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Admina Team
2024/03/22
いつも情報の収集や共有に頭を悩ませている企業の皆さま、あるいは効率的な情報管理を求める個人事業主の皆さま、一度は「情報の整理は難しい」と感じたことがあるのではないでしょうか。今回は、注目すべき情報共有ツール、“DocBase（ドックベース）”についてご紹介いたします。本文章では、DocBase（ドックベース）では何ができるのか、どのように使うのか、そして料金や評判はどうなのかを詳しく解説していきます。
情報 共有 ツール DocBase（ドックベース）とは
「DocBase（ドックベース）」とは、株式会社クレイが提供する、危険のない情報共有をテーマに設計されたテキスト型の情報共有ツールです。特にリモートワークの普及と共に、社内情報を分散して管理する企業にとっては欠かせない存在と言えます。DocBaseの最大の特徴はそのセキュリティの強さです。「シングルサインオン」 「2段階認証」 「編集・操作履歴の保存」といったセキュリティの機能により、従業員たちは安心して情報を共有出来ます。更に、国際基準のセキュリティ規格も取得済みで、チーム全体で活用する上でも一層の安心感があります。
DocBaseの概要
DocBaseは、メモ形式で情報共有を促進する独特の機能を搭載したツールです。一般的な文書作成ツールとは異なり、「完成」よりも「更新」を重視した情報管理が出来ます。また、乱雑化しがちなフォルダ分類をタグ機能によって排除し、シンプルで効率的な情報整理を実現します。
さらに、整った文章を簡単に記述できるマークダウン記法もサポートしてくれます。これらの特徴が組み合わさることにより、情報の頻繁な更新・共有が求められる部署や開発部門を持つIT企業にとって、DocBaseは非常に有用なツールと言えます。
DocBaseの特徴・メリット:シンプルなエディタで気軽に投稿可能
DocBaseはシンプルなエディタで、その使いやすさがユーザーに高く評価されています。必要な機能だけが厳選された無駄のない設計により、気軽にメモと呼ばれる記事を投稿できます。マークダウン対応だからこそ、コーディングの知識がなくてもきれいな記事作成ができます。
さらに、入力補助機能を備えているため、記事作成におけるストレスを軽減します。また、一つのメモを複数人で同時編集する機能もあるので、仕事や学習、プロジェクトなど様々なシチュエーションで活用できます。それぞれのニーズに合わせてドキュメントを柔軟に管理できるのが、DocBaseの大きなメリットと言えるでしょう。
充実した検索・管理機能
DocBaseの特徴的な一つが充実した検索・管理機能です。作成したメモはグループ、タグ、メンバーという切り口から手軽に探すことができます。加えて検索ウィンドウからも検索ができます。重要度の高いメモにはスターをつけておけば、常に目立つように表示ができます。まさに情報の整理・管理が一段とスムーズになります。部署単位、プロジェクト単位でグループを作成すれば、更に詳細な情報共有が可能です。特定のグループに所属するメンバーのみが閲覧できるメモを作成・共有できるので、機密性の高い情報でも安心して取り扱うことが可能です。
セキュリティレベルは国際標準規格
DocBaseの強みは何と言ってもその高度なセキュリティ対策です。DocBaseは開発や運営の過程で情報セキュリティを重視しており、ユーザーが安心と安全を感じられるように、日々改善と強化が重ねられています。例えば通信の暗号化やファイアーウォールの設定、データの定期的なバックアップ取得など、サイバー上の脅威から保護する基本的な対策がしっかりと施されています。また、年に1回外部専門機関による脆弱性診断を受けることで、未知のセキュリティリスクを未然に防ぎます。さらに強固な安全性を保証するために、提供元の会社である株式会社クレイは情報セキュリティマネジメントの国際標準規格ISO 27001（ISMS）認証も取得しています。
DocBaseとNotionとの違い
