Adminaを導入前のSaaS課題を教えてください

　私は2019年の夏頃に1人目の情報システム担当者としてジョインしました。今では人数も増えてきているのですが、チームができてからもしばらくは、私しか知らないことがたくさんある状況でした。
　当時は、アカウントの棚卸しがプロセス化されていなかったため、手が空いた時に「そろそろ始めないとな」とその都度対応していました。退職時のアカウント削除も、「あの人はこの部署の所属だから、このサービスのアカウントを持っているのではないだろうか」というような感じで、各サービスの管理コンソールを開きながら、勘を働かせて対応していました。無駄なコストがかからないよう、注意して不要アカウントの削除対応をしてはいましたが、より厳重に対応するための術は常に模索していました。
　2022年ぐらいから「セキュリティに関して本腰を入れていこう」という会社の流れの中で、アカウントの台帳管理を検討し始めました。その際に「アカウントを表計算ソフトウェアで管理するの？」となり、ITを管理するためのSaaSが必要となりサービスの検討をはじめました。

Adminaの導入について教えてください

　SaaS管理ツールに関しての困りごとは誰でも同じだと思っています。どのSaaS管理ツールも「管理にかかるコストを下げよう」というコンセプト自体は共通しており、SaaS管理で各社が抱える困りごと課題もおそらく大体同じであることから、それぞれのサービスが目指す方向性も一緒のところに行き着くのではないかと思っています。そのため各機能の細かさよりも、このクレデンシャル（認証情報）を預けるツールを「誰が運用しているのか」という点を最も重要視しました。
　マネーフォワードは、Fintech業界で立ち位置を確保しており、監査などの体制が整っていることが明白でした。また、マネーフォワード i もその監査にちゃんと収まっていることが確認できてたので、預けるのであればマネーフォワードだよね、というところで選定しました。
　機能面においては、アカウントの登録状況を可視化して台帳化される機能は必須でしたが、退職者アカウントが判別できるかも同じくらい重要でした。この判別ができなければ結局は手動管理と変わりないのではと思っていました。

Adminaの導入効果を教えてください

　当社では対象者が何のツールを使っているかを自動でリスト化するSlack botを、AdminaのAPIを利用して開発しています。このbotを利用した運用を当初から想定していたので、APIが公開されているのはbetterではなくmustでした。そのおかげでオフボーディング（退職時のアカウント整理）でも大活躍してます。

（図:オフボーディングフローの流れ）

　これまでは、各SaaSの管理画面を見ながら、アカウントの所持状況を逐一確認していました。AdminaのAPIを介して確認することで、Adminaから所持状況がひと目でわかり、SaaSアカウントの削除も出来るようになりました。オフボーディングの作業工数は10分の1ぐらいに削減できたと感じています。
　チーム外への確認の時間も含めて、1件当たり延べ2時間ぐらいかかってた作業が、今では10分で終わるようになりました。「退職しました→このBotを使ってください→検出したアカウントを消してください」という流れをチーム内でも簡単かつ正確に運用できるようになったので、その効果もあると思います。
　これまでは半年に1回ぐらい頑張ってアカウントの棚卸しを実施していましたが、今は殆どAdmina上で完結しています。各SaaSのアカウント登録状況が自動連携されているので、アカウントの棚卸しの年間作業時間を90％削減出来ているという印象です。

Adminaを使っていて良いと思うポイントを教えてください

　サービスの切り口でもアカウントの切り口でも情報を参照できるのがいいところだと思います。特にサービスに紐づくメンバーの一覧から、アカウントを軸とした詳細やライセンスの情報がワンクリックで把握できる点がいいと感じています。現在当社のITチームには4人所属しており、全員がAdminaを使っています。特に入退社処理に関わっている2人がヘビーユーザなのですが、「マニュアルを見なくても画面を見れば分かる」というUIがとても魅力的です。 　また、いろいろな機能をリリースしてくださってるので、使える機能はないか試したりもしています。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

　今後は、経営管理に活かせるように使っていきたいと思っています。今は利用状況を把握して無駄がないかを見ていますが、今後は社内のSaaSがどの程度の価値を生み出しているか、きちんと投資効果が出ているかどうか、そのような経営管理に役立つツールとしてAdminaを活用できればと思ってます。

Adminaをご検討されている方へ

　このAdminaというサービスは、個人的にとても素直なツールだと思っています。 　誰がどのSaaSを使っているか、それと同時にどのSaaSに誰のアカウントがあるかというのがとても分かりやすく把握できるツールですので、そういったところを手軽に把握したい人におすすめです。自分なりにそのアカウント情報を分析したりとか再編集したい方にも、APIがかなり使いやすいのでおすすめできます。 一概に公開APIといっても様々な形式がありますが、AdminaのAPIはかなり使いやすい形式で提供されていると考えています。

最後にひとことどうぞ！

　SaaSの台帳管理を検討している方は多いと思いますが、ツールを使って効率化する前に、まず自分がどのような管理をしたいかを最初に決めた方がいいと思います。お金がないから手動で管理したりとか、自前でスクリプトを書いて気合いで集約するのか、人件費も考慮してツールを使うのか。はじめに明確化しておくことで、その後の稟議や導入、管理運営ももスムーズに進むと考えます。