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次世代クラウド稟議・ワークフローシステム kickflow 機能・使い方・概要 | 稟議システム クラウド | マネーフォワードAdmina

概要

連携概要


連携により、kickflowに存在するユーザーの以下のデータがAdminaに連携されます。

  1. ユーザー名

  2. メールアドレス

  3. 従業員 または 外部アカウント

  4. kickflowの権限(ロール)

  5. ステータス

また、kickflow上に退職者アカウントが存在した場合にアラート機能が作動します。

サービス概要

Kickflow 機能一覧

・フォーム機能
・経路機能
・セキュリティ・監査対応
・外部サービス連携

Kickflowは、クラウドベースのワークフローシステムであり、申請、承認、決裁などの業務プロセスを効率化することを目的としています。このプラットフォームでは、ユーザーはカスタムフォームを簡単に作成し、業務に必要な情報を収集することができます。さらに、柔軟な承認ルートの設定が可能で、複雑な組織構造にも対応します。マルチデバイス対応により、スマートフォンやタブレットからも利用が可能で、業務の場所や時間に依存せずに作業を進めることができます。

Kickflowは、申請情報の抽出とリアルタイムの進捗管理をサポートし、データをCSV形式でエクスポートして分析やレポート作成に活用することができます。条件分岐機能を活用することで、ワークフロー内で処理を柔軟に分岐させることが可能であり、さまざまな業務処理ニーズに対応します。また、セキュリティ対策が徹底されており、データの保護とプライバシーの確保を重視しています。さらに、申請や承認の履歴を監査対応として記録し、法的要件にも対応しています。

外部サービスとの連携も強化されており、既存のITシステムとのシームレスな連携を実現します。これにより、企業は既存のシステムとの一元管理を強化し、業務効率の向上と管理の透明性の向上を図ることができます。

特長

Kickflow 機能一覧

・フォーム機能
・経路機能
・セキュリティ・監査対応
・外部サービス連携

Kickflowは、クラウドベースのワークフローシステムであり、申請、承認、決裁などの業務プロセスを効率化することを目的としています。このプラットフォームでは、ユーザーはカスタムフォームを簡単に作成し、業務に必要な情報を収集することができます。さらに、柔軟な承認ルートの設定が可能で、複雑な組織構造にも対応します。マルチデバイス対応により、スマートフォンやタブレットからも利用が可能で、業務の場所や時間に依存せずに作業を進めることができます。

Kickflowは、申請情報の抽出とリアルタイムの進捗管理をサポートし、データをCSV形式でエクスポートして分析やレポート作成に活用することができます。条件分岐機能を活用することで、ワークフロー内で処理を柔軟に分岐させることが可能であり、さまざまな業務処理ニーズに対応します。また、セキュリティ対策が徹底されており、データの保護とプライバシーの確保を重視しています。さらに、申請や承認の履歴を監査対応として記録し、法的要件にも対応しています。

外部サービスとの連携も強化されており、既存のITシステムとのシームレスな連携を実現します。これにより、企業は既存のシステムとの一元管理を強化し、業務効率の向上と管理の透明性の向上を図ることができます。

料金プラン詳細

Kickflow 料金プラン

料金については 公式サイト にてお問い合わせください。

  • スタンダードプラン

フォーム開発: カスタムフォームの作成と編集が可能です。

経路(承認ルート)開発: 承認フローのカスタマイズが可能です。

マルチデバイス対応: スマートフォンやタブレットからも利用可能です。

ビュー: 申請情報を抽出し、表示するための機能です。

CSVエクスポート: データのCSV形式でのエクスポートが可能です。

条件分岐: ワークフロー内で条件に応じて処理を分岐させることができます。

自動計算フィールド: フォーム内で数値や日付の自動計算を行うことができます。

  • エンタープライズプラン

スタンダードプランの全機能: スタンダードプランで提供される全ての機能に加えて、以下の詳細機能が提供されます。

SSO(Single Sign-On): シングルサインオンをサポートし、セキュリティを強化します。

監査ログ(1年): 申請や承認の履歴を1年間保持し、監査に対応します。

各種設定上限のUP: 企業のニーズに応じて設定の上限を拡張します。

帳票出力: 統計データやレポートを帳票として出力する機能です。

添付ファイルアップロードAPI: 外部システムとの連携において、添付ファイルをアップロードするAPIを提供します。

これらのプランは、企業の規模やニーズに応じて選択することができ、スタンダードプランからエンタープライズプランへのアップグレードも可能です。

スタンダード

要お問い合わせ

エンタープライズ

要お問い合わせ

プロバイダーの詳細

株式会社kickflow / kickflow, Inc.

東京都千代田区九段南1-5-6 りそな九段ビル5F KSフロア

Webサイト

https://kickflow.com/

メール

電話番号

kickflowの企画・開発・運営・販売

その他

レビュー

Yes, you can cancel your subscription, downgrade or upgrade your plan at any time.

詳細

Kickflowの使い方

Kickflowは「シンプルなのに多機能」なクラウドワークフローシステムです。以下に基本的な使い方の手順を説明します。

1. アカウント作成とログイン

アカウント登録: Kickflowの公式サイトからアカウントを作成します。

ログイン: 登録したメールアドレスとパスワードでログインします。

2. ワークフローの作成

ダッシュボードにアクセス: ログイン後、ダッシュボードにアクセスします。

新しいワークフローの作成: 「新しいワークフローを作成」ボタンをクリックし、ワークフローの名前や詳細を入力します。

ステップの設定: 各ステップで必要なタスクや承認者を設定します。

3. 承認経路の設定

承認者の追加: 各ステップにおいて、必要な承認者を追加します。

条件分岐の設定: 特定の条件に応じて承認経路を分岐させることができます。

4. 外部システムとの連携

外部ツールの連携: Kickflowはチャットツールや他の外部システムと連携する機能があります。連携設定を行うことで、通知やデータの自動送信が可能です。

5. ワークフローの運用とメンテナンス

タスクの実行: 作成したワークフローに従って、タスクを実行します。

承認とコメント: 各承認者はタスクを承認したり、コメントを追加したりできます。

進捗の追跡: ダッシュボードでワークフローの進捗をリアルタイムに確認します。

6. レポートと分析

レポート作成: ワークフローの実行状況や承認のタイミングなどのデータをレポートとして出力できます。

分析機能: 集めたデータをもとに、ワークフローの効率やボトルネックを分析します。

Kickflowは、多機能でありながらシンプルな操作性を提供することで、企業のワークフロー管理を効率化し、運用やメンテナンスの手間を削減します。

よくある質問

Kickflowの概要は?

Kickflowは、エンタープライズ企業向けに設計された「シンプルなのに、多機能」な新しいクラウドワークフローです。直感的に操作ができるため、マニュアルの準備などの時間を削減することができます。このクラウドワークフローシステムは、従来のシステムにありがちな運用やメンテナンスの手間を削減することで、企業の効率的な業務運営をサポートします。

  • 多機能

Kickflowは、企業の複雑なニーズに対応するための多機能なワークフローを提供します。承認経路の設定、外部システムとの連携、チャットツールとの統合など、さまざまな機能を備えています。

  • クラウドワークフロー

クラウド上で運用されるKickflowは、どこからでもアクセス可能で、常に最新の状態を保ちます。これにより、オンプレミスのシステムに比べてメンテナンスや運用の手間が大幅に軽減されます。

  • 運用とメンテナンスの課題を解決

Kickflowは、従来のワークフローシステムでよく見られる運用やメンテナンスの課題を解決します。自動化された更新やシームレスなインターフェースにより、ユーザーは本来の業務に集中できます。

  • 外部システムとの連携

Kickflowは、他の外部システムとの連携が容易に行えるため、企業内の既存のITインフラとの統合がスムーズに行えます。これにより、情報の一元管理が可能となり、業務効率が向上します。

  • 承認経路の設定

企業内の複雑な承認プロセスを簡単に設定できる機能を提供します。これにより、承認フローが効率化され、業務プロセスの透明性が向上します。

  • チャットツールとの統合

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールと連携することで、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。これにより、業務の進行状況の把握や迅速な対応が可能となります。

Kickflowは、プレシリーズAラウンドの資金調達を完了し、さらに機能性とユーザー体験の向上に取り組んでいます。この資金調達により、今後も新機能の開発やサポート体制の強化が期待されます。

Kickflowの従業員数は?

Kickflowは、2020年2月に設立されたスタートアップ企業で、現在は社員数が15名を超えています。

株式会社kickflowの概要は?

社名:株式会社kickflow / kickflow, Inc.
事業内容:Kickflowの企画・開発・運営・販売
設立日:2021年8月11日 ※事業開始は2020年2月12日
所在地:東京都千代田区九段南1-5-6 りそな九段ビル5F KSフロア

株式会社kickflowは、クラウドワークフローシステム「Kickflow」の企画・開発・運営・販売を手がける企業です。2021年8月11日に設立され、2020年2月12日に事業を開始しました。代表取締役CEOは重松 泰斗氏、取締役CTOは小林 佳祐氏が務めています。また、社外取締役として汾陽 祥太氏が名を連ねています。主な株主には、Headline Asia、mint、グリーベンチャーズ、HENNGE株式会社、Sansan株式会社、三菱UFJキャピタル、SMBCベンチャーキャピタルが含まれます。事業拠点は東京都千代田区に位置しています。

Kickflowの稟議システムとは?

Kickflowは、企業内の様々な業務プロセスを効率化するために設計されたクラウドワークフローシステムです。その中でも稟議(りんぎ)プロセスは特に強力で、幅広いワークフローを実現します。

  • 稟議・契約審査

購買稟議: 購入の承認を得るプロセスを効率化し、承認経路の見える化を実現します。

支払稟議: 支払いの承認を得るプロセスもスムーズに管理できます。

契約書レビュー: 契約書の審査・レビューも簡単に行え、承認フローをシステム上で完結できます。

  • IT申請

作業指示: システム管理者やIT部門への作業指示をスムーズに伝達。

アカウント発行申請: 新規アカウントの発行や権限変更の申請も、Kickflowを通じて簡単に行えます。

<導入のメリット>

業務プロセスの効率化: 煩雑な稟議・審査プロセスを自動化し、承認のスピードを向上。

透明性の向上: 承認経路や進捗状況が可視化され、業務の透明性が高まります。

コスト削減: ペーパーレス化によるコスト削減や、システム運用コストの削減が期待できます。

Kickflowは、企業の稟議書プロセスを大幅に改善し、業務全体の効率を向上させる強力なツールです。稟議や契約審査からIT申請まで、幅広い業務をカバーすることで、企業の生産性を高めるサポートをします。

稟議とはどういう意味ですか?

稟議とは、ある案件や提案を関係者に対して説明し、承認を得るための手続きや文書のことです。一般的には、上司や関連部門などに対して重要な決定や行動を提案し、その承認を得るために行われます。稟議の際には、提案内容やその根拠、必要な資料がまとめられた稟議書が作成され、関係者に配布されます。このプロセスを通じて、企業内での意思決定が透明化され、適切な判断が行われることを目的とします。

ワークフローシステムを導入するとどんな効果があるの?