DocBaseとNotionはどちらも優れたドキュメンテーションツールであり、社内コミュニケーションを効率化する機能を持っています。しかし、それぞれに明確な相違点があります。 DocBaseは、情報を社内全体で共有し、更新しやすいメモ方式という点が特徴です。一方で、Notionはユーザーが自由にビュー形式を選択でき、リスト形式やカレンダー形式など、情報をわかりやすく整理したいときに特に有用です。 また、どちらのツールも共有機能を備えており、作成したドキュメントを簡単に外部のユーザーと共有できます。
しかし、表示方法の自由度の違いは、DocBaseとNotionの使いやすさに大きく影響します。したがって、チームのニーズと、活用する情報の量や種類によってどちらが有用かを選択すると良いでしょう。
DocBaseを利用する際の注意点
DocBaseは専用のスマホアプリがないため、ブラウザ経由での利用が必須です。リリースノートを参照して、対応端末を確認しておきましょう。 また、DocBaseではメモと紐づいていない画像やファイルは、一定期間経過すると自動的に削除されます。重要なデータは適切な形で保存し、勝手に削除されないよう注意しましょう。
まとめ
DocBaseは便利な情報共有ツールで、情報管理が効率的になります。操作は簡単で、情報の整理や共有がスムーズに行えます。さらに、リーズナブルな料金設定なので、個人事業主から企業まで幅広いユーザーにとって有効なツールとなっています。
ISMSセキュリティチェックシート
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よくある質問
DocBaseの料金はいくらですか？
スタータープランは月額900円(ユーザー数3人)から利用できます。手軽に始めたい方に最適なプランです。また、複数のプロジェクトを管理したいという中規模のユーザー向けには、月額4,500円(ユーザー数10人)から利用できるベーシックプランがおすすめです。 さらなる機能拡張として、月額9,000円(ユーザー数30人)から利用可能なレギュラープランがあります。多角的なプロジェクトを多数抱えているユーザーについては、月額19,500円(ユーザー数100人)からのビジネス100プランがおすすめです。全てのプランに共通するのは、どんなプランでも初期費用は0円だという点です。余計な出費が心配な方にとっては、とても魅力的な条件だといえるでしょう。
DocBaseには無料トライアルがあります。無料トライアルは申し込んだ日から30日間有効です。30日間であれば、無料トライアルを申し込んだ料金プランの機能をすべて利用できます。DocBaseはどのような使い心地なのか、一度試してみたい方は、無料プランをぜひ活用してみましょう。
DocBaseとは何ですか？
DocBaseは社内での情報共有を効率的に行いたいときは、メモや議事録、マニュアルなど、さまざまな情報を簡単に共有できるツールが必要です。爆速の情報共有が可能で、誰でも簡単に編集や投稿ができます。また、情報をすぐに見つけやすくするための機能も充実しています。これにより、情報共有にかかる時間を大幅に削減し、業務効率化を実現できます。さらに、初期費用は0円からとなっており、強固なセキュリティも確保していますので、安心してご利用いただけます。
DocBaseは10,000社以上の企業が導入し、その継続率は99％を誇ります。文書作成から共有までが簡単で、必要な文書もすぐに見つけられます。情報共有にかかる時間を大幅に削減し、効率的な業務遂行をサポートします。
株式会社クレイが提供しているサービスで、これを用いればマークダウン方式を用いてドキュメントを作成できます。そのため、誰もが簡単に情報を伝え、共有することができるのが特徴です。マークダウン方式はプレーンテキストをHTMLに変換する手段のことで、GitHub等のプラットフォームで広く用いられていますが、未経験者にとっては扱いづらい部分もあります。しかし、DocBaseには入力サポート機能が備わっているため、マークダウンに馴染みのない社員でも迷うことなく利用できます。これにより、適性に応じた情報共有が可能となり、組織全体の生産性向上に寄与します。
DocBaseはシングルサインオンでログインできますか？
