年間288時間のアカウント管理がほぼ工数0に! インフラ部が解決するべきSaaSの管理とは?

年間288時間のアカウント管理がほぼ工数0に! インフラ部が解決するべきSaaSの管理とは?

年間288時間のアカウント管理がほぼ工数0に! インフラ部が解決するべきSaaSの管理とは?

インフラ部マネージャー 宮村 友樹 様
インフラ部 福井 亮 様

インフラ部マネージャー 宮村 友樹 様
インフラ部 福井 亮 様

インフラ部マネージャー 宮村 友樹 様
インフラ部 福井 亮 様

会社情報

インターネットより写真やフォトブックを手軽に注文できるオンラインプリントサイトを運営し、設立14年目と新しい会社ですが、サイト会員数も500万人を突破しており、「安全で高品質のデジタルプリントを超低価格でより早くお客様へお届けする」をコンセプトとしています。

会社情報

インターネットより写真やフォトブックを手軽に注文できるオンラインプリントサイトを運営し、設立14年目と新しい会社ですが、サイト会員数も500万人を突破しており、「安全で高品質のデジタルプリントを超低価格でより早くお客様へお届けする」をコンセプトとしています。

会社情報

インターネットより写真やフォトブックを手軽に注文できるオンラインプリントサイトを運営し、設立14年目と新しい会社ですが、サイト会員数も500万人を突破しており、「安全で高品質のデジタルプリントを超低価格でより早くお客様へお届けする」をコンセプトとしています。

アウトライン

株式会社しまうまプリント様では、Adminaを導入する前までは各SaaSのCSVデータをマスターとなるExcelに貼り付けて退職者を検出して管理していました。Adminaを導入することでSaaSの棚卸しが劇的に効率化させることができ、インフラ部門として課題に感じていたシャドーITなどのセキュリティ課題についてもAdminaで解決させることができました。

アウトライン

株式会社しまうまプリント様では、Adminaを導入する前までは各SaaSのCSVデータをマスターとなるExcelに貼り付けて退職者を検出して管理していました。Adminaを導入することでSaaSの棚卸しが劇的に効率化させることができ、インフラ部門として課題に感じていたシャドーITなどのセキュリティ課題についてもAdminaで解決させることができました。

アウトライン

株式会社しまうまプリント様では、Adminaを導入する前までは各SaaSのCSVデータをマスターとなるExcelに貼り付けて退職者を検出して管理していました。Adminaを導入することでSaaSの棚卸しが劇的に効率化させることができ、インフラ部門として課題に感じていたシャドーITなどのセキュリティ課題についてもAdminaで解決させることができました。