ワークフローシステムを導入することで得られる主な効果は以下の通りです。

業務効率化: ワークフローシステムにより、申請や承認プロセスをデジタル化し、自動化することで業務の効率が大幅に向上します。従来の手動での申請や承認プロセスよりも迅速で正確な処理が可能になります。

ペーパーレス化: デジタル化により、紙の使用を大幅に削減できます。稟議書や申請書などの文書が電子フォーマットで管理されるため、文書の保管や管理が容易になります。これによりオフィスの環境負荷も軽減されます。

透明性と追跡性の向上: ワークフローシステムでは、申請や承認の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、透明性が高まります。どの段階において誰が何を承認したのかが明確になるため、課題の追跡や改善が容易になります。

コスト削減: 紙の使用量や印刷コスト、手動処理にかかる人件費などが削減されることで、経費の節約が期待できます。

ヒューマンエラーの削減: 手動での作業では起こりがちなヒューマンエラーを減少させることができます。システムが自動的にルールに従って作業を進めるため、処理の正確性が向上します。

ワークフローシステムの導入により、これらの効果を活用して業務プロセスを効率化し、企業の生産性向上に寄与することができます。

ワークフローシステムを導入すると何ができるようになりますか?

ワークフローシステムを導入することで、以下のような効果が得られます。

透明性と可視化:ワークフローシステムは申請・承認・決裁プロセスを可視化し、各段階での進捗状況をリアルタイムで把握することができます。どの段階で誰が承認を行っているのかが明確になり、業務の進行状況を一元管理できます。これにより、業務の停滞や誤解を防止し、迅速な対応が可能となります。

効率的な業務処理:ワークフローシステムはタスクや手順を自動化することで、業務の効率化を図ります。例えば、定型的な申請書類の作成や承認プロセスの自動化により、従業員は生産的な業務に集中できるようになります。

評価と分析の容易化:ワークフローシステムは申請や承認のデータを蓄積し、客観的な評価や分析を行うためのデータベースを提供します。これにより、業務プロセスの改善点やボトルネックを特定しやすくなります。適切なデータ解析を通じて、持続的なプロセスの最適化が可能です。

リスク管理の向上:ワークフローシステムは承認権限やアクセス権の管理を強化し、セキュリティを高めます。特定の業務プロセスに関与する人物の認証や監査トレイルの確保を通じて、内部コントロールを強化しリスクを低減させます。

ペーパーレス環境の推進:ワークフローシステムの導入により、ペーパーレスオフィス環境を推進することが可能です。電子的なフォームや文書の使用が増えることで、文書管理の効率化や環境負荷の軽減に寄与します。

ワークフローシステムの導入は、これらの効果を通じて企業の業務効率化、透明性向上、リスク管理の強化、そして環境への配慮を促進します。

ワークフローの自動化とは何ですか?

ワークフローの自動化とは、主にソフトウェアを使用して企業内のさまざまなビジネスプロセスやタスクを人の介入を最小限に抑えて自動化することです。具体的には、以下のような特徴があります。

プロセスの自動化: ワークフローの自動化では、特定のビジネスプロセスやタスクに対して、あらかじめ定義されたルールや手順に基づいて自動アクションが実行されます。例えば、フォームの記入、承認フローの開始、データの処理などが自動的に行われます。

一貫性と効率性の確保: ワークフローの自動化により、タスクの実行が一貫していることが保証され、人為的なミスや遅延が軽減されます。作業フローが自動化されることで、スムーズにタスクが進行し、業務の効率が向上します。

条件に基づく処理: ソフトウェアは条件やトリガーに応じて自動的にタスクを実行します。たとえば、特定の承認者が承認を行った場合に次のステップが開始される、あるいは特定の期日までに作業が完了しなかった場合に通知が発信されるなど、事前に設定された条件に従って処理が進みます。

時間の節約とリソースの最適化: 手動で行っていた作業を自動化することで、従業員の時間やリソースをより重要な業務に割り当てることが可能です。例えば、ルーチンな業務や重複作業の削減が期待できます。

可視性と追跡性の向上: ワークフローの自動化により、各ステップの進捗状況や誰がどの作業を行ったかが透明化されます。管理者はリアルタイムで進捗を把握し、必要に応じて介入や調整を行うことができます。

ワークフローの自動化は、企業の効率化と生産性向上を実現する重要な手段として、広く活用されています。

ワークフローシステムとは何ですか?

ワークフローシステムとは、組織内で行われるさまざまな業務手続きを効率化するための仕組みやソフトウェアです。具体的には、申請や承認、決裁などのプロセスを電子化し、デジタルで管理・実行するシステムを指します。このシステムは「稟議システム」や「電子決裁システム」とも呼ばれ、紙やメールによる手続きからの移行を促進します。

申請と承認の自動化: 社内の各種申請や承認プロセスを自動化し、定められたルールや手順に基づいて進行します。例えば、経費申請や休暇申請などがこれに該当します。

透明性と可視化: ワークフローシステムにより、申請の進捗状況や誰がどの段階で承認したかなどがリアルタイムで把握できます。これにより、業務の進行状況を把握しやすくなります。

業務の効率化と生産性の向上: 手動で行っていた申請や承認作業の自動化により、作業の迅速化とミスの軽減が期待できます。また、管理者は業務全体の把握と優先順位の付け替えが容易になります。

コンプライアンスの強化: 法令や企業ポリシーに則った規定や監査トレイルの提供が可能であり、コンプライアンスの遵守が強化されます。

クラウド型ワークフローシステムとは?

クラウド型(SaaS)のワークフローシステムは、企業内の稟議(申請・承認・決裁)を電子化し、それらの業務をクラウドシステム上で効率的に管理するサービスです。これに対して、ワークフローシステムの導入形態には、もう一つ「オンプレミス型」があります。

クラウド型(SaaS)のワークフローシステム:

特徴: クラウド型のワークフローシステムは、インターネット経由で提供されるサービスです。通常、サービスプロバイダーが管理するサーバー上でシステムが稼働し、顧客はインターネットを介してアクセスします。

利点:迅速な導入とアップデート: サービスプロバイダーがシステムの運用とメンテナンスを担当するため、企業側はシステムの導入にかかる時間とコストを大幅に削減できます。

柔軟性と拡張性: 必要に応じてサービスの利用規模を拡張したり、新しい機能を追加したりすることが比較的容易です。

リモートアクセス: インターネット経由でアクセスできるため、場所や時間に制約されずに業務を行うことができます。

オンプレミス型のワークフローシステム:

特徴: オンプレミス型のワークフローシステムは、企業内の自社サーバーでシステムを構築・運用する形態です。企業は自社のデータセンターやサーバールーム内でシステムを管理します。

利点:セキュリティとコントロール: データやシステムの管理が企業内にあり、セキュリティの管理やデータの保護に対する直接的なコントロールが可能です。

カスタマイズ性: 自社環境に合わせてシステムをカスタマイズすることができます。

規制遵守: 特定の業界や国の規制に適合するために、データを自社内で管理する必要がある場合に適しています。

企業は自身のニーズやセキュリティ要件、ITリソースの有無に応じて、クラウド型とオンプレミス型のワークフローシステムのどちらを選択するか検討します。

クラウド型とオンプレミス型の違いは何ですか?

クラウド型とオンプレミス型の主な違いは以下の通りです:

  • インフラの管理

オンプレミス: 自社内でサーバー、ストレージ、ネットワークなどのインフラを所有・管理します。すべてのハードウェアとソフトウェアは自社の物理的な場所に配置され、自社のITチームが保守・管理を行います。

クラウド: サービス提供業者がデータセンターやクラウドインフラ上に必要なサーバーやネットワークを提供・管理します。ユーザーはインターネットを通じてこのインフラを利用します。

  • コストと投資

オンプレミス: インフラの購入、設置、メンテナンス、アップグレードに大きな初期投資が必要です。また、運用コスト(電力消費、冷却費用、設備保守など)もかかります。

クラウド: 初期投資が少なく、サービス利用量に応じた課金が行われるため、柔軟な運用が可能です。ただし、長期的に見るとクラウド利用料が蓄積されることもあります。

  • スケーラビリティと柔軟性

オンプレミス: 自社のインフラであるため、必要に応じてリソースの追加や変更が可能ですが、それには時間とリソースが必要です。

クラウド: プロバイダーが提供するインフラを利用するため、リソースの追加や縮小が柔軟に行えます。需要の増減に応じてスケーリングが容易です。

  • セキュリティとコントロール

オンプレミス: データとシステムが自社内にあるため、セキュリティ管理とコントロールが直接的に可能ですが、それには専門知識とリソースが必要です。

クラウド: サービス提供業者がセキュリティ対策を提供しますが、自社のデータが第三者の管理下にあることから、セキュリティとコントロールに対する信頼性が問われる場合があります。

  • 更新と保守

オンプレミス: 自社でアプリケーションやシステムの更新、保守を行うため、アップデートのタイミングや手順について完全に制御できます。

クラウド: サービスプロバイダーがシステムの更新と保守を担当するため、新機能の導入やセキュリティパッチの適用が迅速に行われますが、ユーザーは更新スケジュールに依存することになります。

これらの違いに基づいて、企業は自社のニーズや要件に合ったモデルを選択することが重要です。

フローチャートの申請承認とは?

申請・承認フローとは、業務を行う際に特定の権限やリソースにアクセスするために、事前に申請を行い、それを管理者や上位者が承認する一連のプロセスのことです。このフローは、以下のような特徴を持ちます:

申請の流れ: 業務の実行やリソースの利用を行うために、必要な許可を求める申請が発生します。例えば、特定のシステムへのアクセス、経費の精算、購買依頼などが該当します。

承認の流れ: 申請が上司や管理者によって審査され、承認が与えられるプロセスです。承認者は通常、申請内容の妥当性や規則に適合しているかどうかを判断します。

セキュリティとコントロール: 申請・承認フローは、業務の透明性と管理を強化します。特に、機密情報へのアクセスや重要な決定に対してセキュリティを確保するための重要な仕組みです。

効率と透明性の向上: デジタル化された申請・承認フローは、ペーパーレスで行われるため、業務の効率性が向上します。また、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、業務の停滞を防ぎ、迅速な意思決定が可能になります。

申請・承認フローは、企業の内部コントロールや業務効率化の重要な要素として、さまざまな業界で広く活用されています。

ワークフローシステムのメリットは?

ワークフローシステムの導入によるメリットは以下の通りです。

業務プロセスの可視化: ワークフローシステムは申請、承認、決裁などの業務手続きをデジタル化し、その流れや担当者、進捗状況を一元管理します。これにより、業務全体の進行状況をリアルタイムで把握しやすくなります。

意思決定のスピードアップ: ワークフローシステムを利用することで、申請や承認プロセスが電子化され、管理者はパソコンやモバイル端末から手軽にアクセスして承認作業を行うことができます。これにより、意思決定の迅速化が図られます。

ペーパーレスでコスト削減: ワークフローシステムにより、紙による申請書や承認書の使用を減らし、デジタルでの運用に移行することで印刷コストや文書管理の労力を削減します。

内部統制の強化: ワークフローシステムは各種規定やルールを設定し、それに基づいた自動化された承認フローを実現します。これにより、コンプライアンスの遵守や監査トレイルの確保が強化されます。

業務効率の継続的改善: ワークフローシステムを使用することで、業務の透明性が向上し、ボトルネックやムダな作業を発見しやすくなります。そのため、改善点を早期に特定し、業務効率を継続的に向上させることが可能です。

働き方改革の推進: ワークフローシステムにより、柔軟な働き方やリモートワークをサポートする環境が整います。デジタル化された業務プロセスは場所や時間にとらわれず、効率的に処理することができるため、働き方改革を推進する手助けとなります。

これらのメリットにより、ワークフローシステムは企業の業務効率化や管理体制の強化に大きく寄与します。

クラウド型ワークフローシステムのデメリットとは?