DocBaseは誰でも簡単に利用できる便利なクラウド型情報共有ツールであり、社内のコミュニケーションを円滑にしてくれますするための役割を果たします。その機能の一つが、シングルサインオンを活用したログイン機構です。 シングルサインオンとは、一度ログインするだけで複数のサービスを利用できるというシステムのことです。一つのIDとパスワードを使ってログインするだけで、DocBase上の各種機能を全て使用することができます可能になります。
DocBaseで下書きを保存するには？
下書きを保存するには、まず投稿したい内容を作成します。その後、画面下部にある「下書きとして保存」ボタンをクリックします。これにより、投稿内容が下書きとして保存されます。
DocBaseでグループを追加するには？
グループを追加する手順は以下の通りです。
DocBaseの画面上部の「⚙」アイコンをクリックし、メニューから「グループ管理」を選択します。
グループ管理画面が表示されたら、グループ一覧から追加したいグループを選択し、そのグループの編集画面を開きます。
メンバー一覧の中にある「グループ管理者」の列にチェックボックスがあります。追加したいメンバーの名前の横にあるチェックボックスをクリックしてチェックを入れます。
チェックを入れたら、変更を保存するためにページ下部にある「保存」ボタンをクリックします。
これで、選択したメンバーがグループ管理者として追加されます。
Docbase メリットは？
DocBaseを利用することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。DocBaseのメリットをご紹介します。
シンプルなインターフェース：使いやすいUIと直感的な操作で、誰でも簡単に利用できます。
柔軟な文書作成：豊富なマークダウン記法を活用して、見出しやリンク、画像の挿入など、自由度の高い文書作成が可能です。
共同編集機能：複数のユーザーが同時に文書を編集できるため、チームでの協業や情報共有がスムーズに行えます。
検索機能：キーワード検索やタグ付けにより、迅速に必要な情報を見つけることができます。
セキュリティ対策：データの暗号化やアクセス制御など、堅牢なセキュリティ機能が提供されており、機密性の高い情報も安全に管理できます。
これらのメリットにより、DocBaseは情報共有や文書管理において高い効率性と信頼性を提供しています。
DocBaseのデメリットは？
DocBaseのデメリットの1つは、編集確定前の文書が公開されることです。共同編集中のメモは、編集内容が確定される前にもかかわらず、閲覧しているメンバーに対して編集内容が公開される可能性があります。この点において、Googleドキュメントのような他のツールと比較して、情報の共有や編集のプロセスが異なることが挙げられます。
DocbaseでPDFに出力するには？
DocBaseでPDFに出力する手順は以下の通りです。
メモを開いて、PDFに出力したい内容を表示します。
コマンド(control) + Pを押すか、メニューバーから「ファイル」→「プリント」を選択します。
プリント画面が表示されたら、左下の「PDF」から「PDFとして保存」を選択します。
ファイル名と保存先を指定して保存します。
Docbaseで招待するにはどうすればいいですか？
DocBaseでメンバーを招待する手順は以下の通りです。
オーナーまたは管理者権限を持つユーザーでログインし、サイドバーの歯車アイコンをクリックして設定画面に移動します。
設定画面で、「メンバー管理」を選択し、「メンバーを招待」タブを開きます。
招待したいメンバーのメールアドレスを入力します。必要に応じてグループを選択します。
入力が完了したら、「招待する」ボタンをクリックして招待を送信します。
Docbaseのエクスポート方法は？
DocBaseでチームのデータをエクスポートする手順は以下の通りです。
ログイン後、サイドメニューの⚙ アイコンをクリックして設定画面を開きます。
設定画面のサブメニューから「エクスポート」画面を選択します。
ダウンロードしたい形式（例：CSV形式、PDF形式）にチェックを入れます。
チェックを入れた形式に対して、「ダウンロードする」ボタンをクリックします。
オーナーのメールアドレスに、ダウンロードURLが記載されたメールが送信されます。
Docbaseの料金プランは？