導入前の課題

  • インフラ部として、社内のシャドーITなどセキュリティの観点で課題を持っていました。

  • SaaSのアカウント管理で膨大な時間がかかっていました。社内のSaaSも多いので、入退社の従業員が発生する度に担当の福井様の業務が圧迫されていました。

導入前の課題

  • インフラ部として、社内のシャドーITなどセキュリティの観点で課題を持っていました。

  • SaaSのアカウント管理で膨大な時間がかかっていました。社内のSaaSも多いので、入退社の従業員が発生する度に担当の福井様の業務が圧迫されていました。

導入前の課題

  • インフラ部として、社内のシャドーITなどセキュリティの観点で課題を持っていました。

  • SaaSのアカウント管理で膨大な時間がかかっていました。社内のSaaSも多いので、入退社の従業員が発生する度に担当の福井様の業務が圧迫されていました。

導入効果

  • 年間288時間かかっていたSaaSの棚卸しの工数がほぼ0になりました。

  • 退職者のアカウントを可視化させることができたので、当初のセキュリティ課題をクリアすることができました。

導入効果

  • 年間288時間かかっていたSaaSの棚卸しの工数がほぼ0になりました。

  • 退職者のアカウントを可視化させることができたので、当初のセキュリティ課題をクリアすることができました。

導入効果

  • 年間288時間かかっていたSaaSの棚卸しの工数がほぼ0になりました。

  • 退職者のアカウントを可視化させることができたので、当初のセキュリティ課題をクリアすることができました。

Admina導入される前のSaaS管理の状況を教えてください

福井様)Adminaを導入する前は、退職者アカウントが残っているかどうかを確認するために、社内で利用されているSaaSにログインして、エクスポートしたファイルをマスターとなるExcelに貼り付けて、集計するための関数を組み込んで、退職してる人は赤字で「この人のアカウント残ってるよ」というような簡易的なツールを作って管理していました。毎月棚卸しをしていて、従業員の入退社の度に処理が必要だったので、月に平均8回くらいはSaaSの棚卸しをしていました。

 従業員マスターを元にして、そこに載っていなければ「退職」という扱いにして、その人のアカウントが残ってないことを洗い出すこともそうですし、新しくアカウント登録したい人の希望するSaaSのアカウントがちゃんと作成されたかの確認を毎回やってました。正社員の従業員に関しては、人事部から情報をもらえるので、マスター情報と紐付けができるのですが、業務委託などの各部署で契約されている従業員は担当者しかわからないので、知らない名前を発見したら、都度担当者に確認をしていました。

宮村様)全社として退職者の情報などを管理する部署がなくて、もうカオスな状況でした。

Adminaの導入について教えてください

宮村様)SaaSを社内でたくさん使っているので、インフラ部としてはシャドーITを把握する必要がありました。その先にSaaSの退職者アカウントの棚卸しがあると思っておりますので、まずはシャドーITを撲滅させねば!という、セキュリティ面での課題が強かったです。2022年4月にマネーフォワードiさんにお問い合わせしたのですが、個人的にはマネーフォワードは家計簿アプリや会計アプリとしてよく知っておりました。なので、「マネーフォワードさんってこういうサービスもやってんだ」というのが第一印象でした。サービスを調べていく中で、「マネーフォワードさんのサービスいいね」と思っていました。SaaSという特性もあり、検討から導入はすごい速かったと思います。価格面も優良だったので、とりあえず導入してみるっていうSaaSの良さでもあると思います。

福井様)セキュリティ面もですけど、私なんかは毎回それぞれのSaaSでエクスポート、Excel貼り付けをしていて、すごい馬鹿らしい作業だなって思ってました。エンジニアなのに何でこんなかっこ悪いことしているのだろうかと。そんな時に、ちょうど宮村から「マネーフォワードさんでこんなサービスあるよ」と教えてもらって、一緒にデモを拝見させていただきました。

宮村様)導入前のデモの際にUIや直感的に操作できるシンプルさが際立ってた気がします。マニュアルを確認しないと操作できないツールもあるので、直感的に操作できることはとてもよかったです。その上で、サポートもしっかりされてましたし、問い合わせたらすぐに答えてくれましたので、すごい魅力的だなと思いました。

Adminaを使っていて良いと思うポイントを教えてください

福井様)僕らが触る以上のスピードでどんどん開発されていってるので、追いつけてないのか追いついたのか分かんないですが、そういうスピード感で一緒にサービスを利用できるのは良かったなと思います。

宮村様)やはりコンセプトだとも思うのですが、退職者のアカウントが検出された際に、自動でアラートが飛んでくるなど、多少ほったらかしでも勝手に管理・集計してくれるお任せできるシステムというところがすごい魅力的かなと思います。業務の中で手入れしないといけないとなると、やはりちょっと使わなくなっちゃうと思います。GoogleWorkspaceのアカウントを停止した時点で対象アカウントが利用している他のSaaSについて「このサービスも使ってないんじゃないですか」とアラート出してくれるのは、とても助かってます。