クラウド型ワークフローシステムのデメリットには以下のようなものがあります。

高額化の可能性: オンプレミス型よりもクラウド型の導入コストが高くなる場合があります。特に企業の規模が拡大し、ワークフローシステムに対する個別の要望やカスタマイズが増えた場合、追加の料金が発生することがあります。

サービスとの互換性の問題: クラウド型ワークフローシステムが連携している他のサービスやシステムと完全に互換性がない場合があります。これにより、データの同期やプロセスの効率化が妨げられる可能性があります。

セキュリティの懸念: クラウド型のワークフローシステムはデータがインターネット経由でアクセス可能なため、セキュリティの面で万全であるとは限りません。特に機密性の高いデータを扱う場合は、追加のセキュリティ対策が必要になることがあります。

これらのデメリットは、企業が自社に合ったワークフローシステムを選択する際に考慮すべき重要な要素です。適切なシステム選定とセキュリティ対策の強化が求められます。

稟議書を電子化するデメリットは?

稟議書を電子化する際のデメリットとしては以下の点が考えられます。

不十分な文書化: 稟議書を単に電子化するだけでは、従来の紙ベースの稟議書と同様の効果を得ることが難しい場合があります。例えば、電子化された文書が誰にでも簡単にアクセス可能であり、適切な承認や管理が行われているかどうかが確認しにくい場合があります。

カスタマイズコストの増加: 自社専用の稟議システムにカスタマイズする場合、システムの要件や業務フローに合わせて開発や設定が必要になります。これに伴うコストがかさみ、予算の増加につながる可能性があります。

社員の意識変革の必要性: 紙ベースから稟議書を電子化するには、社員の業務の見直しや、新しいシステムの使い方に対する教育・トレーニングが必要です。これにより、社内での変革管理や認知度の向上が求められます。

これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることで、稟議書の電子化が効果的に業務効率を向上させる手段となるでしょう。

紙の稟議書のデメリットは?

紙の稟議書にはいくつかのデメリットがあります。

時間がかかる: 稟議は決裁よりも承認までに時間がかかることが多く、業務の進行を遅らせる可能性があります。起案者は承認者との事前の調整や根回しを行い、承認プロセスを円滑に進める必要があります。

承認者の不在による遅延: 稟議書を承認者に提出した後、承認者が不在である場合、稟議の進行が停滞する可能性があります。特に出張や休暇などで不在日が続く場合、承認のスケジュールに影響が出ることがあります。

複数の関係者への回付: 稟議書は通常、関係各所の承認を得る必要があります。このため、複数の部署や担当者に稟議書を回付し、各人のスケジュールや意見を調整する必要があります。

紙ベースの管理: 一部の組織では稟議書が紙ベースで管理される場合があり、その管理や保管に手間がかかることがあります。また、紙ベースでは文書の損失や不正アクセスのリスクも考慮しなければなりません。

これらのデメリットを踏まえて、効率的な稟議プロセスの改善や稟議書を電子化するなどの対策を検討することが重要です。

電子稟議とは何ですか?

電子稟議とは、稟議の申請書などをクラウド上にデータ化し、オンラインで申請や承認の業務フローを行うことです。これにより、従来の紙の書類を物理的に回す必要がなくなり、全てのプロセスがオンラインで管理されます。在宅ワーク、テレワークに合ったシステムと言えます。

稟議書をPDFで保存できますか?

稟議書をPDF形式で保存することができます。特に2022年に施行された改正電子帳簿保存法の下では、稟議書を含む各種文書の電子化と保存が推進されています。稟議書は通常、WordやExcelなどのソフトウェアで作成されますが、これらのデータをPDF形式に変換して保存することが一般的です。PDF形式はデータの安全性や一貫性を保つための便利な方法であり、紙媒体に比べて多くのメリットがあります。

電子稟議システムのメリットは?

電子稟議システムのメリットは以下の通りです。

コスト削減: 紙の稟議書が不要になることで、用紙代や印刷代などのコストを削減できます。

スペースの節約: オンライン上で稟議書を保管するため、紙の稟議書の保管スペースが不要になり、場所代も削減できます。

管理作業の効率化: 電子化により、稟議書の管理や検索が容易になり、管理作業の効率化が図れます。

迅速な承認プロセス: オンライン上での申請や承認が可能なため、承認プロセスの迅速化が図れます。

環境負荷の軽減: 紙の使用量が削減されることで、環境への負荷を軽減することができます。

これらのメリットにより、企業は効率性の向上と同時にコストの節約を実現できます。

稟議書は必要ですか?

稟議書は、以下の理由から必要とされます。

決裁者への認識と理解: 稟議書は、決裁者に対して提案内容や必要な情報を明確に伝えるための文書です。特に大きな出費や重要な決定を伴う場合には、関係者が正確に理解する必要があります。

意思決定の透明性: 稟議書は、決裁者がなぜその決定をするのか、どのような判断基準で承認をするのかを明確にする役割があります。これにより、意思決定の透明性が確保されます。

誤解や独断を防止: 稟議書は、伝達の誤解や現場の独断を防止するための重要な手段です。正確な情報が文書化され、関係者間で共有されることで、意思決定に一貫性が保たれます。

法的規制や内部規則の遵守: 特定の金額や業務に関する決定には、法的な規制や企業の内部規則に基づく決裁が必要です。稟議書は、これらの規制やルールを遵守するための証拠ともなります。

監査やコンプライアンスのための証拠: 稟議書は、後に監査やコンプライアンス対応が求められる場合に、実施した意思決定の根拠として利用されます。デジタル化することで、これらの証拠を効率的に管理することが可能です。

このように、稟議書は企業経営や業務運営において重要な役割を果たし、適切な意思決定と透明性の確保に貢献しています。

電子承認のメリットは?

電子承認の主なメリットは以下の通りです。

ペーパーレス化: 電子承認により、書類の印刷や保管にかかるコストを削減できます。紙代、印刷代、製本代などの経費が不要になります。

効率化と迅速化: 電子承認システムでは、承認者がオンラインでアクセスして承認するため、物理的な書類の受け渡しや送付を待つ必要がありません。これにより承認プロセスが迅速化し、業務効率が向上します。

遠隔対応: 特にリモートワークが増えた現在、電子承認は遠隔地やオフィス外からでもアクセス可能です。承認者が出張や休暇中でもスムーズに処理が可能です。

トレーサビリティとセキュリティ: 電子承認システムでは、誰がいつどのように承認したかを記録し、追跡可能な履歴を保持します。これにより、承認プロセスの透明性が確保され、セキュリティも強化されます。

環境への配慮: ペーパーレス化は環境保護にも寄与します。紙の使用量を減らすことで森林資源の保護に貢献し、温室効果ガスの排出量を削減することができます。

これらのメリットにより、多くの企業や組織が電子承認システムの導入を進めています。

概要

連携概要


連携により、kickflowに存在するユーザーの以下のデータがAdminaに連携されます。

  1. ユーザー名

  2. メールアドレス

  3. 従業員 または 外部アカウント

  4. kickflowの権限(ロール)

  5. ステータス

また、kickflow上に退職者アカウントが存在した場合にアラート機能が作動します。

サービス概要

Kickflow 機能一覧

・フォーム機能
・経路機能
・セキュリティ・監査対応
・外部サービス連携

Kickflowは、クラウドベースのワークフローシステムであり、申請、承認、決裁などの業務プロセスを効率化することを目的としています。このプラットフォームでは、ユーザーはカスタムフォームを簡単に作成し、業務に必要な情報を収集することができます。さらに、柔軟な承認ルートの設定が可能で、複雑な組織構造にも対応します。マルチデバイス対応により、スマートフォンやタブレットからも利用が可能で、業務の場所や時間に依存せずに作業を進めることができます。

Kickflowは、申請情報の抽出とリアルタイムの進捗管理をサポートし、データをCSV形式でエクスポートして分析やレポート作成に活用することができます。条件分岐機能を活用することで、ワークフロー内で処理を柔軟に分岐させることが可能であり、さまざまな業務処理ニーズに対応します。また、セキュリティ対策が徹底されており、データの保護とプライバシーの確保を重視しています。さらに、申請や承認の履歴を監査対応として記録し、法的要件にも対応しています。

外部サービスとの連携も強化されており、既存のITシステムとのシームレスな連携を実現します。これにより、企業は既存のシステムとの一元管理を強化し、業務効率の向上と管理の透明性の向上を図ることができます。

特長

Kickflow 機能一覧

・フォーム機能
・経路機能
・セキュリティ・監査対応
・外部サービス連携

Kickflowは、クラウドベースのワークフローシステムであり、申請、承認、決裁などの業務プロセスを効率化することを目的としています。このプラットフォームでは、ユーザーはカスタムフォームを簡単に作成し、業務に必要な情報を収集することができます。さらに、柔軟な承認ルートの設定が可能で、複雑な組織構造にも対応します。マルチデバイス対応により、スマートフォンやタブレットからも利用が可能で、業務の場所や時間に依存せずに作業を進めることができます。

Kickflowは、申請情報の抽出とリアルタイムの進捗管理をサポートし、データをCSV形式でエクスポートして分析やレポート作成に活用することができます。条件分岐機能を活用することで、ワークフロー内で処理を柔軟に分岐させることが可能であり、さまざまな業務処理ニーズに対応します。また、セキュリティ対策が徹底されており、データの保護とプライバシーの確保を重視しています。さらに、申請や承認の履歴を監査対応として記録し、法的要件にも対応しています。

外部サービスとの連携も強化されており、既存のITシステムとのシームレスな連携を実現します。これにより、企業は既存のシステムとの一元管理を強化し、業務効率の向上と管理の透明性の向上を図ることができます。

料金プラン詳細

Kickflow 料金プラン

料金については 公式サイト にてお問い合わせください。

  • スタンダードプラン

フォーム開発: カスタムフォームの作成と編集が可能です。

経路(承認ルート)開発: 承認フローのカスタマイズが可能です。

マルチデバイス対応: スマートフォンやタブレットからも利用可能です。

ビュー: 申請情報を抽出し、表示するための機能です。

CSVエクスポート: データのCSV形式でのエクスポートが可能です。

条件分岐: ワークフロー内で条件に応じて処理を分岐させることができます。

自動計算フィールド: フォーム内で数値や日付の自動計算を行うことができます。

  • エンタープライズプラン

スタンダードプランの全機能: スタンダードプランで提供される全ての機能に加えて、以下の詳細機能が提供されます。

SSO(Single Sign-On): シングルサインオンをサポートし、セキュリティを強化します。

監査ログ(1年): 申請や承認の履歴を1年間保持し、監査に対応します。

各種設定上限のUP: 企業のニーズに応じて設定の上限を拡張します。

帳票出力: 統計データやレポートを帳票として出力する機能です。

添付ファイルアップロードAPI: 外部システムとの連携において、添付ファイルをアップロードするAPIを提供します。

これらのプランは、企業の規模やニーズに応じて選択することができ、スタンダードプランからエンタープライズプランへのアップグレードも可能です。

スタンダード

要お問い合わせ

エンタープライズ

要お問い合わせ

プロバイダーの詳細

株式会社kickflow / kickflow, Inc.

