取次ゼロの受付システム Receptionist | マネーフォワードAdmina

Receptionistは受付業務をデジタル化支援するクラウド受付システムです。BOXIL SaaS AWARD Summer 2023の受付システム部門で、5つの賞を受賞しました。 内線電話を一切使わずに、ビジネスチャットを使用する仕組みです。ビジネスチャットで担当者を直接呼び出せるので取次業務が不要、正確に入退館履歴を確認、入館証の発行や電子錠連携、受付をQRコードで簡単に行い、来客前の日程調整を自動化することが可能です。また、Azure AD連携やホールディングス機能、会議室連携など200人以上の企業向け機能もあります。

Receptionist（レセプショニスト）は、訪問者受け入れ業務を効率化し、受付プロセスをデジタル化・自動化するためのクラウドベースの受付システムです。主に企業や施設、オフィス、イベント会場などで利用され、訪問者の受付、登録、案内などをスムーズに行うことができるツールです。訪問者が到着した際にQRコードを用いた自己登録や予約の管理、訪問者情報の収集、受付スタッフのタスクの削減、セキュリティの向上などを支援します。受付エリアに専用の端末を設置するか、訪問者がスマートフォンを使用して登録や手続きを行うことが可能です。Receptionistの利用により、手作業での紙ベースの受付手続きを簡素化し、訪問者とのコミュニケーションを円滑化させるだけでなく、訪問者データのセキュアな管理や受付業務の効率化を実現できます。これにより、プロフェッショナルな印象を与え、訪問者体験を向上させることができます。

Receptionistの機能

・各種ツール連携
・担当者名検索
・入退館記録管理
・来客の着信音(電話)通知
・スケジュール調整
・セキュリティー対策機能

Receptionistの機能詳細

Receptionistを利用することにより受付の業務を効率化し、受付と管理を支援する優れたクラウドサービス・受付システムです。このシステムは、従来の手動受付プロセスを置き換え、業務の生産性を向上します。効率的で先進的な受付管理を支援する受付システム部門の中核的なソリューションです。Receptionistの受付システムの主な機能や特徴をご紹介します。

情報の登録と管理:
クラウド受付システムを使用して、氏名、連絡先情報、訪問目的などをデジタルフォームに入力・登録できます。これにより、受付係は正確な情報を得て、スムーズな対応が可能となります。

事前予約と予定管理:
事前に予約を行うことで、待ち時間を減少させることができます。受付システムは予約スロットの管理や空き状況の確認をサポートし、効率的な予定管理を実現します。日程調整ツールが標準搭載されているので自動でスケジュール調整することができます。

自動通知とリマインダー:
システムは来訪者と受付係に自動通知やリマインダーを送信できます。来訪者には予約確認や受付方法に関する情報を提供し、担当者には来訪者の到着を通知します。

デジタル署名と文書管理:
必要な文書や同意書をデジタルフォームで提供し、来訪者は署名をすることができます。これにより、紙の書類を減少させて環境にも配慮できます。

セキュリティとアクセス制御:
受付システムはセキュアなデータ保護を提供し、アクセス権限を管理します。個人情報は機密情報として適切に管理し、必要な人々だけがアクセスできます。

レポートと分析:
受付プロセスのデータはクラウド上で管理され、必要なときにレポートを生成して分析できます。受付者数や待ち時間などの洞察を得ることが可能です。

カスタマイズとブランディング:
受付システムは企業のブランドに合わせてカスタマイズできます。ロゴやカラースキームを統一し、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

連携:
Receptionistと外部システムを連携できます。Azure ADやホールディングス機能、SAML認証、会議室予約・管理など、200人以上の企業向け機能もあります。ReceptionistとGoogleカレンダー・Outlookカレンダーを連携することが可能です。

Receptionistの受付システムは、受け入れから出発までのプロセスをスムーズかつ効率的に管理し、企業や組織の受付業務を大きく向上させるためのツールです。接客・受付業務の負担を減らし、担当者が仕事に集中できる環境づくりができるクラウド受付システムです。具体的な機能については公式HP等をご確認ください。

