出」からSaaSの利用実態を可視化
──多くの管理ツールが存在する中で、マネーフォワード Adminaを知ったきっかけと、興味を持たれたポイントを教えてください。
髙瀨様：SaaS管理の課題を解決すべくWebで情報収集を行っていた中でマネーフォワード Adminaを知りました。
特に強く惹かれたのは、『マネーフォワード クラウド会計』との連携機能です。会計データの支出情報から逆算して、どのようなSaaSに費用が発生しているのかを自動抽出できるというアプローチは非常に画期的だと感じました。
──実際の比較検討や導入決定の際、決め手となったのはどのような点でしたか。
髙瀨様：「お金の流れからSaaSの利用状況を見つけ出す」という点ですね。社内でアカウントがどのように発行・利用されているかを裏側からすべて追跡するのは限界がありますが、費用が発生している以上、会計データには必ず記録が残ります。お金の動きを起点にすることで、隠れたツール利用やアカウントの存在を確実に把握できると考えました。
無料トライアルを利用した際にも、会計データと連携させることで支払い履歴や支出のインサイトが分かりやすいグラフとして視覚化され、非常に直感的に扱えることが確認できました。機能面はもちろん、自分たちが求めている要件やコスト感に合致しており、何より営業やカスタマーサクセスの方々が導入前から親身にフォローしてくれた安心感が最終的な決定打となりました。
人事データとの連携でディレクトリを刷新。伴走サポートと共に築いた「確実な運用フロー」
──導入決定後、まずどのような作業から着手されましたか。
髙瀨様：最初に取り組んだのは、やはり『マネーフォワード クラウド会計』との連携です。そこから、人事労務ソフトである『SmartHR』をマスターとして連携し、複雑化していたディレクトリの整理に着手しました。
当時は正社員から業務委託への切り替え時のアカウント扱いを含め、1人の従業員に対して新旧複数のドメインやアドレスが紐付いているような複雑な状態でした。SmartHR側の主データと各アカウントをどのように紐付けるべきか、設計の判断にはかなり頭を悩ませました。
──そのディレクトリ整理や運用の立ち上げは、どのように進められたのでしょうか。
髙瀨様：マネーフォワード Adminaの担当者の方に密に伴走していただきました。定期的なミーティングやSlackでのやり取りを通じ、「このケースの整理はどのように進めるべきか」といった具体的な運用設計の疑問を1つずつ相談しながらクリアにしていきました。
手厚い伴走サポートのおかげで懸念だったディレクトリの混乱も徐々に解消され、従業員ごとに正しいメールアドレスやSaaSアカウントが紐づく、綺麗なマスター構造を構築することができました。また、設定の際も連携時のマニュアルや画面上のインテグレーションガイドが非常に充実していたため、迷うことなく直感的に作業を進めることができたのもありがたかったです。
こうしてディレクトリが綺麗に整ったことで、誰がどのアカウントを所有しているかの把握の負担が軽くなりました。現在では、社内の申請フローでアカウント削除完了の報告が上がってきた際、最終的な確認ステップとしてマネーフォワード Adminaの画面をひと目チェックする運用を定着させています。画面を見るだけで連携しているサービスの削除漏れがないかを一目で確実に確認できるようになり、運用上の安心感が格段に高まりました。
生成AIなどのシャドーITを早期検知。全社的な利用ガイドラインと予算管理のルール構築へ
──実際にマネーフォワード Adminaを活用される中で、どのような効果や変化を感じられていますか。
髙瀨様：一番大きな効果は、管理者が把握していないシャドーITを早期に検知できるようになった点です。
例えば、最近利用が急増している「Claude」「ChatGPT」をはじめとする生成AIツールなど、事前の申請がないまま現場で使用され始めていたサービスを、マネーフォワード Adminaの検知機能によってタイムリーに把握することができました。
単に「勝手に使われているものを制限する」のではなく、それをきっかけに全社的なアカウント利用に関する予算管理や事前申請の仕組みを整え、生成AI利用ガイドラインの策定へと繋げることができたのは非常に大きな成果です。
──管理コストやセキュリティ面での安心感にも変化はありましたか。
髙瀨様：非常に大きな変化がありました。以前は退職者のアカウントが放置されてしまうリスクを常に抱えていましたが、マネーフォワード Adminaを運用に乗せてからは、不要なアカウントが放置される状況を防ぐことができています。
余分なライセンスコストの発生を未然に遮断できるようになっただけでなく、セキュリティリスクも解消され、情シス業務に使える時間が限られている兼任体制の中でも、非常に強い安心感を持って管理を行えています。
全SaaSの一元管理を目指して。専任不在のスタートアップこそAdminaが必要な理由
──今後、マネーフォワード Adminaを活用して実現していきたい展望について教えてください。
髙瀨様：今後は、スプレッドシート連携機能などもさらに活用しながら、社内で利用されているすべてのSaaSをマネーフォワード Admina上に紐付けていきたいと考えています。「この画面を見さえすれば、アカウントの管理者や構成、利用状況のすべてがひと目で分かる」という、真のSaaS管理基盤を作り上げていくことが目標です。
──最後に、マネーフォワード Adminaの導入を検討されている企業や、同じようなお悩みを持つ情シス担当者へメッセージをお願いします。
髙瀨様：情シスだけに1人分のリソースを割くことができないベンチャー企業やスタートアップ、あるいはバックオフィス全般を兼任されている担当者の方にこそ、マネーフォワード Adminaを強くお勧めしたいです。
専任者がいない環境では、アカウントの削除漏れやシャドーITの把握はどうしても後手に回り勝ちです。そうしたリスクを自動化と分かりやすいUIでカバーし、限られた時間の中で確実なガバナンスを構築するためには、なくてはならない存在だと実感しています。