東京都千代田区九段南1-5-6 りそな九段ビル5F KSフロア

Webサイト

https://kickflow.com/

メール

電話番号

kickflowの企画・開発・運営・販売

その他

レビュー

Yes, you can cancel your subscription, downgrade or upgrade your plan at any time.

詳細

Kickflowの使い方

Kickflowは「シンプルなのに多機能」なクラウドワークフローシステムです。以下に基本的な使い方の手順を説明します。

1. アカウント作成とログイン

アカウント登録: Kickflowの公式サイトからアカウントを作成します。

ログイン: 登録したメールアドレスとパスワードでログインします。

2. ワークフローの作成

ダッシュボードにアクセス: ログイン後、ダッシュボードにアクセスします。

新しいワークフローの作成: 「新しいワークフローを作成」ボタンをクリックし、ワークフローの名前や詳細を入力します。

ステップの設定: 各ステップで必要なタスクや承認者を設定します。

3. 承認経路の設定

承認者の追加: 各ステップにおいて、必要な承認者を追加します。

条件分岐の設定: 特定の条件に応じて承認経路を分岐させることができます。

4. 外部システムとの連携

外部ツールの連携: Kickflowはチャットツールや他の外部システムと連携する機能があります。連携設定を行うことで、通知やデータの自動送信が可能です。

5. ワークフローの運用とメンテナンス

タスクの実行: 作成したワークフローに従って、タスクを実行します。

承認とコメント: 各承認者はタスクを承認したり、コメントを追加したりできます。

進捗の追跡: ダッシュボードでワークフローの進捗をリアルタイムに確認します。

6. レポートと分析

レポート作成: ワークフローの実行状況や承認のタイミングなどのデータをレポートとして出力できます。

分析機能: 集めたデータをもとに、ワークフローの効率やボトルネックを分析します。

Kickflowは、多機能でありながらシンプルな操作性を提供することで、企業のワークフロー管理を効率化し、運用やメンテナンスの手間を削減します。

よくある質問

Kickflowの概要は?

Kickflowは、エンタープライズ企業向けに設計された「シンプルなのに、多機能」な新しいクラウドワークフローです。直感的に操作ができるため、マニュアルの準備などの時間を削減することができます。このクラウドワークフローシステムは、従来のシステムにありがちな運用やメンテナンスの手間を削減することで、企業の効率的な業務運営をサポートします。

  • 多機能

Kickflowは、企業の複雑なニーズに対応するための多機能なワークフローを提供します。承認経路の設定、外部システムとの連携、チャットツールとの統合など、さまざまな機能を備えています。

  • クラウドワークフロー

クラウド上で運用されるKickflowは、どこからでもアクセス可能で、常に最新の状態を保ちます。これにより、オンプレミスのシステムに比べてメンテナンスや運用の手間が大幅に軽減されます。

  • 運用とメンテナンスの課題を解決

Kickflowは、従来のワークフローシステムでよく見られる運用やメンテナンスの課題を解決します。自動化された更新やシームレスなインターフェースにより、ユーザーは本来の業務に集中できます。

  • 外部システムとの連携

Kickflowは、他の外部システムとの連携が容易に行えるため、企業内の既存のITインフラとの統合がスムーズに行えます。これにより、情報の一元管理が可能となり、業務効率が向上します。

  • 承認経路の設定

企業内の複雑な承認プロセスを簡単に設定できる機能を提供します。これにより、承認フローが効率化され、業務プロセスの透明性が向上します。

  • チャットツールとの統合

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールと連携することで、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。これにより、業務の進行状況の把握や迅速な対応が可能となります。

Kickflowは、プレシリーズAラウンドの資金調達を完了し、さらに機能性とユーザー体験の向上に取り組んでいます。この資金調達により、今後も新機能の開発やサポート体制の強化が期待されます。

Kickflowの従業員数は?

Kickflowは、2020年2月に設立されたスタートアップ企業で、現在は社員数が15名を超えています。

株式会社kickflowの概要は?

社名:株式会社kickflow / kickflow, Inc.
事業内容:Kickflowの企画・開発・運営・販売
設立日:2021年8月11日 ※事業開始は2020年2月12日
所在地:東京都千代田区九段南1-5-6 りそな九段ビル5F KSフロア

株式会社kickflowは、クラウドワークフローシステム「Kickflow」の企画・開発・運営・販売を手がける企業です。2021年8月11日に設立され、2020年2月12日に事業を開始しました。代表取締役CEOは重松 泰斗氏、取締役CTOは小林 佳祐氏が務めています。また、社外取締役として汾陽 祥太氏が名を連ねています。主な株主には、Headline Asia、mint、グリーベンチャーズ、HENNGE株式会社、Sansan株式会社、三菱UFJキャピタル、SMBCベンチャーキャピタルが含まれます。事業拠点は東京都千代田区に位置しています。

Kickflowの稟議システムとは?

Kickflowは、企業内の様々な業務プロセスを効率化するために設計されたクラウドワークフローシステムです。その中でも稟議(りんぎ)プロセスは特に強力で、幅広いワークフローを実現します。

  • 稟議・契約審査

購買稟議: 購入の承認を得るプロセスを効率化し、承認経路の見える化を実現します。

支払稟議: 支払いの承認を得るプロセスもスムーズに管理できます。

契約書レビュー: 契約書の審査・レビューも簡単に行え、承認フローをシステム上で完結できます。

  • IT申請

作業指示: システム管理者やIT部門への作業指示をスムーズに伝達。

アカウント発行申請: 新規アカウントの発行や権限変更の申請も、Kickflowを通じて簡単に行えます。

<導入のメリット>

業務プロセスの効率化: 煩雑な稟議・審査プロセスを自動化し、承認のスピードを向上。

透明性の向上: 承認経路や進捗状況が可視化され、業務の透明性が高まります。

コスト削減: ペーパーレス化によるコスト削減や、システム運用コストの削減が期待できます。

Kickflowは、企業の稟議書プロセスを大幅に改善し、業務全体の効率を向上させる強力なツールです。稟議や契約審査からIT申請まで、幅広い業務をカバーすることで、企業の生産性を高めるサポートをします。

稟議とはどういう意味ですか?

稟議とは、ある案件や提案を関係者に対して説明し、承認を得るための手続きや文書のことです。一般的には、上司や関連部門などに対して重要な決定や行動を提案し、その承認を得るために行われます。稟議の際には、提案内容やその根拠、必要な資料がまとめられた稟議書が作成され、関係者に配布されます。このプロセスを通じて、企業内での意思決定が透明化され、適切な判断が行われることを目的とします。

ワークフローシステムを導入するとどんな効果があるの?

ワークフローシステムを導入することで得られる主な効果は以下の通りです。

業務効率化: ワークフローシステムにより、申請や承認プロセスをデジタル化し、自動化することで業務の効率が大幅に向上します。従来の手動での申請や承認プロセスよりも迅速で正確な処理が可能になります。

ペーパーレス化: デジタル化により、紙の使用を大幅に削減できます。稟議書や申請書などの文書が電子フォーマットで管理されるため、文書の保管や管理が容易になります。これによりオフィスの環境負荷も軽減されます。

透明性と追跡性の向上: ワークフローシステムでは、申請や承認の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、透明性が高まります。どの段階において誰が何を承認したのかが明確になるため、課題の追跡や改善が容易になります。

コスト削減: 紙の使用量や印刷コスト、手動処理にかかる人件費などが削減されることで、経費の節約が期待できます。

ヒューマンエラーの削減: 手動での作業では起こりがちなヒューマンエラーを減少させることができます。システムが自動的にルールに従って作業を進めるため、処理の正確性が向上します。

ワークフローシステムの導入により、これらの効果を活用して業務プロセスを効率化し、企業の生産性向上に寄与することができます。

ワークフローシステムを導入すると何ができるようになりますか?

ワークフローシステムを導入することで、以下のような効果が得られます。

透明性と可視化:ワークフローシステムは申請・承認・決裁プロセスを可視化し、各段階での進捗状況をリアルタイムで把握することができます。どの段階で誰が承認を行っているのかが明確になり、業務の進行状況を一元管理できます。これにより、業務の停滞や誤解を防止し、迅速な対応が可能となります。

効率的な業務処理:ワークフローシステムはタスクや手順を自動化することで、業務の効率化を図ります。例えば、定型的な申請書類の作成や承認プロセスの自動化により、従業員は生産的な業務に集中できるようになります。

評価と分析の容易化:ワークフローシステムは申請や承認のデータを蓄積し、客観的な評価や分析を行うためのデータベースを提供します。これにより、業務プロセスの改善点やボトルネックを特定しやすくなります。適切なデータ解析を通じて、持続的なプロセスの最適化が可能です。

リスク管理の向上:ワークフローシステムは承認権限やアクセス権の管理を強化し、セキュリティを高めます。特定の業務プロセスに関与する人物の認証や監査トレイルの確保を通じて、内部コントロールを強化しリスクを低減させます。

ペーパーレス環境の推進:ワークフローシステムの導入により、ペーパーレスオフィス環境を推進することが可能です。電子的なフォームや文書の使用が増えることで、文書管理の効率化や環境負荷の軽減に寄与します。

ワークフローシステムの導入は、これらの効果を通じて企業の業務効率化、透明性向上、リスク管理の強化、そして環境への配慮を促進します。

ワークフローの自動化とは何ですか?

ワークフローの自動化とは、主にソフトウェアを使用して企業内のさまざまなビジネスプロセスやタスクを人の介入を最小限に抑えて自動化することです。具体的には、以下のような特徴があります。

プロセスの自動化: ワークフローの自動化では、特定のビジネスプロセスやタスクに対して、あらかじめ定義されたルールや手順に基づいて自動アクションが実行されます。例えば、フォームの記入、承認フローの開始、データの処理などが自動的に行われます。

一貫性と効率性の確保: ワークフローの自動化により、タスクの実行が一貫していることが保証され、人為的なミスや遅延が軽減されます。作業フローが自動化されることで、スムーズにタスクが進行し、業務の効率が向上します。

条件に基づく処理: ソフトウェアは条件やトリガーに応じて自動的にタスクを実行します。たとえば、特定の承認者が承認を行った場合に次のステップが開始される、あるいは特定の期日までに作業が完了しなかった場合に通知が発信されるなど、事前に設定された条件に従って処理が進みます。

時間の節約とリソースの最適化: 手動で行っていた作業を自動化することで、従業員の時間やリソースをより重要な業務に割り当てることが可能です。例えば、ルーチンな業務や重複作業の削減が期待できます。

可視性と追跡性の向上: ワークフローの自動化により、各ステップの進捗状況や誰がどの作業を行ったかが透明化されます。管理者はリアルタイムで進捗を把握し、必要に応じて介入や調整を行うことができます。

ワークフローの自動化は、企業の効率化と生産性向上を実現する重要な手段として、広く活用されています。

ワークフローシステムとは何ですか?