DocBaseの料金プランは以下の通りです。
スターター
990円/月（税抜 900円）
ユーザー数：3人
ストレージ：3GB
ベーシック
4,950円/月（税抜 4,500円）
ユーザー数：10人
ストレージ：10GB
レギュラー
9,900円/月（税抜 9,000円）
ユーザー数：30人
ストレージ：30GB
ビジネス100
21,450円/月（税抜 19,500円）
ユーザー数：100人
ストレージ：100GB
ビジネス200
43,450円/月（税抜 39,500円）
ユーザー数：200人
ストレージ：200GB
200人以上のプランもあります。料金プランはユーザー数やストレージ容量によって異なりますので、自身や組織のニーズに合ったプランを選択することが重要です。
Docbaseの機能とは？
DocBaseは、文書作成や情報共有を目的としたテキスト型の情報共有ツールであり、以下のような機能を提供しています。
メモ作成と管理: ユーザーはテキスト形式でメモを作成し、編集、管理することができます。メモはカテゴリやタグを付けて整理することができます。
チーム共有: チーム内でメモや情報を共有することができます。チームメンバー同士で共同作業を行い、情報を共有することができます。
グループ管理: オーナーや管理者はグループを作成し、メンバーを招待してグループ内で情報を共有できます。グループごとに権限を設定することも可能です。
タスク管理: タスクやプロジェクトの管理が可能です。タスクを作成し、担当者や期限を設定して管理することができます。
リアルタイム共同編集: 複数のユーザーが同時にメモや文書を編集することができ、リアルタイムでの変更が反映されます。
検索機能: メモや文書をキーワードで検索することができます。また、タグやカテゴリでの絞り込みも可能です。
セキュリティ: DocBaseはセキュリティを重視しており、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能を提供しています。
エクスポート機能: ユーザーはメモや文書をPDFやテキストファイルとしてエクスポートすることができます。
DocBaseの評判は？
コラボレーションツールDocBaseの評判は一般的に良好です。ユーザーからは、使いやすさやシンプルなインターフェース、リアルタイム共同編集の機能、セキュリティ面の信頼性などが高く評価されています。また、チーム内での情報共有やコラボレーションがスムーズに行える点も好評です。
一方で、一部のユーザーからは、他の類似したツールとの比較で機能の少なさやカスタマイズ性の不足を指摘する声もあります。また、一部のユーザーからは、エクスポート機能の改善や一部の機能の追加を求める声もありますが、総じて多くのユーザーがDocBaseを高く評価しています。
Markdown記法はどこで使うの？
Markdown記法は、テキストベースの文書を記述する際に使用されます。主な用途は次のとおりです。
ウェブサイトやブログ記事の作成：Markdown記法はHTMLに変換されるので、ウェブサイトやブログ記事の作成に便利です。
READMEファイル：GitHubなどのプロジェクトのリポジトリで使用されるREADMEファイルは、Markdown記法で書かれることが一般的です。
ドキュメントやノートの作成：会議の議事録、社内ドキュメント、プロジェクトのドキュメント、個人のメモなど、さまざまな文書を作成する際に使用されます。
コラボレーションツール：GitHub、GitLab、Bitbucket、Slack、Discord、DocBaseなど、多くのコラボレーションツールでMarkdown記法がサポートされています。
Markdown記法はシンプルで直感的なので、文書の作成や編集が容易です。見出しの作成、リストの作成、リンクの挿入、画像の挿入、コードブロックの挿入など、さまざまな要素を簡潔に記述できます。
差し込みメモのメリットは？
差し込みメモのメリットは次の通りです。
散らばりがちな情報を整理できます。DocBaseでは、グループやタグでメモを整理することが推奨されていますが、それだけでは限界があります。差し込みメモを使用することで、関連する情報を1つのメモに統合し、必要な情報を効果的に得ることができます。
