ご担当の業務内容について教えてください

　私はバックオフィス担当者2名のうちの1人で、主に電子決済等代行業（電代業）とISMSに関わる業務を担当しています。電代業ではライセンス取得をサポートし、現在は窓口・管理を担当しています。ISMSではコンサル支援のもと構築に携わり2022年末に認証取得、情報セキュリティ担当者としてISMS事務局も運営しています。またITアーキテクチャのアドバイザー支援のもと、社内ITインフラの整備・セキュリティ強化を進めているところです。これまでのキャリアで情シスは未経験でした。スタートアップなので、柔軟に何でもやってきたなかでいつの間にか情シス業務にも携わるようになっていました。

社内のSaaS利用状況について教えてください

　2022年より実務業務が始まる中で電代業ライセンス取得に取り組みながらISMSの構築も開始しました。情報資産管理の中で委託先管理としてSaaSの管理が必要となり、管理台帳のツールとしてなんの迷いもなく雛形として準備されていたスプレッドシートを使い始めました。デバイス管理、貸出管理も同様に機器管理台帳というスプレッドシートをそれぞれのファイルに設けて管理していました。

　各Webサービスの利用者アカウント管理表もサービスの追加や各サービスのログインID、管理者アカウント、バックアップメンバー、利用者の追加・削除等の変更のたびにスプレッドシートの管理表を更新していました。

　当時、このような台帳管理のオペレーションはこういうものだと考えていましたが、更新作業に非常に手間がかかり、複雑で煩雑に感じられました。ファイル数も多く、管理が複雑になっていき属人化も懸念されました。

SaaS管理ツールの導入について教えてください

　情報セキュリティのセミナーをたまたま視聴していたところ、SaaS管理ツールを提供してる会社様が登壇されていて、SaaSのクラウド管理について知りました。このようなツールであれば業務効率化を図れると思い、社内で提案したところ了承が得られ、ツールの比較検討を始めました。当社のトップから「マネーフォワードでもSaaS管理ツールが提供されている」との情報を得て、Adminaを知ることができました。

マネーフォワードAdminaの印象はいかがでしたでしょうか。

　比較した2社のツールは機能としては正直いずれも良い印象でした。それぞれ特色があるものの、少なくとも私たちが最低限求めていた『SaaSの一元管理』はどちらも効率良くできそうでした。

　マネーフォワードｉさんが提供するAdminaはシンプルなUIデザインに魅力を感じました。また、特に迅速な対応も良かったです。Adminaからのチャットや当社とのSlackチャンネルを通してコミュニケーションが取りやすく、技術担当者のオンボーディングや窓口対応に信頼感がありました。不明点や相談事項の問い合わせでは、わかりやすく丁寧な回答で、明確な回答ができない場合でもなにかしらアドバイスをいただけます。要望をロードマップに取り入れていただくこともありました。規模の小さな当社としては資金面からも、コスト負担のないAdminaはまずは使ってみようと決断しやすかったです。コスト面での利用しやすさが最終的には判断の決め手となりました。

Adminaの導入効果

　従業員情報に紐づいたSaaSの一元化が可能となり管理が大幅に楽になりました。更新作業の負担も自動連携により軽減され、以前は各SaaSのシートで運用していた導入検討から管理までが、Adminaによって効率的に統合されました。その結果、負担は3分の1に軽減されました。

　スプレッドシートでの管理からAdminaへの集約により、自動連携できないサービスも手動でカスタム登録ができるため、効率化が図れました。当社ではSaaSではないログイン情報を持つWebサービスのアカウントが約50あり、これらをAdminaで統合管理することができました。手動での更新が必要ですが、各Webサービスのアカウント情報（管理者、利用者）をAdmina上で一覧で可視化でき、WebサイトのURLも登録できるため、Adminaから直接サービスにアクセスすることも可能です。これにより、SaaSやWebサービスに関する情報を探す手間が省け、全体の管理がスムーズになりました。

　また、デバイス管理も情報資産台帳、機器管理台帳、オフィスキー管理台帳などを全てAdminaのデバイス管理に集約しました。PCやスマートフォンなどの機器情報、保管場所、所有者を一覧化し、管理することができます。所有者の更新も従業員マスターに紐づいて簡単に行えます。利用履歴の表示も可能です。

　これまで社内で利用しているすべてのSaaSを把握し、管理することが難しかったのですが、Adminaを用いてシャドーITを検出し、CSV形式でダウンロードできるようになりました。これにより、社内で管理すべきSaaSを確認する際に大いに役立っています。全社がフルリモートで、開発チームも海外にあるため、AdminaのシャドーIT検知機能を活用することで、IT周りの管理と整備が一層向上しました。

今後、Adminaを活用してやりたいこと

　Adminaを活用して退職者アカウントの管理フローを整備していきたいです。すでにカスタムアプリ機能を活用して退職者アカウントを一覧化する運用を始めています。退職時期の表示はライセンスのラベルを活用しています。そのほか従業員マスタに基づいて毎週Slackに通知されるアラートを利用し、確実な対応を実現するフローを構築予定です。

こんな方におすすめ

　スプレッドシートからAdminaへの移行により、SaaS管理業務を効率的に行えるだけでなく、ISMS運用においても作業が標準化されリスク軽減とセキュリティ強化につながると考えています。

　SaaS管理ツールは数多く、比較検討が必要ですが、特に小規模なスタートアップのみなさまには、コストを抑えて利用できるAdminaを試してみる価値があると思います。私たちはAdminaを利用し始めた結果、お伝えしたような効果がありましたので、ぜひおすすめしたいです。