Admina導入される前のSaaS管理の状況

　私が入社する以前は、上司にあたるCTOとバックオフィスの担当者の2人でSaaSを管理していました。使用しているSaaSの一覧とサービスの管理者が誰であるかといった内容を管理台帳に入力していました。そのため、シャドーITを抑制する効果は、一定程度あったと思っています。

　しかし、管理台帳に記載のある管理者以外のアカウントが何件あって、従業員の誰がアカウントを持っているかなどの情報までは厳密に管理されていない状況でした。

　SaaSの契約情報についても、十分な管理はされていなかったかもしれません。バックオフィスが経理面も担当していたのですが、どのSaaSが今月から契約が切り替わって、いくら支出があったかというところまでコーポレートITの人間も踏み込んで、積極的に管理するというところまではできていなかったと思います。

　その後、私が入社しコーポレートITの担当をCTOから引き継ぎました。そのCTOとの間でリスクが高いと認識していたのが、退職者アカウントを放置してしまうことでした。弊社は業務委託で一時的に関わる方も多く、退職者アカウントができやすい環境なので、管理がより難しいんですね。このリスクに対して、効率的に削減していく方法をいろいろ調べることから対応を開始しました。

SaaS管理ツールの比較検討について

　当時、社内では35個くらいのSaaSサービスを使用していました。Google WorkspaceやSlackなど全従業員向けに導入しているものだけではなく、自社で開発している「smartround」というSaaSのために必要なメール系のSaaSや監視系のSaaSなど国内外に限らず様々なSaaSを社内では使用しています。

　SaaS管理ツールの導入で1番重要視していたのは、弊社が使用しているSaaSのカバー率でした。SaaS管理ツールを導入した時に、一部のSaaSは管理できるが、その他大半のものの管理ができないとなると、投資対効果が良くないので、評価の軸として大きく見ていました。さらに会社がアーリーステージのスタートアップなので、コスト面も重要な選定ポイントでした。

　私自身が初めてコーポレートIT担当として検証する中で、多機能や重厚なツールの場合に、初期設定ですごく時間がかかったり、今のスキルだと使いこなせないなどの側面もあると気づきました。そこで、比較的容易に導入できて、すぐ効果が得られることをポイントにしたほうが良いと感じました。検討期間として1ヶ月弱ぐらいを想定しており、実際2〜3週間ぐらいの検討でAdminaの導入を決断しました。

Adminaの導入について

　Adminaを導入する判断の大きなポイントは、前提のお話と重複しますがSaaSのカバー率が当社の使ってるSaaSに対してとても高かったところです。また、導入当時はまだ50ID以下だったので、当面は無料でAdminaを使用できるのは大変ありがたかったです。あとは導入にあたり、私自身の設定の手間が非常に少ないというところですね。特別な設定は特になく、すぐに使用することができました。

　この3点でAdminaを導入したいとCTOに上申し、正式導入となりました。上申に当たっても、特に懸念点はありませんでした。私が上げた3つの選定のポイントについても、CTOにも理解してもらえたので、懸念を示されたりなどはなかったです。

Adminaを使っていて良いと思うポイント

Adminaの導入で良かった点は、「退職者アカウントの管理」と「SaaSのアカウント管理のシンプルさ」です。

　具体的には海外のあるSaaSサービスでサービスの画面が独特で、色んなページでアカウントを登録できるようになっていました。退職者が出た際に、私がアカウントを組織から削除して退職者処理も終わったと認識していたのですが、Admina上ではまだその退職者アカウントがサービスに紐づいてるアラートが表示され続けていました。これはおかしいなと思いAdminaのサポートにも問い合わせさせていただきました。当初は不具合だと思っていたのですが、Adminaのサポートの方にそのサービスのことを調べていただき、エンジニアの方経由でサービス側に問い合わせいただきました。

　その結果、私がアカウントを削除したページとは別のページにもアカウントがあり、その画面からもアカウントを削除する必要があるということを教えていただきました。SaaSサービスとのAPIやスクレイピングなど、SaaSサービスに知見の深い方がいらっしゃるので、その対応いただいたことも含めてすごくありがたかったです。自分では絶対気付かなかったことだと思いますし、これが対応できないとリスクになっていたと思います。

　また、弊社ではGoogle Workspaceのアカウントを軸に、ほかのSaaSを登録する運用を採用しています。しかし、SaaSサービスによっては、その運用に乗らないSaaSもあります。例えばエンジニアが使っているGitHubなどはアカウント登録されてるメールアドレスとは違う場合が多いのですが、Adminaでアカウントをマージできるので、とても助かっています。アカウントのマージ機能は、Admina導入後に機能追加されたのですが、GitHubを使っていると、1人の人がこれだけのサービスを使ってるというのがマージして見ることができるので、それがすごく管理を簡単にしてくれています。

　AdminaのGitHubページ内で誰が組織に入っているかが可視化されるので、その画面だけで管理することができています。もし、そこに退職者のアカウントが残っていれば、そのアカウントを削除するといったシンプルな運用ができるようになりました。

Adminaの導入効果

　Adminaの導入により、退職者アカウントが残る状況はほぼゼロに達成できてると思います。残っているアカウントに対しても、数日〜1週間以内には、何かしらのアクションをとることができています。

　先日もAdminaのカスタマーサクセスの方とお打ち合わせさせていただき、退職者・不明アカウントが０だったのですが、それは他社さんと比べても非常に優秀な状況とお言葉をいただきました。退職者・不明アカウントが1つでもあると、それは異常というポリシーでやっていたのですが、それが正しい姿だったんだと、改めて思うことができました。

　Adminaを導入する前から目指していた状況ですし、導入したことでアカウント情報を可視化されることで、より一層徹底して管理することができるようになったと思います。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

　まだ契約管理機能については、本格的に使えていない状況です。そうした機能が存在し、数多くの他社さんが使っていらっしゃるというお話もいただいていたので、お試しで１つサービスをまず登録をしてみて、良かったら他のSaaSサービスにも展開していこうと思っています。

Adminaをご検討されている方へ

　まず、社員数の少ないスタートアップだったら、すごくお勧めできると思います。現状は50ID以下だと完全無料でスタートできますし、人も時間もないスタートアップにとっては負担なく開始できます。

　また、Adminaにはいろんな機能があり、現在も日々機能追加されていますが、本当に純粋にアカウント管理やSaaSのアカウント見える化をやるだけでもすごく効果がありますし、ごく一部の機能を使うだけでも、とても効果を実感できるので、お勧めできると思います。専任の情報システム担当者やコーポレートIT担当者がいない、そういう組織こそお手軽で、良いんじゃないかなと思います。