Admina導入される前のSaaS管理の状況を教えてください

　Admina導入前は、SaaSアカウントを全てGoogleスプレッドシートで管理していました。
定期的に全SaaSをスプレッドシートで手動更新して管理していたのですが、その労力はとても大変で、当然更新の抜け漏れも発生していました。
　弊社の特徴として、何か業務上課題があった際にそれを解決できるSaaSをシステム部と事業部門が一緒に調べるなど、さまざまなSaaSを試していました。しかし、様々なSaaSを試していると「結局どのSaaSが本決まりになったんだっけ？」というのが分からなくなり、使い終わった時に、アカウントやサービス自体の契約管理が正しくできていない現状がありました。
　また、SaaS導入の際に、必ずシステム部の承認を得るフローが組まれているわけではないので、事業部門が直接SaaSを使い始めて、「このサービスを使ってます」と後から情報を共有してもらうこともありました。
　社内にはSaaSやSaaSに紐づく他のサービスやライセンスもあるため、全ての管理工数として考えると恐らく7人日ぐらいはあったと思います。従業員の入退社がある際には、Google Workspaceでアカウントの作成や退職処理をしています。これに紐づいて、他のソフトウェアのライセンスを紐付けたりするなどの業務が毎回発生はしてました。
　そんな状況下で前任の鈴木(現企画制作本部  Solution Expert)からAdminaの話があり、是非試してみましょうかとなりました。

マネーフォワードAdminaの印象はいかがでしたでしょうか

　これまでスプレッドシートで管理していて、シートの数が増えるなどで煩雑だった作業が、1つのWebUIでまとめて管理できるようになるため、管理がとても楽になるという印象でした。その頃はまだSaaSのアカウントを一覧で見たりする程度だったので、今後いろいろと伸びしろがありそうだなとも思いましたし、その時点でもかなり業務としては効率化されるんじゃないかなという期待がありました。

Adminaの導入について教えてください

　導入にあたり、社員やフリーランスへ多くアカウントを発行しているので、アカウント管理の抜け漏れをなくすことが重要でした。まずは、契約しているにも関わらず使われてない状態で毎月コストが発生しているSaaSを見つけて、適切に対処すること。もう1つは、セキュリティ強化の面で使用されていないはずのアカウントが残っていることで、不正アクセスのリスクを回避すること。この2点ををしっかり管理できる環境を整備する必要があるということで、会社に上申しました。

Adminaを使っていて良いと思うポイントを教えてください

　今までは複数のスプレッドシートに分散していた各種情報がAdminaという一つのサービスで俯瞰的に確認できる様になったことはとても良かったです。
　また、直近ですごく良かったなと思うのは、Google Driveの外部共有コンテンツ管理機能です。
映像制作では1秒間の映像に30フレーム分の連番画像データが必要になるため、1つの映像を構成するのに膨大な数のデータが必要になります。これらのデータをあるユーザーがGoogle Driveで共有した際に、その共有設定に問題が無いかどうかを日々確認する事は非常に困難です。
　実際にある退職者アカウントの処理をしてる最中に、Google Driveの中で望ましくない公開範囲で共有されていたファイルを発見するケースもありました。このケースを受けて潜在的なセキュリティリスクを全て調べようと思ったのですが、その時点ではまだ効率的な調査手段がありませんでした。
　そんな時にAdminaで全社的に外部共有されているファイルを見れるようになったので、これはとても助かりました。合わせて、社内の色々な場面でNotionを活用していこうという動きも広まっています。Notionに関しても外部共有状況がAdminaで確認することができるようになっていたので、Adminaはセキュリティ対策の面でも安心感を得られると思っています。

Adminaの導入効果を教えてください

　今までは外部共有コンテンツの状況をリアルタイムに確認する事は中々困難な作業でしたが、今ではAdminaを開くだけで具体的なファイルや数字を確認出来るため、数分で対応の必要性を判断出来るようになりました。
　また、棚卸しで退職者のアカウントが適切に処理されてるかどうかを調べると、その作業だけでも2〜3時間かかっていたのが、今はAdminaでパッと見れば、すぐに一覧で見ることができるので数分で終わるようになりました。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

　今後は支払いのインサイト機能のところでその支出額の統計であったりとか、SaaSに関しての具体的なその費用感を統合的に管理できるようにしたいと思ってます。
　また、今後実装される予定のIT資産管理機能にも期待しています。映像制作ではハイスペックなPCを必要とするためPCの入れ替えも頻繁に行っているのでこれをAdminaでアカウントと併せて一元管理出来るようになれば、とても魅力的だと思っています。

Adminaをご検討されている方へ

Adminaは管理面において、圧倒的に便利だと思います。
　特に個々のサービスごとに管理画面があるのですが、そのサービスへのアクセスの仕方が違ったり、さまざまな手続きの仕方があったりとかすると思います。これがAdminaを導入すると、同じUI、同じアクセスの仕方で、「何のアカウント契約されているか」「アカウントがもう休眠状態になってるか」「退職者アカウントが残っていないか」などを見ることができます。また、誰のアカウントが管理者になってるのかも一目で確認することができるので、この機能のみでも導入の価値があると思います。