ワークフローシステムとは、組織内で行われるさまざまな業務手続きを効率化するための仕組みやソフトウェアです。具体的には、申請や承認、決裁などのプロセスを電子化し、デジタルで管理・実行するシステムを指します。このシステムは「稟議システム」や「電子決裁システム」とも呼ばれ、紙やメールによる手続きからの移行を促進します。

申請と承認の自動化: 社内の各種申請や承認プロセスを自動化し、定められたルールや手順に基づいて進行します。例えば、経費申請や休暇申請などがこれに該当します。

透明性と可視化: ワークフローシステムにより、申請の進捗状況や誰がどの段階で承認したかなどがリアルタイムで把握できます。これにより、業務の進行状況を把握しやすくなります。

業務の効率化と生産性の向上: 手動で行っていた申請や承認作業の自動化により、作業の迅速化とミスの軽減が期待できます。また、管理者は業務全体の把握と優先順位の付け替えが容易になります。

コンプライアンスの強化: 法令や企業ポリシーに則った規定や監査トレイルの提供が可能であり、コンプライアンスの遵守が強化されます。

クラウド型ワークフローシステムとは?

クラウド型(SaaS)のワークフローシステムは、企業内の稟議(申請・承認・決裁)を電子化し、それらの業務をクラウドシステム上で効率的に管理するサービスです。これに対して、ワークフローシステムの導入形態には、もう一つ「オンプレミス型」があります。

クラウド型(SaaS)のワークフローシステム:

特徴: クラウド型のワークフローシステムは、インターネット経由で提供されるサービスです。通常、サービスプロバイダーが管理するサーバー上でシステムが稼働し、顧客はインターネットを介してアクセスします。

利点:迅速な導入とアップデート: サービスプロバイダーがシステムの運用とメンテナンスを担当するため、企業側はシステムの導入にかかる時間とコストを大幅に削減できます。

柔軟性と拡張性: 必要に応じてサービスの利用規模を拡張したり、新しい機能を追加したりすることが比較的容易です。

リモートアクセス: インターネット経由でアクセスできるため、場所や時間に制約されずに業務を行うことができます。

オンプレミス型のワークフローシステム:

特徴: オンプレミス型のワークフローシステムは、企業内の自社サーバーでシステムを構築・運用する形態です。企業は自社のデータセンターやサーバールーム内でシステムを管理します。

利点:セキュリティとコントロール: データやシステムの管理が企業内にあり、セキュリティの管理やデータの保護に対する直接的なコントロールが可能です。

カスタマイズ性: 自社環境に合わせてシステムをカスタマイズすることができます。

規制遵守: 特定の業界や国の規制に適合するために、データを自社内で管理する必要がある場合に適しています。

企業は自身のニーズやセキュリティ要件、ITリソースの有無に応じて、クラウド型とオンプレミス型のワークフローシステムのどちらを選択するか検討します。

クラウド型とオンプレミス型の違いは何ですか?

クラウド型とオンプレミス型の主な違いは以下の通りです:

  • インフラの管理

オンプレミス: 自社内でサーバー、ストレージ、ネットワークなどのインフラを所有・管理します。すべてのハードウェアとソフトウェアは自社の物理的な場所に配置され、自社のITチームが保守・管理を行います。

クラウド: サービス提供業者がデータセンターやクラウドインフラ上に必要なサーバーやネットワークを提供・管理します。ユーザーはインターネットを通じてこのインフラを利用します。

  • コストと投資

オンプレミス: インフラの購入、設置、メンテナンス、アップグレードに大きな初期投資が必要です。また、運用コスト(電力消費、冷却費用、設備保守など)もかかります。

クラウド: 初期投資が少なく、サービス利用量に応じた課金が行われるため、柔軟な運用が可能です。ただし、長期的に見るとクラウド利用料が蓄積されることもあります。

  • スケーラビリティと柔軟性

オンプレミス: 自社のインフラであるため、必要に応じてリソースの追加や変更が可能ですが、それには時間とリソースが必要です。

クラウド: プロバイダーが提供するインフラを利用するため、リソースの追加や縮小が柔軟に行えます。需要の増減に応じてスケーリングが容易です。

  • セキュリティとコントロール

オンプレミス: データとシステムが自社内にあるため、セキュリティ管理とコントロールが直接的に可能ですが、それには専門知識とリソースが必要です。

クラウド: サービス提供業者がセキュリティ対策を提供しますが、自社のデータが第三者の管理下にあることから、セキュリティとコントロールに対する信頼性が問われる場合があります。

  • 更新と保守

オンプレミス: 自社でアプリケーションやシステムの更新、保守を行うため、アップデートのタイミングや手順について完全に制御できます。

クラウド: サービスプロバイダーがシステムの更新と保守を担当するため、新機能の導入やセキュリティパッチの適用が迅速に行われますが、ユーザーは更新スケジュールに依存することになります。

これらの違いに基づいて、企業は自社のニーズや要件に合ったモデルを選択することが重要です。

フローチャートの申請承認とは?

申請・承認フローとは、業務を行う際に特定の権限やリソースにアクセスするために、事前に申請を行い、それを管理者や上位者が承認する一連のプロセスのことです。このフローは、以下のような特徴を持ちます:

申請の流れ: 業務の実行やリソースの利用を行うために、必要な許可を求める申請が発生します。例えば、特定のシステムへのアクセス、経費の精算、購買依頼などが該当します。

承認の流れ: 申請が上司や管理者によって審査され、承認が与えられるプロセスです。承認者は通常、申請内容の妥当性や規則に適合しているかどうかを判断します。

セキュリティとコントロール: 申請・承認フローは、業務の透明性と管理を強化します。特に、機密情報へのアクセスや重要な決定に対してセキュリティを確保するための重要な仕組みです。

効率と透明性の向上: デジタル化された申請・承認フローは、ペーパーレスで行われるため、業務の効率性が向上します。また、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、業務の停滞を防ぎ、迅速な意思決定が可能になります。

申請・承認フローは、企業の内部コントロールや業務効率化の重要な要素として、さまざまな業界で広く活用されています。

ワークフローシステムのメリットは?

ワークフローシステムの導入によるメリットは以下の通りです。

業務プロセスの可視化: ワークフローシステムは申請、承認、決裁などの業務手続きをデジタル化し、その流れや担当者、進捗状況を一元管理します。これにより、業務全体の進行状況をリアルタイムで把握しやすくなります。

意思決定のスピードアップ: ワークフローシステムを利用することで、申請や承認プロセスが電子化され、管理者はパソコンやモバイル端末から手軽にアクセスして承認作業を行うことができます。これにより、意思決定の迅速化が図られます。

ペーパーレスでコスト削減: ワークフローシステムにより、紙による申請書や承認書の使用を減らし、デジタルでの運用に移行することで印刷コストや文書管理の労力を削減します。

内部統制の強化: ワークフローシステムは各種規定やルールを設定し、それに基づいた自動化された承認フローを実現します。これにより、コンプライアンスの遵守や監査トレイルの確保が強化されます。

業務効率の継続的改善: ワークフローシステムを使用することで、業務の透明性が向上し、ボトルネックやムダな作業を発見しやすくなります。そのため、改善点を早期に特定し、業務効率を継続的に向上させることが可能です。

働き方改革の推進: ワークフローシステムにより、柔軟な働き方やリモートワークをサポートする環境が整います。デジタル化された業務プロセスは場所や時間にとらわれず、効率的に処理することができるため、働き方改革を推進する手助けとなります。

これらのメリットにより、ワークフローシステムは企業の業務効率化や管理体制の強化に大きく寄与します。

クラウド型ワークフローシステムのデメリットとは?

クラウド型ワークフローシステムのデメリットには以下のようなものがあります。

高額化の可能性: オンプレミス型よりもクラウド型の導入コストが高くなる場合があります。特に企業の規模が拡大し、ワークフローシステムに対する個別の要望やカスタマイズが増えた場合、追加の料金が発生することがあります。

サービスとの互換性の問題: クラウド型ワークフローシステムが連携している他のサービスやシステムと完全に互換性がない場合があります。これにより、データの同期やプロセスの効率化が妨げられる可能性があります。

セキュリティの懸念: クラウド型のワークフローシステムはデータがインターネット経由でアクセス可能なため、セキュリティの面で万全であるとは限りません。特に機密性の高いデータを扱う場合は、追加のセキュリティ対策が必要になることがあります。

これらのデメリットは、企業が自社に合ったワークフローシステムを選択する際に考慮すべき重要な要素です。適切なシステム選定とセキュリティ対策の強化が求められます。

稟議書を電子化するデメリットは?

稟議書を電子化する際のデメリットとしては以下の点が考えられます。

不十分な文書化: 稟議書を単に電子化するだけでは、従来の紙ベースの稟議書と同様の効果を得ることが難しい場合があります。例えば、電子化された文書が誰にでも簡単にアクセス可能であり、適切な承認や管理が行われているかどうかが確認しにくい場合があります。

カスタマイズコストの増加: 自社専用の稟議システムにカスタマイズする場合、システムの要件や業務フローに合わせて開発や設定が必要になります。これに伴うコストがかさみ、予算の増加につながる可能性があります。

社員の意識変革の必要性: 紙ベースから稟議書を電子化するには、社員の業務の見直しや、新しいシステムの使い方に対する教育・トレーニングが必要です。これにより、社内での変革管理や認知度の向上が求められます。

これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることで、稟議書の電子化が効果的に業務効率を向上させる手段となるでしょう。

紙の稟議書のデメリットは?

紙の稟議書にはいくつかのデメリットがあります。

時間がかかる: 稟議は決裁よりも承認までに時間がかかることが多く、業務の進行を遅らせる可能性があります。起案者は承認者との事前の調整や根回しを行い、承認プロセスを円滑に進める必要があります。

承認者の不在による遅延: 稟議書を承認者に提出した後、承認者が不在である場合、稟議の進行が停滞する可能性があります。特に出張や休暇などで不在日が続く場合、承認のスケジュールに影響が出ることがあります。

複数の関係者への回付: 稟議書は通常、関係各所の承認を得る必要があります。このため、複数の部署や担当者に稟議書を回付し、各人のスケジュールや意見を調整する必要があります。

紙ベースの管理: 一部の組織では稟議書が紙ベースで管理される場合があり、その管理や保管に手間がかかることがあります。また、紙ベースでは文書の損失や不正アクセスのリスクも考慮しなければなりません。

これらのデメリットを踏まえて、効率的な稟議プロセスの改善や稟議書を電子化するなどの対策を検討することが重要です。

電子稟議とは何ですか?