料金プラン

初期費用は不要です。料金プランについては公式サイトにてお問い合わせください。

使い方

クラウド受付システムの一般的な使い方の手順をご紹介します。具体的なシステムの使い方に関しては、公式ウェブサイト等をご確認ください。

アカウントの作成とログイン:
「Receptionist」のウェブサイトにアクセスし、新規アカウントを作成します。 アカウントを作成したら、ログインしてシステムにアクセスします。

設定とカスタマイズ:
システム内で来客情報のフォーマットや必要な項目、通知設定などをカスタマイズします。 予約の受付時間や予約可能なスロットなども設定できる場合があります。

登録と予約:
システムに来訪者を登録します。氏名、連絡先、訪問目的などが含まれます。 必要に応じて、事前に予約を行うこともできます。

受付プロセス:
来訪者が来たら、システムにアクセスして受付手続きを行います。通常はタブレットやスマートフォンを使用します。受付はQRコードで簡単に行えます。入館証の発行や電子錠連携が可能。 情報を入力または選択し、必要な情報を受け取ります。予約がある場合は、それに基づいて来客対応します。

通知とリマインダー:
受付手続きを完了すると、来訪者と受付係に通知を送信します。 予約されている場合、予約時間前にリマインダーを送信します。

データ管理とレポート:
受付情報や予約履歴、詳細などはクラウド上で管理します。必要なときにアクセスして情報を確認できます。 必要に応じて、受付者数や待ち時間などのレポートを生成して分析できます。

セキュリティとアクセス制御:
受付情報はセキュアに保管され、アクセス権限を設定します。必要な人のみが情報にアクセスできます。

サポートとトレーニング:
必要に応じて、システムのサポートやトレーニングを受けることができます。

メリット

Receptionistを導入することには、いくつかの重要なメリットがあります。以下にそのいくつかを挙げてみましょう。

効率向上と時間削減

Receptionistは受付業務をデジタル化することで、来訪者の登録や情報入力、予約管理などのプロセスを自動化します。これにより、従来の手動での受付作業にかかる時間や手間を大幅に削減し、受付係の業務効率を向上させることができます。

正確な情報収集

デジタルフォームを使用して来客情報を収集するため、正確な情報が得られます。手書きの書類に比べて情報漏れや誤りが少なくなり、正確なデータの記録が可能です。

待ち時間の削減

事前予約や自動通知の機能により、来訪者は待ち時間を最小限に抑えることができます。受付スタッフも予約に基づいて効率的に対応できるため、待ち時間のストレスを軽減します。

顧客満足度の向上

迅速な受付とスムーズなプロセスにより、快適な体験を得ることができます。顧客満足度が向上することで、ポジティブな印象を残し、再訪や口コミでの宣伝につながる可能性が高まります。

セキュリティとコンプライアンス

Receptionistは受付・来客情報をセキュアに管理し、アクセス制御を提供します。また、デジタル署名や同意書の管理により、法的なコンプライアンスを確保することができます。QRコードには暗号化された情報が含まれており、セキュリティを確保する役割を果たします。

リアルタイムデータと分析

クラウドベースの受付システムでは、リアルタイムで来客データを追跡し、分析することが可能です。訪問者数やピーク時の待ち時間などのデータを活用して、適切な改善策を検討できます。

環境への配慮

デジタル化により、紙の使用量を削減し、環境への配慮が促進されます。紙の使用を減少させることで、持続可能な経営を推進する一環としても重要です。

事業者は、受付業務の効率化や顧客満足度の向上、セキュリティの確保など多くのメリットを得ることができます。Receptionistを利用することにより受付を無人化でき人件費を削減、業務を効率化することが可能です。企業や組織にとって、受付プロセスの近代化と最適化に貢献する強力なツールとなるでしょう。