福井様)今まではアカウントの棚卸しをある一定の日まで溜め込んで、一気に消すなどで対応していました。ただ、Adminaの場合は、遅くても翌日には退職者アカウントが分かるので、とりあえずアカウントを削除して、次の日に漏れがないかをWチェックも兼ねて使えたりするので、それはもうとても助かってます。
 また、御社の営業担当や技術の方とSlackでつながっているお陰でとても身近な製品に感じています。困ったときに質問も気軽に出来ますし、すぐ質問の回答ももらえます。定期的に「ご状況はいかがですか?」とご連絡いただけるので、気軽に相談しやすかったりします。導入した当初はなかなか触れなかったりとか、使い方が分からないシーンもありましたが、定期的にヒアリングしてくれるおかげでその場で使い方教えていただいたり、「こういう風に使えます!」というアドバイスもいただいたりしているので、僕はとても助かっている感覚です。弊社としてはメールとかサポートのチャットよりかは、Slackベースで会話ができるというのが一番大きいかなって思います。

Adminaの導入効果を教えてください

福井様)ざっくり何時間くらい削減できたか計算してみました。
大体1つのSaaSにログインして、必要な情報をエクスポートするのに5分ぐらいかかると思います。それを今18個あるんで、もうこれだけで1時間30分くらいなんですよね。マスターとなるExcelに貼り付けて、棚卸しとなるとだいたい2時間ぐらいかかってるので、1回棚卸でおよそ3時間ぐらいかかっていました。それを月に8回すると、もうそれだけで24時間、年間ですると288時間かかっており、Adminaを導入した今では、その工数が0になりました。Adminaにログインした時点で、すでに集計されているため、あとは「退職してる人いないかな?」とか「休職してる人いないかな?」をフィルターかけるだけなので圧倒的に効率化されました。

宮村様)退職者アカウントがほったらかされてたことを考えると、その人がログインしようと思えば外部からログインできてしまうので、セキュリティの観点においても課題になっていました。第三者によって情報が抜き出されてしまうリスクもあるので、その点においても導入の効果が高いと思っています。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

福井様)今後、Adminaでデバイス管理もできるとすごいなって、個人的には思います。今さっき、年間に288時間かかっているというのは、あくまでもSaaSのアカウント管理の話になるので、同じくらいの時間をデバイス管理にもかけてます。「このアカウントは、この端末で使ってます」とかもAdmina の中で完結したら夢のようですね。

Adminaをご検討されている方へ

福井様)私みたいな実作業者ベースですと、「作業工数は極端に減らすことができるという」メリットはもちろんありますが、視覚的に誰が見ても「はい、消し忘れ」などの作業漏れを発見できるのが魅力的です。また、SaaSのコスト面においても、視覚的に分かりやすく、パッと確認できるのでそれだけでもすごい十分価値があるんじゃないかなと思ってます。

宮村様)やはりコスト面ですかね。SaaSのコストって苦労してる会社さん多いんじゃないかなと思います。特にSaaSコストとシャドーITの2つですね。SaaSに関わる情報を可視化できるようになるというのがとても良いんじゃないかなと思いますので、経営側にも訴えやすいと思います。

Admina導入される前のSaaS管理の状況を教えてください

福井様)Adminaを導入する前は、退職者アカウントが残っているかどうかを確認するために、社内で利用されているSaaSにログインして、エクスポートしたファイルをマスターとなるExcelに貼り付けて、集計するための関数を組み込んで、退職してる人は赤字で「この人のアカウント残ってるよ」というような簡易的なツールを作って管理していました。毎月棚卸しをしていて、従業員の入退社の度に処理が必要だったので、月に平均8回くらいはSaaSの棚卸しをしていました。

 従業員マスターを元にして、そこに載っていなければ「退職」という扱いにして、その人のアカウントが残ってないことを洗い出すこともそうですし、新しくアカウント登録したい人の希望するSaaSのアカウントがちゃんと作成されたかの確認を毎回やってました。正社員の従業員に関しては、人事部から情報をもらえるので、マスター情報と紐付けができるのですが、業務委託などの各部署で契約されている従業員は担当者しかわからないので、知らない名前を発見したら、都度担当者に確認をしていました。

