SaaSの利用状況と課題を教えてください

リモートワークが進むにつれ、オンプレミスの環境では業務がうまく回らなくなってきたことを背景に、社内のSaaS利用が増えてきました。情報システム部門で利用しているSaaSについては状況を把握していましたが、人事や総務のような他の部門がどんなSaaSをどのように利用しているかという情報がなく、把握しきれていませんでした。 最近ではSaaSの利用を開始するときの社内ワークフローが整備され、情報をキャッチできるようになりましたが、以前は各部門で自由にSaaSを利用していたので、社内にSaaSがあふれるようになって、どこかで管理する必要があると感じました。 「SaaS管理をどうすればよいのか」いろいろな方法を模索していました。当初は、アカウントのデータベースを作り、各SaaSとそのデータベースを紐づけるような仕組みを自社で開発して管理していくしかないと考えていたのですが、偶然「SaaSを管理するためのSaaS」があることを知り、試してみようと思ったことがきっかけです。

Adminaの導入の決め手は何でしょうか

比較検討しましたが、Adminaは対応しているSaaSが最も多く、社内で利用しているSaaSを一番多くカバーできました。画面がシンプルで、SaaSを連携する手順も簡単だったので、使いやすいなと思いました。結局マネーフォワードさんに一度も説明を聞くこともなく、トライアル環境の作成から正式利用開始（クレジットカード登録）するまで自身で行ったのですが、全く不安はありませんでした。 また、APIが公開されていることも大きかったです。リリースの段階でしっかりしたAPIとそのドキュメントが揃っていましたので、非常に助かりました。私はエンジニア職なので、自分たちでAPIを使って、データを他のシステムと連携する可能性があるところにワクワクしました。APIを使った具体的な連携はこれから模索していきますが、今後活用していきたいと考えています。

Adminaを導入して良かったことは

もともと社内で開発予定でしたので、開発費と開発労力を抑えられたことが大きいです。当然ですが、プログラムを作るにはエンジニアを割り当てる必要があり、純粋に人件費がかかりますよね。もちろん開発は作っただけでは終わらず、その後の修正や運用にもコストがかかりますので、トータルのコストに換算すると1名専任の担当者を雇うよりずっと安く済んでいるなと実感しています。 AdminaにSaaSは10個ほど連携していますが、そのうち半数くらいで退職者のアカウントを検知しました。精査すると実際は２つのSaaSで退職者が残っていたのですが、従業員マスターと照らし合わせた結果、現状が把握できたのでよかったです。そうした数字を把握するためには、これまで都度担当者に確認する必要がありましたが、一元管理で容易にわかり時間コストが大幅に削減できました。

Adminaに今後期待すること

一元管理による集約は管理が簡便になりますが、情報漏えいのリスクがありますよね。情報システム部門という立場としては、セキュリティが強化されると嬉しいです。SaaSのアカウントが一元管理されているため、もしここが突破されたとしても影響度を最小限にできるような仕組みがあれば良いと思います。 また、会社のルールに則って、年に2回SaaSの棚卸しを実施しています。社員がどのSaaSを利用しているかアンケートをとって、申告する形式です。Adminaからそのようなアンケートを送付して、メンバー各自でセルフチェックできると便利だと思います。 SaaSの契約更新や管理もだんだん煩雑になってきています。更新時期が近づくとアラートで通知してくれる機能があったらいいなと思います。

今後流行りそうなSaaSを教えてください

今、不便だと感じているのが、契約に関する管理です。 リモートワーク化が進み現在、押印は電子署名が主流になりましたが、締結後の契約書の管理は個別管理なので、手間がかかっています。LegalForceなどに代表される契約系のSaaSが今後熱くなるのではないかと思っています。

最後にひとことどうぞ！

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