電子稟議とは、稟議の申請書などをクラウド上にデータ化し、オンラインで申請や承認の業務フローを行うことです。これにより、従来の紙の書類を物理的に回す必要がなくなり、全てのプロセスがオンラインで管理されます。在宅ワーク、テレワークに合ったシステムと言えます。

稟議書をPDFで保存できますか?

稟議書をPDF形式で保存することができます。特に2022年に施行された改正電子帳簿保存法の下では、稟議書を含む各種文書の電子化と保存が推進されています。稟議書は通常、WordやExcelなどのソフトウェアで作成されますが、これらのデータをPDF形式に変換して保存することが一般的です。PDF形式はデータの安全性や一貫性を保つための便利な方法であり、紙媒体に比べて多くのメリットがあります。

電子稟議システムのメリットは?

電子稟議システムのメリットは以下の通りです。

コスト削減: 紙の稟議書が不要になることで、用紙代や印刷代などのコストを削減できます。

スペースの節約: オンライン上で稟議書を保管するため、紙の稟議書の保管スペースが不要になり、場所代も削減できます。

管理作業の効率化: 電子化により、稟議書の管理や検索が容易になり、管理作業の効率化が図れます。

迅速な承認プロセス: オンライン上での申請や承認が可能なため、承認プロセスの迅速化が図れます。

環境負荷の軽減: 紙の使用量が削減されることで、環境への負荷を軽減することができます。

これらのメリットにより、企業は効率性の向上と同時にコストの節約を実現できます。

稟議書は必要ですか?

稟議書は、以下の理由から必要とされます。

決裁者への認識と理解: 稟議書は、決裁者に対して提案内容や必要な情報を明確に伝えるための文書です。特に大きな出費や重要な決定を伴う場合には、関係者が正確に理解する必要があります。

意思決定の透明性: 稟議書は、決裁者がなぜその決定をするのか、どのような判断基準で承認をするのかを明確にする役割があります。これにより、意思決定の透明性が確保されます。

誤解や独断を防止: 稟議書は、伝達の誤解や現場の独断を防止するための重要な手段です。正確な情報が文書化され、関係者間で共有されることで、意思決定に一貫性が保たれます。

法的規制や内部規則の遵守: 特定の金額や業務に関する決定には、法的な規制や企業の内部規則に基づく決裁が必要です。稟議書は、これらの規制やルールを遵守するための証拠ともなります。

監査やコンプライアンスのための証拠: 稟議書は、後に監査やコンプライアンス対応が求められる場合に、実施した意思決定の根拠として利用されます。デジタル化することで、これらの証拠を効率的に管理することが可能です。

このように、稟議書は企業経営や業務運営において重要な役割を果たし、適切な意思決定と透明性の確保に貢献しています。

電子承認のメリットは?

電子承認の主なメリットは以下の通りです。

ペーパーレス化: 電子承認により、書類の印刷や保管にかかるコストを削減できます。紙代、印刷代、製本代などの経費が不要になります。

効率化と迅速化: 電子承認システムでは、承認者がオンラインでアクセスして承認するため、物理的な書類の受け渡しや送付を待つ必要がありません。これにより承認プロセスが迅速化し、業務効率が向上します。

遠隔対応: 特にリモートワークが増えた現在、電子承認は遠隔地やオフィス外からでもアクセス可能です。承認者が出張や休暇中でもスムーズに処理が可能です。

トレーサビリティとセキュリティ: 電子承認システムでは、誰がいつどのように承認したかを記録し、追跡可能な履歴を保持します。これにより、承認プロセスの透明性が確保され、セキュリティも強化されます。

環境への配慮: ペーパーレス化は環境保護にも寄与します。紙の使用量を減らすことで森林資源の保護に貢献し、温室効果ガスの排出量を削減することができます。

これらのメリットにより、多くの企業や組織が電子承認システムの導入を進めています。

概要

連携概要


連携により、kickflowに存在するユーザーの以下のデータがAdminaに連携されます。

  1. ユーザー名

  2. メールアドレス

  3. 従業員 または 外部アカウント

  4. kickflowの権限(ロール)

  5. ステータス

また、kickflow上に退職者アカウントが存在した場合にアラート機能が作動します。

サービス概要

Kickflow 機能一覧

・フォーム機能
・経路機能
・セキュリティ・監査対応
・外部サービス連携

Kickflowは、クラウドベースのワークフローシステムであり、申請、承認、決裁などの業務プロセスを効率化することを目的としています。このプラットフォームでは、ユーザーはカスタムフォームを簡単に作成し、業務に必要な情報を収集することができます。さらに、柔軟な承認ルートの設定が可能で、複雑な組織構造にも対応します。マルチデバイス対応により、スマートフォンやタブレットからも利用が可能で、業務の場所や時間に依存せずに作業を進めることができます。

Kickflowは、申請情報の抽出とリアルタイムの進捗管理をサポートし、データをCSV形式でエクスポートして分析やレポート作成に活用することができます。条件分岐機能を活用することで、ワークフロー内で処理を柔軟に分岐させることが可能であり、さまざまな業務処理ニーズに対応します。また、セキュリティ対策が徹底されており、データの保護とプライバシーの確保を重視しています。さらに、申請や承認の履歴を監査対応として記録し、法的要件にも対応しています。

外部サービスとの連携も強化されており、既存のITシステムとのシームレスな連携を実現します。これにより、企業は既存のシステムとの一元管理を強化し、業務効率の向上と管理の透明性の向上を図ることができます。

特長

Kickflow 機能一覧

・フォーム機能
・経路機能
・セキュリティ・監査対応
・外部サービス連携

Kickflowは、クラウドベースのワークフローシステムであり、申請、承認、決裁などの業務プロセスを効率化することを目的としています。このプラットフォームでは、ユーザーはカスタムフォームを簡単に作成し、業務に必要な情報を収集することができます。さらに、柔軟な承認ルートの設定が可能で、複雑な組織構造にも対応します。マルチデバイス対応により、スマートフォンやタブレットからも利用が可能で、業務の場所や時間に依存せずに作業を進めることができます。

Kickflowは、申請情報の抽出とリアルタイムの進捗管理をサポートし、データをCSV形式でエクスポートして分析やレポート作成に活用することができます。条件分岐機能を活用することで、ワークフロー内で処理を柔軟に分岐させることが可能であり、さまざまな業務処理ニーズに対応します。また、セキュリティ対策が徹底されており、データの保護とプライバシーの確保を重視しています。さらに、申請や承認の履歴を監査対応として記録し、法的要件にも対応しています。

外部サービスとの連携も強化されており、既存のITシステムとのシームレスな連携を実現します。これにより、企業は既存のシステムとの一元管理を強化し、業務効率の向上と管理の透明性の向上を図ることができます。

料金プラン詳細

Kickflow 料金プラン

料金については 公式サイト にてお問い合わせください。

  • スタンダードプラン

フォーム開発: カスタムフォームの作成と編集が可能です。

経路(承認ルート)開発: 承認フローのカスタマイズが可能です。

マルチデバイス対応: スマートフォンやタブレットからも利用可能です。

ビュー: 申請情報を抽出し、表示するための機能です。

CSVエクスポート: データのCSV形式でのエクスポートが可能です。

条件分岐: ワークフロー内で条件に応じて処理を分岐させることができます。

自動計算フィールド: フォーム内で数値や日付の自動計算を行うことができます。

  • エンタープライズプラン

スタンダードプランの全機能: スタンダードプランで提供される全ての機能に加えて、以下の詳細機能が提供されます。

SSO(Single Sign-On): シングルサインオンをサポートし、セキュリティを強化します。

監査ログ(1年): 申請や承認の履歴を1年間保持し、監査に対応します。

各種設定上限のUP: 企業のニーズに応じて設定の上限を拡張します。

帳票出力: 統計データやレポートを帳票として出力する機能です。

添付ファイルアップロードAPI: 外部システムとの連携において、添付ファイルをアップロードするAPIを提供します。

これらのプランは、企業の規模やニーズに応じて選択することができ、スタンダードプランからエンタープライズプランへのアップグレードも可能です。

スタンダード

要お問い合わせ

エンタープライズ

要お問い合わせ

プロバイダーの詳細

株式会社kickflow / kickflow, Inc.

東京都千代田区九段南1-5-6 りそな九段ビル5F KSフロア

Webサイト

https://kickflow.com/

メール

電話番号

kickflowの企画・開発・運営・販売

その他

レビュー

Yes, you can cancel your subscription, downgrade or upgrade your plan at any time.

詳細

Kickflowの使い方

Kickflowは「シンプルなのに多機能」なクラウドワークフローシステムです。以下に基本的な使い方の手順を説明します。

1. アカウント作成とログイン

アカウント登録: Kickflowの公式サイトからアカウントを作成します。

ログイン: 登録したメールアドレスとパスワードでログインします。

2. ワークフローの作成

ダッシュボードにアクセス: ログイン後、ダッシュボードにアクセスします。

新しいワークフローの作成: 「新しいワークフローを作成」ボタンをクリックし、ワークフローの名前や詳細を入力します。

ステップの設定: 各ステップで必要なタスクや承認者を設定します。

3. 承認経路の設定

承認者の追加: 各ステップにおいて、必要な承認者を追加します。

条件分岐の設定: 特定の条件に応じて承認経路を分岐させることができます。

4. 外部システムとの連携

外部ツールの連携: Kickflowはチャットツールや他の外部システムと連携する機能があります。連携設定を行うことで、通知やデータの自動送信が可能です。

5. ワークフローの運用とメンテナンス

タスクの実行: 作成したワークフローに従って、タスクを実行します。

承認とコメント: 各承認者はタスクを承認したり、コメントを追加したりできます。

進捗の追跡: ダッシュボードでワークフローの進捗をリアルタイムに確認します。

6. レポートと分析

レポート作成: ワークフローの実行状況や承認のタイミングなどのデータをレポートとして出力できます。

分析機能: 集めたデータをもとに、ワークフローの効率やボトルネックを分析します。

Kickflowは、多機能でありながらシンプルな操作性を提供することで、企業のワークフロー管理を効率化し、運用やメンテナンスの手間を削減します。

よくある質問

Kickflowの概要は?

Kickflowは、エンタープライズ企業向けに設計された「シンプルなのに、多機能」な新しいクラウドワークフローです。直感的に操作ができるため、マニュアルの準備などの時間を削減することができます。このクラウドワークフローシステムは、従来のシステムにありがちな運用やメンテナンスの手間を削減することで、企業の効率的な業務運営をサポートします。

  • 多機能

Kickflowは、企業の複雑なニーズに対応するための多機能なワークフローを提供します。承認経路の設定、外部システムとの連携、チャットツールとの統合など、さまざまな機能を備えています。

  • クラウドワークフロー

クラウド上で運用されるKickflowは、どこからでもアクセス可能で、常に最新の状態を保ちます。これにより、オンプレミスのシステムに比べてメンテナンスや運用の手間が大幅に軽減されます。

  • 運用とメンテナンスの課題を解決

Kickflowは、従来のワークフローシステムでよく見られる運用やメンテナンスの課題を解決します。自動化された更新やシームレスなインターフェースにより、ユーザーは本来の業務に集中できます。

  • 外部システムとの連携

Kickflowは、他の外部システムとの連携が容易に行えるため、企業内の既存のITインフラとの統合がスムーズに行えます。これにより、情報の一元管理が可能となり、業務効率が向上します。

  • 承認経路の設定

企業内の複雑な承認プロセスを簡単に設定できる機能を提供します。これにより、承認フローが効率化され、業務プロセスの透明性が向上します。

  • チャットツールとの統合

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールと連携することで、リアルタイムでのコミュニケーションが可能になります。これにより、業務の進行状況の把握や迅速な対応が可能となります。

Kickflowは、プレシリーズAラウンドの資金調達を完了し、さらに機能性とユーザー体験の向上に取り組んでいます。この資金調達により、今後も新機能の開発やサポート体制の強化が期待されます。

Kickflowの従業員数は?