宮村様)全社として退職者の情報などを管理する部署がなくて、もうカオスな状況でした。

Adminaの導入について教えてください

宮村様)SaaSを社内でたくさん使っているので、インフラ部としてはシャドーITを把握する必要がありました。その先にSaaSの退職者アカウントの棚卸しがあると思っておりますので、まずはシャドーITを撲滅させねば!という、セキュリティ面での課題が強かったです。2022年4月にマネーフォワードiさんにお問い合わせしたのですが、個人的にはマネーフォワードは家計簿アプリや会計アプリとしてよく知っておりました。なので、「マネーフォワードさんってこういうサービスもやってんだ」というのが第一印象でした。サービスを調べていく中で、「マネーフォワードさんのサービスいいね」と思っていました。SaaSという特性もあり、検討から導入はすごい速かったと思います。価格面も優良だったので、とりあえず導入してみるっていうSaaSの良さでもあると思います。

福井様)セキュリティ面もですけど、私なんかは毎回それぞれのSaaSでエクスポート、Excel貼り付けをしていて、すごい馬鹿らしい作業だなって思ってました。エンジニアなのに何でこんなかっこ悪いことしているのだろうかと。そんな時に、ちょうど宮村から「マネーフォワードさんでこんなサービスあるよ」と教えてもらって、一緒にデモを拝見させていただきました。

宮村様)導入前のデモの際にUIや直感的に操作できるシンプルさが際立ってた気がします。マニュアルを確認しないと操作できないツールもあるので、直感的に操作できることはとてもよかったです。その上で、サポートもしっかりされてましたし、問い合わせたらすぐに答えてくれましたので、すごい魅力的だなと思いました。

Adminaを使っていて良いと思うポイントを教えてください

福井様)僕らが触る以上のスピードでどんどん開発されていってるので、追いつけてないのか追いついたのか分かんないですが、そういうスピード感で一緒にサービスを利用できるのは良かったなと思います。

宮村様)やはりコンセプトだとも思うのですが、退職者のアカウントが検出された際に、自動でアラートが飛んでくるなど、多少ほったらかしでも勝手に管理・集計してくれるお任せできるシステムというところがすごい魅力的かなと思います。業務の中で手入れしないといけないとなると、やはりちょっと使わなくなっちゃうと思います。GoogleWorkspaceのアカウントを停止した時点で対象アカウントが利用している他のSaaSについて「このサービスも使ってないんじゃないですか」とアラート出してくれるのは、とても助かってます。

福井様)今まではアカウントの棚卸しをある一定の日まで溜め込んで、一気に消すなどで対応していました。ただ、Adminaの場合は、遅くても翌日には退職者アカウントが分かるので、とりあえずアカウントを削除して、次の日に漏れがないかをWチェックも兼ねて使えたりするので、それはもうとても助かってます。
 また、御社の営業担当や技術の方とSlackでつながっているお陰でとても身近な製品に感じています。困ったときに質問も気軽に出来ますし、すぐ質問の回答ももらえます。定期的に「ご状況はいかがですか?」とご連絡いただけるので、気軽に相談しやすかったりします。導入した当初はなかなか触れなかったりとか、使い方が分からないシーンもありましたが、定期的にヒアリングしてくれるおかげでその場で使い方教えていただいたり、「こういう風に使えます!」というアドバイスもいただいたりしているので、僕はとても助かっている感覚です。弊社としてはメールとかサポートのチャットよりかは、Slackベースで会話ができるというのが一番大きいかなって思います。

Adminaの導入効果を教えてください

福井様)ざっくり何時間くらい削減できたか計算してみました。
大体1つのSaaSにログインして、必要な情報をエクスポートするのに5分ぐらいかかると思います。それを今18個あるんで、もうこれだけで1時間30分くらいなんですよね。マスターとなるExcelに貼り付けて、棚卸しとなるとだいたい2時間ぐらいかかってるので、1回棚卸でおよそ3時間ぐらいかかっていました。それを月に8回すると、もうそれだけで24時間、年間ですると288時間かかっており、Adminaを導入した今では、その工数が0になりました。Adminaにログインした時点で、すでに集計されているため、あとは「退職してる人いないかな?」とか「休職してる人いないかな?」をフィルターかけるだけなので圧倒的に効率化されました。

