ご担当の業務内容について教えてください

　社内のITサービスのヘルプデスクやSaaSの導入支援、SaaSのコストを削減する際の評価と導入の推進業務を主に担っています。

　そのため、具体的な業務として、社内のSaaSアカウントの管理も含まれています。アカウントをきれいに整えておくことが好きな性格なので、アカウントの削除や新入社員のためのアカウント発行などの作業に実際に関わったりもしています。

　また、企業によっては総務部の担当かもしれませんが、社内でイベントなどを開催する際の機材準備など、社員がやりたいことを実現するためのサポートもしています。イベント会社さんを入れてプロの部分は委託するのですが、Wi-FiやPCの手配など技術的な窓口はIT基盤部が担当しています。一般的に”情シス”と言われるような部門ですが、他社と比べるとだいぶ総務感の強い部門です。

　現在は稼働メンバーが3名という体制です。社員数が約200名に対しての3名体制ですから、先日登壇させていただいたうちの情シスでも参加者の方にコメントいただきましたが、”ひとり情シス”が多い世の中で、チーム内では「リソースとしては充実している方かもしれないね」と話はしているのですが、業務が多岐にわたるので足りないと感じることもあるのが実情です。

社内のSaaS利用状況について教えてください

SaaSは全社で約100種類は導入していると思います。

予算管理には、データベースを利用しています。SaaS以外の情報（スマホの契約や複合機のリース契約など）も含めると200件以上あるのですが、その内の半分にあたる100件ほどを、SaaSとしても使っているイメージです。

SaaS管理ツールの導入について教えてください

アカウント管理に課題があることは、当初から認識がありました。

Admina導入以前のSaaS管理は、スプレッドシートやkintoneなどで「この人にどのアカウントを払い出しました」などの情報管理をしていました。アカウントのリクエスト時にSlackのワークフローでチケット化してJiraに連携しており、履歴を追う場合は、Jiraのチケットを棚卸しして人の名前でフィルタリング確認するなど、人力で管理をしていました。

ただ、ワークフローを使わないで、SlackのDMで依頼を受けることもあるので、そういった場合は漏れが発生することもありました。

　また、開発部門などに業務委託の方がスポットで入社された際に、業務に必要なSaaSのアカウントを作成するのですが、その方が期間満了などで退職された際にアカウントコントロールが追いついていない部分があり、これを解決する方法を模索していました。特に個人情報を含んだSaaSの場合、消し忘れると個人情報漏洩など会社のリスクになります。これを何かシステム的にきちんとチェックできて、リスクを軽減できる方法がないだろうか？というのが起点でした。

マネーフォワードAdminaの印象はいかがでしたでしょうか。

　他社サービスでは「ワークスペースが複数ある場合でも、1SaaSにつき1ワークスペース」という縛りがあることが多いのですが、Adminaの場合は、複数のワークスペースと連携できるので、正しい管理が実現できるように感じました。トライアル時には、簡単に連携できそうなSaaSを優先的に連携したのですが、『こんなサクサク連携ができて、こんな風に見られるんだね〜。いいね！』とチーム一同、大変盛り上がりました。

　また、Admina上でfreee会計と連携することで正確なSaaSのコスト情報を確認できることはとても魅力的でした。例えば、Adobeの場合、Photoshopを使っている人もいればIllustratorを使っている人もいますし、Acrobatを使っている人もおり、それぞれアカウントの価格が違います。単一金額の掛け算でSaaSコストを算出する場合に、掛け算の元の数字は何にすれば良いのかが明確でなく、正しいコスト計算ができていない課題感がありました。

　ただ、管理部署が違うために社内から「金額の情報はセンシティブなので情報連携は極力避けたい」という意見をもらうこともあります。そうした場合も、「freee会計の連携については、金額情報が含まれるとはいえ、他のお取引情報までが見えるわけではなく、SaaSに関わる金額部分だけなので」と説明して理解を得ることができました。

Adminaを使っていて良いと思うポイント

当社では『アカウント』のタブを利用することが1番多いです。『これから入社する従業員』『退職した従業員』『休職中の従業員』のそれぞれのアカウント状況を見て、とにかく管理漏れがないかをチェックしています。

実際に、これまでは退職した従業員のアカウントがまだ残っていることを後日気が付いてしまう事象もあったのですが、Adminaを導入し使い慣れた春先ぐらいから、1ヶ月経っても退職者アカウントが残っている事象がゼロになりました。Adminaを見れば、『この人のこのアカウントを消し忘れている』というのが分かるので、本当に良くなったなと思ってます。

Adminaはほぼ毎日確認していますね。半月に1度、入退社がありますし、産育休に入る社員がいたり、復帰したりがあるので、近々戻ってくる社員のアカウントの管理などに対応しています。本当に分かりやすいので、Admina無しでは生きていけない体になりつつあります。(笑)

社内のSaaS管理台帳をAdminaで実現するのが理想です。来期のIT予算を作成する時もfreee会計で金額の変化が見られれば年間のおおよその予測をつけることができますし、来期は従業員が◯人が増える見込みだから、このくらいの予算で良いだろうというのが簡単に分かります。

今までは、ストレージに保存されている過去の請求書を全て確認していたのが、Adminaに集約されることで効率的に確認することができ、とても助かっています。

Adminaの導入効果

数字で言うと、退職者のアカウントが残っているアカウント残存事故はゼロになりました。特に、いろんな部署を渡り歩いた社員については、本人も忘れているようなアカウントが残ってしまうケースが正直あったのですが、そういったことがなくなりましたね。本当にAdminaのおかげですね。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

SaaSの契約情報をAdminaに入れることができる機能がありますよね。

例えば、更新時期のリマインドを今期は漏れなくAdminaに出してもらって、心の準備をして正しく稟議を上げ、漏れがないようにやっていきしょう！というのは、チームの中でやりたいことの課題として上がっています。この半年は連携できているSaaS全てについて契約更新月をAdminaに入れて、リマインド機能を活用したいという話をしています。

これまでは更新時期の確認が漏れてしまうこともありました。そういった場合、それまで受けられていたディスカウントが受けられなくなってしまったこともあったので、Adminaできちんと契約管理をして、同様のことを防ぎたいと思っています。。

　また、今はSaaSの予算管理が個別になっています。例えば「Miroに年間いくら」「Figmaは年間いくら」など、それぞれ稟議を上げて、それぞれ請求処理しています。これを将来的には、年間の総額で予算をつけ、Adminaでコストを毎月見て、「予算の見通しとして、今年度はいくらぐらい昨対でコストが増えそうですよ」とか、「年間のSaas利用はこの与えられた予算の中で全部やりくりしますよ。だから我々に全て任せてください！」という体制ができたらいいなと思っています。今はサービスごとに予算をとっているため、200件近くの稟議が上がるのですが、それに対応し続けるのは持続性がないなと感じています。より効率化したいですね。

これは現場だけでなくて稟議を承認する側の手間も省けると思っています。個別の利用料の確認をするのではなく、過去の実績をAdminaでまとめて確認し、「年間のSaaS予算」としてひとまとめで認識しておけばよくなりますから、経営陣の負担も軽減できるのではと。現場も経営陣も、本来エネルギーを注ぐべき、優先度の高い業務にもっと集中できる状態を作れるのではないかと思っています。