Kickflowは、2020年2月に設立されたスタートアップ企業で、現在は社員数が15名を超えています。

株式会社kickflowの概要は?

社名:株式会社kickflow / kickflow, Inc.
事業内容:Kickflowの企画・開発・運営・販売
設立日:2021年8月11日 ※事業開始は2020年2月12日
所在地:東京都千代田区九段南1-5-6 りそな九段ビル5F KSフロア

株式会社kickflowは、クラウドワークフローシステム「Kickflow」の企画・開発・運営・販売を手がける企業です。2021年8月11日に設立され、2020年2月12日に事業を開始しました。代表取締役CEOは重松 泰斗氏、取締役CTOは小林 佳祐氏が務めています。また、社外取締役として汾陽 祥太氏が名を連ねています。主な株主には、Headline Asia、mint、グリーベンチャーズ、HENNGE株式会社、Sansan株式会社、三菱UFJキャピタル、SMBCベンチャーキャピタルが含まれます。事業拠点は東京都千代田区に位置しています。

Kickflowの稟議システムとは?

Kickflowは、企業内の様々な業務プロセスを効率化するために設計されたクラウドワークフローシステムです。その中でも稟議(りんぎ)プロセスは特に強力で、幅広いワークフローを実現します。

  • 稟議・契約審査

購買稟議: 購入の承認を得るプロセスを効率化し、承認経路の見える化を実現します。

支払稟議: 支払いの承認を得るプロセスもスムーズに管理できます。

契約書レビュー: 契約書の審査・レビューも簡単に行え、承認フローをシステム上で完結できます。

  • IT申請

作業指示: システム管理者やIT部門への作業指示をスムーズに伝達。

アカウント発行申請: 新規アカウントの発行や権限変更の申請も、Kickflowを通じて簡単に行えます。

<導入のメリット>

業務プロセスの効率化: 煩雑な稟議・審査プロセスを自動化し、承認のスピードを向上。

透明性の向上: 承認経路や進捗状況が可視化され、業務の透明性が高まります。

コスト削減: ペーパーレス化によるコスト削減や、システム運用コストの削減が期待できます。

Kickflowは、企業の稟議書プロセスを大幅に改善し、業務全体の効率を向上させる強力なツールです。稟議や契約審査からIT申請まで、幅広い業務をカバーすることで、企業の生産性を高めるサポートをします。

稟議とはどういう意味ですか?

稟議とは、ある案件や提案を関係者に対して説明し、承認を得るための手続きや文書のことです。一般的には、上司や関連部門などに対して重要な決定や行動を提案し、その承認を得るために行われます。稟議の際には、提案内容やその根拠、必要な資料がまとめられた稟議書が作成され、関係者に配布されます。このプロセスを通じて、企業内での意思決定が透明化され、適切な判断が行われることを目的とします。

ワークフローシステムを導入するとどんな効果があるの?

ワークフローシステムを導入することで得られる主な効果は以下の通りです。

業務効率化: ワークフローシステムにより、申請や承認プロセスをデジタル化し、自動化することで業務の効率が大幅に向上します。従来の手動での申請や承認プロセスよりも迅速で正確な処理が可能になります。

ペーパーレス化: デジタル化により、紙の使用を大幅に削減できます。稟議書や申請書などの文書が電子フォーマットで管理されるため、文書の保管や管理が容易になります。これによりオフィスの環境負荷も軽減されます。

透明性と追跡性の向上: ワークフローシステムでは、申請や承認の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、透明性が高まります。どの段階において誰が何を承認したのかが明確になるため、課題の追跡や改善が容易になります。

コスト削減: 紙の使用量や印刷コスト、手動処理にかかる人件費などが削減されることで、経費の節約が期待できます。

ヒューマンエラーの削減: 手動での作業では起こりがちなヒューマンエラーを減少させることができます。システムが自動的にルールに従って作業を進めるため、処理の正確性が向上します。

ワークフローシステムの導入により、これらの効果を活用して業務プロセスを効率化し、企業の生産性向上に寄与することができます。

ワークフローシステムを導入すると何ができるようになりますか?

ワークフローシステムを導入することで、以下のような効果が得られます。

透明性と可視化:ワークフローシステムは申請・承認・決裁プロセスを可視化し、各段階での進捗状況をリアルタイムで把握することができます。どの段階で誰が承認を行っているのかが明確になり、業務の進行状況を一元管理できます。これにより、業務の停滞や誤解を防止し、迅速な対応が可能となります。

効率的な業務処理:ワークフローシステムはタスクや手順を自動化することで、業務の効率化を図ります。例えば、定型的な申請書類の作成や承認プロセスの自動化により、従業員は生産的な業務に集中できるようになります。

評価と分析の容易化:ワークフローシステムは申請や承認のデータを蓄積し、客観的な評価や分析を行うためのデータベースを提供します。これにより、業務プロセスの改善点やボトルネックを特定しやすくなります。適切なデータ解析を通じて、持続的なプロセスの最適化が可能です。

リスク管理の向上:ワークフローシステムは承認権限やアクセス権の管理を強化し、セキュリティを高めます。特定の業務プロセスに関与する人物の認証や監査トレイルの確保を通じて、内部コントロールを強化しリスクを低減させます。

ペーパーレス環境の推進:ワークフローシステムの導入により、ペーパーレスオフィス環境を推進することが可能です。電子的なフォームや文書の使用が増えることで、文書管理の効率化や環境負荷の軽減に寄与します。

ワークフローシステムの導入は、これらの効果を通じて企業の業務効率化、透明性向上、リスク管理の強化、そして環境への配慮を促進します。

ワークフローの自動化とは何ですか?

ワークフローの自動化とは、主にソフトウェアを使用して企業内のさまざまなビジネスプロセスやタスクを人の介入を最小限に抑えて自動化することです。具体的には、以下のような特徴があります。

プロセスの自動化: ワークフローの自動化では、特定のビジネスプロセスやタスクに対して、あらかじめ定義されたルールや手順に基づいて自動アクションが実行されます。例えば、フォームの記入、承認フローの開始、データの処理などが自動的に行われます。

一貫性と効率性の確保: ワークフローの自動化により、タスクの実行が一貫していることが保証され、人為的なミスや遅延が軽減されます。作業フローが自動化されることで、スムーズにタスクが進行し、業務の効率が向上します。

条件に基づく処理: ソフトウェアは条件やトリガーに応じて自動的にタスクを実行します。たとえば、特定の承認者が承認を行った場合に次のステップが開始される、あるいは特定の期日までに作業が完了しなかった場合に通知が発信されるなど、事前に設定された条件に従って処理が進みます。

時間の節約とリソースの最適化: 手動で行っていた作業を自動化することで、従業員の時間やリソースをより重要な業務に割り当てることが可能です。例えば、ルーチンな業務や重複作業の削減が期待できます。

可視性と追跡性の向上: ワークフローの自動化により、各ステップの進捗状況や誰がどの作業を行ったかが透明化されます。管理者はリアルタイムで進捗を把握し、必要に応じて介入や調整を行うことができます。

ワークフローの自動化は、企業の効率化と生産性向上を実現する重要な手段として、広く活用されています。

ワークフローシステムとは何ですか?

ワークフローシステムとは、組織内で行われるさまざまな業務手続きを効率化するための仕組みやソフトウェアです。具体的には、申請や承認、決裁などのプロセスを電子化し、デジタルで管理・実行するシステムを指します。このシステムは「稟議システム」や「電子決裁システム」とも呼ばれ、紙やメールによる手続きからの移行を促進します。

申請と承認の自動化: 社内の各種申請や承認プロセスを自動化し、定められたルールや手順に基づいて進行します。例えば、経費申請や休暇申請などがこれに該当します。

透明性と可視化: ワークフローシステムにより、申請の進捗状況や誰がどの段階で承認したかなどがリアルタイムで把握できます。これにより、業務の進行状況を把握しやすくなります。

業務の効率化と生産性の向上: 手動で行っていた申請や承認作業の自動化により、作業の迅速化とミスの軽減が期待できます。また、管理者は業務全体の把握と優先順位の付け替えが容易になります。

コンプライアンスの強化: 法令や企業ポリシーに則った規定や監査トレイルの提供が可能であり、コンプライアンスの遵守が強化されます。

クラウド型ワークフローシステムとは?

クラウド型(SaaS)のワークフローシステムは、企業内の稟議(申請・承認・決裁)を電子化し、それらの業務をクラウドシステム上で効率的に管理するサービスです。これに対して、ワークフローシステムの導入形態には、もう一つ「オンプレミス型」があります。

クラウド型(SaaS)のワークフローシステム:

特徴: クラウド型のワークフローシステムは、インターネット経由で提供されるサービスです。通常、サービスプロバイダーが管理するサーバー上でシステムが稼働し、顧客はインターネットを介してアクセスします。

利点:迅速な導入とアップデート: サービスプロバイダーがシステムの運用とメンテナンスを担当するため、企業側はシステムの導入にかかる時間とコストを大幅に削減できます。

柔軟性と拡張性: 必要に応じてサービスの利用規模を拡張したり、新しい機能を追加したりすることが比較的容易です。

リモートアクセス: インターネット経由でアクセスできるため、場所や時間に制約されずに業務を行うことができます。

オンプレミス型のワークフローシステム:

特徴: オンプレミス型のワークフローシステムは、企業内の自社サーバーでシステムを構築・運用する形態です。企業は自社のデータセンターやサーバールーム内でシステムを管理します。

利点:セキュリティとコントロール: データやシステムの管理が企業内にあり、セキュリティの管理やデータの保護に対する直接的なコントロールが可能です。

カスタマイズ性: 自社環境に合わせてシステムをカスタマイズすることができます。

規制遵守: 特定の業界や国の規制に適合するために、データを自社内で管理する必要がある場合に適しています。

企業は自身のニーズやセキュリティ要件、ITリソースの有無に応じて、クラウド型とオンプレミス型のワークフローシステムのどちらを選択するか検討します。

クラウド型とオンプレミス型の違いは何ですか?