宮村様)退職者アカウントがほったらかされてたことを考えると、その人がログインしようと思えば外部からログインできてしまうので、セキュリティの観点においても課題になっていました。第三者によって情報が抜き出されてしまうリスクもあるので、その点においても導入の効果が高いと思っています。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

福井様)今後、Adminaでデバイス管理もできるとすごいなって、個人的には思います。今さっき、年間に288時間かかっているというのは、あくまでもSaaSのアカウント管理の話になるので、同じくらいの時間をデバイス管理にもかけてます。「このアカウントは、この端末で使ってます」とかもAdmina の中で完結したら夢のようですね。

Adminaをご検討されている方へ

福井様)私みたいな実作業者ベースですと、「作業工数は極端に減らすことができるという」メリットはもちろんありますが、視覚的に誰が見ても「はい、消し忘れ」などの作業漏れを発見できるのが魅力的です。また、SaaSのコスト面においても、視覚的に分かりやすく、パッと確認できるのでそれだけでもすごい十分価値があるんじゃないかなと思ってます。

宮村様)やはりコスト面ですかね。SaaSのコストって苦労してる会社さん多いんじゃないかなと思います。特にSaaSコストとシャドーITの2つですね。SaaSに関わる情報を可視化できるようになるというのがとても良いんじゃないかなと思いますので、経営側にも訴えやすいと思います。

Admina導入される前のSaaS管理の状況を教えてください

福井様)Adminaを導入する前は、退職者アカウントが残っているかどうかを確認するために、社内で利用されているSaaSにログインして、エクスポートしたファイルをマスターとなるExcelに貼り付けて、集計するための関数を組み込んで、退職してる人は赤字で「この人のアカウント残ってるよ」というような簡易的なツールを作って管理していました。毎月棚卸しをしていて、従業員の入退社の度に処理が必要だったので、月に平均8回くらいはSaaSの棚卸しをしていました。

 従業員マスターを元にして、そこに載っていなければ「退職」という扱いにして、その人のアカウントが残ってないことを洗い出すこともそうですし、新しくアカウント登録したい人の希望するSaaSのアカウントがちゃんと作成されたかの確認を毎回やってました。正社員の従業員に関しては、人事部から情報をもらえるので、マスター情報と紐付けができるのですが、業務委託などの各部署で契約されている従業員は担当者しかわからないので、知らない名前を発見したら、都度担当者に確認をしていました。

宮村様)全社として退職者の情報などを管理する部署がなくて、もうカオスな状況でした。

Adminaの導入について教えてください

宮村様)SaaSを社内でたくさん使っているので、インフラ部としてはシャドーITを把握する必要がありました。その先にSaaSの退職者アカウントの棚卸しがあると思っておりますので、まずはシャドーITを撲滅させねば!という、セキュリティ面での課題が強かったです。2022年4月にマネーフォワードiさんにお問い合わせしたのですが、個人的にはマネーフォワードは家計簿アプリや会計アプリとしてよく知っておりました。なので、「マネーフォワードさんってこういうサービスもやってんだ」というのが第一印象でした。サービスを調べていく中で、「マネーフォワードさんのサービスいいね」と思っていました。SaaSという特性もあり、検討から導入はすごい速かったと思います。価格面も優良だったので、とりあえず導入してみるっていうSaaSの良さでもあると思います。

福井様)セキュリティ面もですけど、私なんかは毎回それぞれのSaaSでエクスポート、Excel貼り付けをしていて、すごい馬鹿らしい作業だなって思ってました。エンジニアなのに何でこんなかっこ悪いことしているのだろうかと。そんな時に、ちょうど宮村から「マネーフォワードさんでこんなサービスあるよ」と教えてもらって、一緒にデモを拝見させていただきました。

宮村様)導入前のデモの際にUIや直感的に操作できるシンプルさが際立ってた気がします。マニュアルを確認しないと操作できないツールもあるので、直感的に操作できることはとてもよかったです。その上で、サポートもしっかりされてましたし、問い合わせたらすぐに答えてくれましたので、すごい魅力的だなと思いました。