ページ遷移せずに参照したいメモを確認できます。通常、関連するメモへのリンクを辿るとページ遷移が必要ですが、差し込みメモではその場で内容を展開できるため、素早く必要な情報を確認できます。また、読み終わったらメモを畳むこともでき、差し込み元のメモの見通しをより良くすることができます。
情報の更新が容易になります。同じ情報を複数のメモにコピー＆ペーストする場合、情報が変わった際にすべてのメモを手動で更新する必要があります。しかし、差し込みメモを使用すると、差し込まれたメモを更新すれば、それを差し込んだすべてのメモも同時に更新されます。これにより、情報の管理や更新作業が効率的になります。
DocBaseの活用事例は？
DocBaseの活用事例は以下の通りです。
日報・週報: チームや部署の活動や進捗状況を共有し、報告するための場として活用できます。毎日または週ごとに更新し、メンバー間で情報共有を行います。
議事録: 会議の内容や議論結果をまとめ、参加者に共有するための文書として利用できます。会議の目的や議題、決定事項、アクションアイテムなどを記録します。
自己紹介: チームメンバーや新入社員が自己紹介を行う際に使用できます。役職や担当業務、興味や趣味などを記載し、他のメンバーとのコミュニケーションを円滑にします。
マニュアル: 社内の業務手順やポリシー、規定などをまとめたマニュアルを作成し、社員が参照できるようにします。業務の効率化や品質向上に役立ちます。
企画書: 新規プロジェクトや提案事項をまとめ、関係者に共有するための文書として利用できます。目標や目的、実施計画、予算などを明確に記述します。
社内設備・機器情報: 社内の設備や機器の管理情報を記録し、必要な社員が参照できるようにします。保守や管理に役立ちます。
オンボーディング: 新入社員の教育や研修資料をまとめ、社内のルールや業務内容、文化などを理解しやすくします。スムーズな社内定着を支援します。
技術仕様書・設計書: 製品やシステムの技術仕様や設計に関する情報をまとめ、開発チームや関係者に共有するための文書として利用できます。共同作業や品質管理に役立ちます。
ナレッジ共有は必要ですか？
ナレッジ共有は非常に重要です。なぜなら、ナレッジ共有を行うことで、以下のようなメリットが得られるからです。
問題解決と業務の引き継ぎがスムーズに行える: 社員が必要な情報やノウハウをナレッジベースから簡単に閲覧できるため、問題解決や業務の引き継ぎが円滑に行えます。
ナレッジが蓄積され、残データとして利用可能: 共有されたナレッジは蓄積され、残データとして永続的に利用できます。これにより、過去の経験や知識が活用され、同じミスを繰り返すことが防げます。
人手不足や属人化の解消に有効: ナレッジ共有を通じて、特定の個人に依存せずに業務を進めることが可能になります。これにより、人手不足や属人化の問題を解消し、組織全体の持続的な成長を促進できます。
そのため、ナレッジ共有は組織の効率性向上や競争力強化に不可欠な要素と言えます。
DocBaseで動画を埋め込むには？
DocBaseで動画を埋め込む手順は以下の通りです。
動画配信サービスで動画をアップロードまたは共有します。
DocBaseの動画ページを開きます。
動画の共有ボタンをクリックします。
表示される「埋め込みコード」から、<iframe>タグを含むコードをコピーします。
メモや記事などの編集画面で、コピーした<iframe>タグを貼り付けます。
動画が正常に埋め込まれたことを確認し、必要に応じて調整を行います。
これにより、DocBaseのメモや記事に動画を埋め込むことができます。
Docbaseで画像を挿入するにはどうすればいいですか？
DocBaseで画像を挿入する方法は、以下の通りです。
編集画面を開きます。
挿入したい場所に、画像ファイルをドラッグ＆ドロップします。
画像ファイルを sol 、挿入が完了します。
これにより、簡単かつ直感的に、DocBaseの記事やメモに画像を挿入することができます。
本記事の内容に誤り等がございましたら、こちらからご連絡ください。
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