クラウド型とオンプレミス型の主な違いは以下の通りです:

  • インフラの管理

オンプレミス: 自社内でサーバー、ストレージ、ネットワークなどのインフラを所有・管理します。すべてのハードウェアとソフトウェアは自社の物理的な場所に配置され、自社のITチームが保守・管理を行います。

クラウド: サービス提供業者がデータセンターやクラウドインフラ上に必要なサーバーやネットワークを提供・管理します。ユーザーはインターネットを通じてこのインフラを利用します。

  • コストと投資

オンプレミス: インフラの購入、設置、メンテナンス、アップグレードに大きな初期投資が必要です。また、運用コスト(電力消費、冷却費用、設備保守など)もかかります。

クラウド: 初期投資が少なく、サービス利用量に応じた課金が行われるため、柔軟な運用が可能です。ただし、長期的に見るとクラウド利用料が蓄積されることもあります。

  • スケーラビリティと柔軟性

オンプレミス: 自社のインフラであるため、必要に応じてリソースの追加や変更が可能ですが、それには時間とリソースが必要です。

クラウド: プロバイダーが提供するインフラを利用するため、リソースの追加や縮小が柔軟に行えます。需要の増減に応じてスケーリングが容易です。

  • セキュリティとコントロール

オンプレミス: データとシステムが自社内にあるため、セキュリティ管理とコントロールが直接的に可能ですが、それには専門知識とリソースが必要です。

クラウド: サービス提供業者がセキュリティ対策を提供しますが、自社のデータが第三者の管理下にあることから、セキュリティとコントロールに対する信頼性が問われる場合があります。

  • 更新と保守

オンプレミス: 自社でアプリケーションやシステムの更新、保守を行うため、アップデートのタイミングや手順について完全に制御できます。

クラウド: サービスプロバイダーがシステムの更新と保守を担当するため、新機能の導入やセキュリティパッチの適用が迅速に行われますが、ユーザーは更新スケジュールに依存することになります。

これらの違いに基づいて、企業は自社のニーズや要件に合ったモデルを選択することが重要です。

フローチャートの申請承認とは?

申請・承認フローとは、業務を行う際に特定の権限やリソースにアクセスするために、事前に申請を行い、それを管理者や上位者が承認する一連のプロセスのことです。このフローは、以下のような特徴を持ちます:

申請の流れ: 業務の実行やリソースの利用を行うために、必要な許可を求める申請が発生します。例えば、特定のシステムへのアクセス、経費の精算、購買依頼などが該当します。

承認の流れ: 申請が上司や管理者によって審査され、承認が与えられるプロセスです。承認者は通常、申請内容の妥当性や規則に適合しているかどうかを判断します。

セキュリティとコントロール: 申請・承認フローは、業務の透明性と管理を強化します。特に、機密情報へのアクセスや重要な決定に対してセキュリティを確保するための重要な仕組みです。

効率と透明性の向上: デジタル化された申請・承認フローは、ペーパーレスで行われるため、業務の効率性が向上します。また、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、業務の停滞を防ぎ、迅速な意思決定が可能になります。

申請・承認フローは、企業の内部コントロールや業務効率化の重要な要素として、さまざまな業界で広く活用されています。

ワークフローシステムのメリットは?

ワークフローシステムの導入によるメリットは以下の通りです。

業務プロセスの可視化: ワークフローシステムは申請、承認、決裁などの業務手続きをデジタル化し、その流れや担当者、進捗状況を一元管理します。これにより、業務全体の進行状況をリアルタイムで把握しやすくなります。

意思決定のスピードアップ: ワークフローシステムを利用することで、申請や承認プロセスが電子化され、管理者はパソコンやモバイル端末から手軽にアクセスして承認作業を行うことができます。これにより、意思決定の迅速化が図られます。

ペーパーレスでコスト削減: ワークフローシステムにより、紙による申請書や承認書の使用を減らし、デジタルでの運用に移行することで印刷コストや文書管理の労力を削減します。

内部統制の強化: ワークフローシステムは各種規定やルールを設定し、それに基づいた自動化された承認フローを実現します。これにより、コンプライアンスの遵守や監査トレイルの確保が強化されます。

業務効率の継続的改善: ワークフローシステムを使用することで、業務の透明性が向上し、ボトルネックやムダな作業を発見しやすくなります。そのため、改善点を早期に特定し、業務効率を継続的に向上させることが可能です。

働き方改革の推進: ワークフローシステムにより、柔軟な働き方やリモートワークをサポートする環境が整います。デジタル化された業務プロセスは場所や時間にとらわれず、効率的に処理することができるため、働き方改革を推進する手助けとなります。

これらのメリットにより、ワークフローシステムは企業の業務効率化や管理体制の強化に大きく寄与します。

クラウド型ワークフローシステムのデメリットとは?

クラウド型ワークフローシステムのデメリットには以下のようなものがあります。

高額化の可能性: オンプレミス型よりもクラウド型の導入コストが高くなる場合があります。特に企業の規模が拡大し、ワークフローシステムに対する個別の要望やカスタマイズが増えた場合、追加の料金が発生することがあります。

サービスとの互換性の問題: クラウド型ワークフローシステムが連携している他のサービスやシステムと完全に互換性がない場合があります。これにより、データの同期やプロセスの効率化が妨げられる可能性があります。

セキュリティの懸念: クラウド型のワークフローシステムはデータがインターネット経由でアクセス可能なため、セキュリティの面で万全であるとは限りません。特に機密性の高いデータを扱う場合は、追加のセキュリティ対策が必要になることがあります。

これらのデメリットは、企業が自社に合ったワークフローシステムを選択する際に考慮すべき重要な要素です。適切なシステム選定とセキュリティ対策の強化が求められます。

稟議書を電子化するデメリットは?

稟議書を電子化する際のデメリットとしては以下の点が考えられます。

不十分な文書化: 稟議書を単に電子化するだけでは、従来の紙ベースの稟議書と同様の効果を得ることが難しい場合があります。例えば、電子化された文書が誰にでも簡単にアクセス可能であり、適切な承認や管理が行われているかどうかが確認しにくい場合があります。

カスタマイズコストの増加: 自社専用の稟議システムにカスタマイズする場合、システムの要件や業務フローに合わせて開発や設定が必要になります。これに伴うコストがかさみ、予算の増加につながる可能性があります。

社員の意識変革の必要性: 紙ベースから稟議書を電子化するには、社員の業務の見直しや、新しいシステムの使い方に対する教育・トレーニングが必要です。これにより、社内での変革管理や認知度の向上が求められます。

これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることで、稟議書の電子化が効果的に業務効率を向上させる手段となるでしょう。

紙の稟議書のデメリットは?

紙の稟議書にはいくつかのデメリットがあります。

時間がかかる: 稟議は決裁よりも承認までに時間がかかることが多く、業務の進行を遅らせる可能性があります。起案者は承認者との事前の調整や根回しを行い、承認プロセスを円滑に進める必要があります。

承認者の不在による遅延: 稟議書を承認者に提出した後、承認者が不在である場合、稟議の進行が停滞する可能性があります。特に出張や休暇などで不在日が続く場合、承認のスケジュールに影響が出ることがあります。

複数の関係者への回付: 稟議書は通常、関係各所の承認を得る必要があります。このため、複数の部署や担当者に稟議書を回付し、各人のスケジュールや意見を調整する必要があります。

紙ベースの管理: 一部の組織では稟議書が紙ベースで管理される場合があり、その管理や保管に手間がかかることがあります。また、紙ベースでは文書の損失や不正アクセスのリスクも考慮しなければなりません。

これらのデメリットを踏まえて、効率的な稟議プロセスの改善や稟議書を電子化するなどの対策を検討することが重要です。

電子稟議とは何ですか?

電子稟議とは、稟議の申請書などをクラウド上にデータ化し、オンラインで申請や承認の業務フローを行うことです。これにより、従来の紙の書類を物理的に回す必要がなくなり、全てのプロセスがオンラインで管理されます。在宅ワーク、テレワークに合ったシステムと言えます。

稟議書をPDFで保存できますか?

稟議書をPDF形式で保存することができます。特に2022年に施行された改正電子帳簿保存法の下では、稟議書を含む各種文書の電子化と保存が推進されています。稟議書は通常、WordやExcelなどのソフトウェアで作成されますが、これらのデータをPDF形式に変換して保存することが一般的です。PDF形式はデータの安全性や一貫性を保つための便利な方法であり、紙媒体に比べて多くのメリットがあります。

電子稟議システムのメリットは?

電子稟議システムのメリットは以下の通りです。

コスト削減: 紙の稟議書が不要になることで、用紙代や印刷代などのコストを削減できます。

スペースの節約: オンライン上で稟議書を保管するため、紙の稟議書の保管スペースが不要になり、場所代も削減できます。

管理作業の効率化: 電子化により、稟議書の管理や検索が容易になり、管理作業の効率化が図れます。

迅速な承認プロセス: オンライン上での申請や承認が可能なため、承認プロセスの迅速化が図れます。

環境負荷の軽減: 紙の使用量が削減されることで、環境への負荷を軽減することができます。

これらのメリットにより、企業は効率性の向上と同時にコストの節約を実現できます。

稟議書は必要ですか?

稟議書は、以下の理由から必要とされます。

決裁者への認識と理解: 稟議書は、決裁者に対して提案内容や必要な情報を明確に伝えるための文書です。特に大きな出費や重要な決定を伴う場合には、関係者が正確に理解する必要があります。

意思決定の透明性: 稟議書は、決裁者がなぜその決定をするのか、どのような判断基準で承認をするのかを明確にする役割があります。これにより、意思決定の透明性が確保されます。

誤解や独断を防止: 稟議書は、伝達の誤解や現場の独断を防止するための重要な手段です。正確な情報が文書化され、関係者間で共有されることで、意思決定に一貫性が保たれます。

法的規制や内部規則の遵守: 特定の金額や業務に関する決定には、法的な規制や企業の内部規則に基づく決裁が必要です。稟議書は、これらの規制やルールを遵守するための証拠ともなります。

監査やコンプライアンスのための証拠: 稟議書は、後に監査やコンプライアンス対応が求められる場合に、実施した意思決定の根拠として利用されます。デジタル化することで、これらの証拠を効率的に管理することが可能です。

このように、稟議書は企業経営や業務運営において重要な役割を果たし、適切な意思決定と透明性の確保に貢献しています。

電子承認のメリットは?

電子承認の主なメリットは以下の通りです。

ペーパーレス化: 電子承認により、書類の印刷や保管にかかるコストを削減できます。紙代、印刷代、製本代などの経費が不要になります。

効率化と迅速化: 電子承認システムでは、承認者がオンラインでアクセスして承認するため、物理的な書類の受け渡しや送付を待つ必要がありません。これにより承認プロセスが迅速化し、業務効率が向上します。

遠隔対応: 特にリモートワークが増えた現在、電子承認は遠隔地やオフィス外からでもアクセス可能です。承認者が出張や休暇中でもスムーズに処理が可能です。

トレーサビリティとセキュリティ: 電子承認システムでは、誰がいつどのように承認したかを記録し、追跡可能な履歴を保持します。これにより、承認プロセスの透明性が確保され、セキュリティも強化されます。

環境への配慮: ペーパーレス化は環境保護にも寄与します。紙の使用量を減らすことで森林資源の保護に貢献し、温室効果ガスの排出量を削減することができます。

これらのメリットにより、多くの企業や組織が電子承認システムの導入を進めています。

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