Adminaを使っていて良いと思うポイントを教えてください

福井様)僕らが触る以上のスピードでどんどん開発されていってるので、追いつけてないのか追いついたのか分かんないですが、そういうスピード感で一緒にサービスを利用できるのは良かったなと思います。

宮村様)やはりコンセプトだとも思うのですが、退職者のアカウントが検出された際に、自動でアラートが飛んでくるなど、多少ほったらかしでも勝手に管理・集計してくれるお任せできるシステムというところがすごい魅力的かなと思います。業務の中で手入れしないといけないとなると、やはりちょっと使わなくなっちゃうと思います。GoogleWorkspaceのアカウントを停止した時点で対象アカウントが利用している他のSaaSについて「このサービスも使ってないんじゃないですか」とアラート出してくれるのは、とても助かってます。

福井様)今まではアカウントの棚卸しをある一定の日まで溜め込んで、一気に消すなどで対応していました。ただ、Adminaの場合は、遅くても翌日には退職者アカウントが分かるので、とりあえずアカウントを削除して、次の日に漏れがないかをWチェックも兼ねて使えたりするので、それはもうとても助かってます。
 また、御社の営業担当や技術の方とSlackでつながっているお陰でとても身近な製品に感じています。困ったときに質問も気軽に出来ますし、すぐ質問の回答ももらえます。定期的に「ご状況はいかがですか?」とご連絡いただけるので、気軽に相談しやすかったりします。導入した当初はなかなか触れなかったりとか、使い方が分からないシーンもありましたが、定期的にヒアリングしてくれるおかげでその場で使い方教えていただいたり、「こういう風に使えます!」というアドバイスもいただいたりしているので、僕はとても助かっている感覚です。弊社としてはメールとかサポートのチャットよりかは、Slackベースで会話ができるというのが一番大きいかなって思います。

Adminaの導入効果を教えてください

福井様)ざっくり何時間くらい削減できたか計算してみました。
大体1つのSaaSにログインして、必要な情報をエクスポートするのに5分ぐらいかかると思います。それを今18個あるんで、もうこれだけで1時間30分くらいなんですよね。マスターとなるExcelに貼り付けて、棚卸しとなるとだいたい2時間ぐらいかかってるので、1回棚卸でおよそ3時間ぐらいかかっていました。それを月に8回すると、もうそれだけで24時間、年間ですると288時間かかっており、Adminaを導入した今では、その工数が0になりました。Adminaにログインした時点で、すでに集計されているため、あとは「退職してる人いないかな?」とか「休職してる人いないかな?」をフィルターかけるだけなので圧倒的に効率化されました。

宮村様)退職者アカウントがほったらかされてたことを考えると、その人がログインしようと思えば外部からログインできてしまうので、セキュリティの観点においても課題になっていました。第三者によって情報が抜き出されてしまうリスクもあるので、その点においても導入の効果が高いと思っています。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

福井様)今後、Adminaでデバイス管理もできるとすごいなって、個人的には思います。今さっき、年間に288時間かかっているというのは、あくまでもSaaSのアカウント管理の話になるので、同じくらいの時間をデバイス管理にもかけてます。「このアカウントは、この端末で使ってます」とかもAdmina の中で完結したら夢のようですね。

Adminaをご検討されている方へ

福井様)私みたいな実作業者ベースですと、「作業工数は極端に減らすことができるという」メリットはもちろんありますが、視覚的に誰が見ても「はい、消し忘れ」などの作業漏れを発見できるのが魅力的です。また、SaaSのコスト面においても、視覚的に分かりやすく、パッと確認できるのでそれだけでもすごい十分価値があるんじゃないかなと思ってます。

宮村様)やはりコスト面ですかね。SaaSのコストって苦労してる会社さん多いんじゃないかなと思います。特にSaaSコストとシャドーITの2つですね。SaaSに関わる情報を可視化できるようになるというのがとても良いんじゃないかなと思いますので、経営側にも訴えやすいと思います。