ノーコードで簡単にタスクを自動化する Zapier（ザピアー） | マネーフォワードAdmina

Zapierの機能詳細

Zapierは、さまざまなウェブアプリケーションやサービス間でのデータの連携やタスクの自動化を可能にするプラットフォームです。Zapierの主な機能を詳しく説明します。

Zapの作成:
Zapierの基本的な機能は「Zap」の作成です。Zapは、トリガーとアクションの組み合わせで構成されます。トリガーが発生すると、それに応じたアクションが自動的に起こります。

トリガー:
トリガーは、特定のアプリケーションやサービスで何か特定のイベントが起きた時点を指定します。たとえば、新しいメールが受信された、特定のツイートが投稿されたなどがトリガーとなります。

アクション:
アクションは、トリガーが起こった際に自動的に実行される処理やアクションを指定します。たとえば、メールを送信、Slackに通知を送る、Google Sheetsにデータを追加するなどがアクションとなります。

マルチステップZap:
Zapierでは、トリガーが発生した際に複数のアクションを実行するマルチステップZapを作成できます。これにより、複数のアクションを連続して実行することができます。

フィルタリングと条件分岐:
Zapierでは、トリガーが起こった際に特定の条件を満たす場合のみアクションを実行するフィルタリングや、条件に応じて異なるアクションを実行する条件分岐が可能です。

シェアとコラボレーション:
Zapierは、複数のチームメンバーがZapを共有して利用することができるため、チーム内での連携やコラボレーションを強化することができます。

進捗モニタリング:
Zapierは、Zapの実行履歴やエラーのモニタリング、トリガーの確認など、進捗管理を行うためのダッシュボードを提供します。

Zapierを使えば異なるアプリケーション間でのデータ連携や自動化を容易に行えるため、業務効率の向上や作業の自動化に大きく貢献します。

Zapierの使い方

Zapier（ザピアー）とは、業務を自動化できる便利なノーコードツールであり、異なるアプリケーションやサービスを接続できます。Zapierを利用して、自動化されたタスクやワークフローを作成することができます。登録方法や基本的な使い方、手順をご紹介します。

・アカウントの登録・作成
Zapierのウェブサイトにアクセスし、アカウントを作成します。「Sign Up」をクリックし、氏名、メールアドレス、パスワード等の必要な情報を入力します。連携するツールを選択し、「Finish Setup」を選択します。

・Zapの作成
ダッシュボードに移動し、「＋Create Zap」ボタンをクリックしてZapを作成します。選択できるトリガーアプリ（イベントの発生元）が表示されるので、アプリ名を選びます。例えば、GmailやSlack、カレンダーなどです。検索窓にアプリ名を入力して、選択することもできます。トリガーイベント（トリガーアプリで発生したイベント）をクリックしてトリガーの登録を行います。例えば、新しいメールやメッセージの受信などです。

・アクションの登録
選択したアクションアプリに関連する設定を行います。例えば、指定したアプリへメッセージを送信することや、PDFファイルを別のツールに自動アップロードすること等です。アクションの登録をしたら「Test & Continue」をクリックし、アプリにメッセージが送信されるか等のテストを行えます。取得したデータが表示されれば成功です。「Turn on Zap」をクリックして終了します。

・オプションの設定
必要に応じて詳細設定やトリガー条件の登録・追加など、追加のオプションを設定することができます。

・タスク履歴
「Task History」から、実行されたタスクを確認することができます。タスクの詳細内容が表示されます。

以上が基本的なZapierの使い方です。Zapierは便利なトリガーアプリとアクションアプリが用意されており、組み合わせ次第で自動化の幅が広がります。Zapierのドキュメント等をご参照しながら、具体的なタスクやワークフローにご活用ください。

導入のメリットと注意点

タスク自動化ツールZapierを導入するメリットと注意点をご説明します。Zapierを導入する前に、具体的な業務ニーズや要件を考慮し、適切なプランやセキュリティ対策を検討していただくことをおすすめします。

メリット

・業務の自動化
Zapierを使用することで、異なるアプリケーションやサービスを接続して自動化されたタスクやワークフローを作成できます。Zapierを使えば、繰り返しの手作業やデータの転記などの煩雑な作業を自動化し、効率・生産性を向上させることができます。

・アプリケーションの連携
ZapierとチャットツールやSNS、Webサービスなど、5000種類以上のアプリケーションに連携可能です。Zapierのメリットは、さまざまなアプリケーションを選択し、組み合わせてデータや情報を連携させることで、シームレスなワークフローを構築することができる点です。

GoogleカレンダーとGmailの連携:
新しいイベントが作成されたら、それに関連する通知や詳細をGmailで自動的に受信することができます。
GoogleカレンダーとSlackの連携:
Googleカレンダーのイベントが追加されたら、Slackに通知を自動的に送信することができます。
GoogleカレンダーとGoogleドライブの連携:
Googleカレンダーのイベントが発生したら、それに関連するファイルやドキュメントをGoogleドライブに自動的に保存することができます。
GmailとGoogleスプレッドシートの連携:
特定のGmailメールが受信されたら、そのメールの内容や情報をGoogleスプレッドシートに自動的に記録することができます。

Zapierを使うことで、これらのサービスと連携させることができ、異なるサービス間でのデータの自動や通知の効率的な管理が可能になります。

・ノンテクニカルなユーザーにも適している
Zapierはプログラミング知識・専門知識がなくても利用できるため、ノンテクニカルなユーザーでも簡単に自動化を実現できます。直感的なインターフェースと設定ツールにより、作業効率を改善するための自動化を行うことができます。

・柔軟性と拡張性
Zapierは多くのトリガーアプリとアクションアプリをサポートしており、さまざまな組み合わせが可能です。多くのアプリやツールを連携し操作を自動化、作業を効率化します。新しいアプリケーションが追加されると既存のZapに追加できるため、拡張性があります。

注意点

・制約事項
無料プランと有料プランがありますが、無料プランでは利用できるZapの数や1か月あたりのタスク数に制限があります。大規模な自動化や高頻度のタスクの場合は、有料プランが必要になる場合があります。目的や用途に合ったプランを選択してください。

・データセキュリティ
Zapierは多くのアプリケーションとのデータ連携を可能にするため、データのセキュリティには注意が必要です。社内情報をSNS等へ通知してしまわないようにする等の対策が必要です。

・カスタマイズの制約
Zapierには柔軟性がありますが、一部のカスタム処理や複雑なワークフローには限界があります。特定の要件に合わせた高度な自動化や作業を行う場合には、プログラミングや開発のサポートが必要になる場合があります。

Zapier（ザピアー）とは、さまざまなウェブアプリケーションやサービスを連携させ、自動化されたタスクやワークフローを構築するためのオンラインプラットフォームです。これにより、ユーザーはコーディングなしで異なるアプリケーション間でデータを転送したり、特定のトリガーに応じてアクションを実行したりすることが可能になります。Zapierを活用することで、非技術者でも簡単にタスクの自動化を行うことができ、ビジネスプロセスの効率化やスムーズなデータフローを実現できます。